Parallele Welten

Feature | 24. August 2005 von admin 0

Wehr in der Eifel ist das, was man ein globales Dorf nennt. Denn Wehr ist der Firmensitz der Paul Schlottmann KG. Und als mittelständischer Metallverarbeiter hängt das Unternehmen von Rohstoffen ab, die in Südafrika, Bolivien oder Russland – also Tausende von Kilometern entfernt – gewonnen werden. Zu den Produkten, die der Mittelständler daraus fertigt, gehören Zeltstangen, Pavillongerüste, Regenrinnen, Displayständer und Ausstellungsrahmen. Ein sehr spezifischer Markt. Um den Absatz seiner Produkte muss sich Uwe Witz, Prokurist bei dem mittelständischen Fertiger, allerdings keine Sorgen machen. Denn die Stammkunden des Unternehmens – zu 90 Prozent Zwischenhändler aus dem Inland – bestellen seit vielen Jahren bei der Paul Schlottmann KG. Was der Branche derzeit mehr zu schaffen macht, sind die Weltmarktpreise für Rohmetall, die in den vergangenen Monaten stetig nach oben klettern.

Gesucht: Eine zukunftssichere IT-Lösung für reibungslose Prozesse

Strenge Sparmaßnahmen sind angesichts dieser Entwicklung für viele Metallverarbeiter die einzige Alternative. Weil das Einsparpotenzial im Einkauf und in der Fertigung aber weitgehend ausgereizt war, konzentrierte sich die Geschäftsführung der Paul Schlottmann KG auf die unternehmenseigenen Prozesse. Diese wurden bis zum vergangenen Jahr über eine DOS-basierte IT-Lösung abgebildet – aber nicht so, wie es die Abläufe des Unternehmens erforderten. Denn die Software war nicht nur instabil im Betrieb, sie ließ auch wesentliche Integrationseigenschaften vermissen. Als schließlich der Lösungsanbieter vom Markt verschwand, sah man sich nach einer sicheren Alternative um.
Weil SAP für stabile und zukunftsfähige Lösungen auch hinsichtlich der Softwarepflege bekannt ist, nahm man das Angebot des Walldorfer Softwareanbieters genauer in Augenschein. Als ein befreundeter Berater Uwe Witz auf SAP Business One aufmerksam machte, musste der nicht lange überlegen. Als Implementierungspartner holte er sich den SAP Business Partner Straton IT Consulting ins Boot.

Nahtlose Integration von Zusatzfunktionalitäten

Das Beratungshaus aus Limburg machte aus zwei Gründen das Rennen. Als SAP-Mittelstandspartner verfügt es zum einen über ausgewiesene Kompetenz bei SAP-Einführungsprojekten. Zum anderen fand Straton mit be.as eine Zusatzlösung für die Fertigungsplanung, die sich nahtlos in SAP Business One integriert. Das Gesamtpaket – die Standardsoftware SAP Business One in Verbindung mit be.as – stellte für die Paul Schlottmann KG die ideale Kombination dar.
Die Einführung erfolgte schrittweise. Das heißt, die neue Unternehmenssoftware wurde bereits implementiert, während der tägliche Betrieb noch über das Altsystem lief. Erst nachdem SAP Business One auf Herz und Nieren getestet worden war, wurde das neue IT-System in Betrieb genommen und das alte endgültig abgeschaltet. Mit überzeugenden Ergebnissen: „Ich hatte sehr konkrete und durchaus hohe Erwartungen an SAP Business One – die sich alle zu hundert Prozent erfüllt haben“, sagt Witz. Nicht nur weil die Geschäftsprozesse heute sehr viel flüssiger ablaufen als früher, sondern auch weil SAP Business One in Verbindung mit be.as ein sehr viel breiteres Spektrum an Funktionalitäten abdeckt. Davon nutzt die Paul Schlottmann KG in erster Linie die Module für Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung, Controlling, Berichtswesen und das Add-On für Fertigungsplanung.

Abweichungen auf den ersten Blick ersichtlich

Vor allem die Transparenz der neuen IT-Landschaft bringt deutliche Verbesserungen mit sich: „Der größte Vorteil von SAP Business One ist, dass sich Informationen, die an einer Stelle – beispielsweise im Einkauf – generiert werden und für alle Folgeprozesse relevant sind, äußerst einfach abrufen lassen. Für die Angebots- und Rechnungsstellung sowie den Verkauf ist damit sofort ersichtlich, ob sich beispielsweise Preise, Lieferzeiten oder Kundendaten geändert haben“, so Uwe Witz.
Die bessere Übersicht führt natürlich auch zu verbesserten Prozessen. „Heute fallen uns Abweichungen sehr viel schneller auf als früher“, fasst der Prokurist zusammen. Die Folge: Die gesamte Wertschöpfungskette – vom Auftrag bis zur Auslieferung – ist transparenter. Bestellungen gehen meist telefonisch ein und werden in der Folge an be.as übergeben. Über SAP Business One kann dann automatisch der vorhandene Warenbestand abgerufen werden. Wenn mit der neuen Bestellung der Mindestbestand im Lager unterschritten ist, wird ein Produktionsauftrag angestoßen. Sobald dieser abgeschlossen ist, erfolgt eine Rückmeldung an das System. Lieferscheine und Rechnungen – nötigenfalls auch Mahnungen – werden ebenfalls automatisch erstellt.
Das alles hilft der Paul Schlottmann KG, der Forderung ihrer Kunden nach zügiger Lieferung nachzukommen. Und noch ein positiver Nebeneffekt: Die Effizienz der Prozesse trägt indirekt zu Kosteneinsparungen bei. Denn auch wenn die Rohstoffpreise wieder sinken sollten – reduzierte Gesamtkosten sind für ein Unternehmen in jeder Situation ein Wettbewerbsvorteil.

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