Geolokalisierung im CRM

10. März 2011 von Daniel Hardt, Jörg Zölzer 0

Volle Fahrt voraus: ParCons Tourenplanung für SAP CRM unterstützt den Außendienst (Foto: Fotolia)

Volle Fahrt voraus: ParCons Tourenplanung hilft im Außendienst (Foto: Fotolia)

Für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst gibt es Hürden, die immer wieder übersprungen werden wollen: der Kunde hat plötzlich keine Zeit mehr, ein anderer erst eine Stunde später. Ein Dritter wünscht ein Treffen, allerdings in 100 km Entfernung. Falls die Meldungen überhaupt rechtzeitig den Außendienst erreichen, muss individuell umgeplant werden.

Mögliche Folgen: unnötig lange Strecken, Leerlauf zwischen den Terminen oder zu wenig Zeit, alle Termine wahrzunehmen.

Die ParCon Unternehmensberatung GmbH bietet deshalb ein Add-On für SAP CRM an, das die Besuchstourenplanung übernimmt und auch kurzfristige Planungsänderungen verarbeiten kann. Dabei helfen integrierte Geo-Informationsservices und die Möglichkeit, jederzeit per Smartphone auf das SAP-Backend zurückzugreifen.

Gut navigiert

Das Add-On für die Besuchstourenplanung von ParCon deckt unter anderem eine Funktion ab, die SAP CRM nicht beinhaltet: die Geolokalisierung. Wesentlich ist hierbei die Integration und Visualisierung digitaler Karten in SAP CRM. Auf dieser Grundlage und durch die Synchronisation mit dem Kalender des CRM lassen sich Touren simulieren, berechnen und planen sowie bei Bedarf kurzfristig neu ausrichten.

Vertriebsinnendienst und -außendienst erstellen Routen- und Besuchsreihenfolgen per Desktop PC oder Smartphone. Die Lösung berücksichtigt automatisch räumliche und zeitliche Kundengruppierungen für bestimmte Vertriebsregionen, Situationskarten werden für Tages- und Wochenpläne zusammengestellt. Die Analyse des Kundenmanagements wird durch den Abgleich von Planungszielen und Ergebnissen bereichert. Insgesamt bleibt der aktuelle Status aller Kundenvorgänge stets im Blick.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Mehr Zeit heißt mehr Geld

Gut gerüstet: Übers Smartphone wird Kontakt zum SAP-Backend gehalten (Foto: Fotolia)

Gut gerüstet: Übers Smartphone im Kontakt zum SAP-Backend (Foto: Fotolia)

Auf alles vorbereitet

Mit dem Add-On verläuft der Außendienst im Idealfall wie folgt: Beim E-Mail-Check sieht der Mitarbeiter, dass es zu Terminänderungen kommt. Der Innendienst meldet, dass ein Termin  abgesagt und auf nächste Woche verschoben wurde, gleichzeitig aber ein anderer Kunde um ein kurzfristiges Meeting bittet.

Um die Besuchstour neu zu planen und den verschobenen Termin optimal in die nächste Kalenderwoche zu integrieren, sind neben Kundendaten, Kontakthistorie und Besuchszeiten auch Wegbeschreibungen und Streckenberechnungen unerlässlich. Die Tagesplanung wird dabei direkt aus dem Kalender des Smartphones geändert und mit dem SAP-System synchronisiert. Gleiches gilt für den Termin in der nächsten Woche.

Im Planungsalgorithmus berücksichtigt werden Dauer der Termine, spezifische Besuchszyklen oder Bürozeiten beim Kunden, genauso wie Daten zu Übernachtungen, Urlaub und flexiblen Arbeitszeiten. Der Außendienst behält so die Übersicht, effiziente Fahrtrouten werden flexibel erstellt und der Zeitgewinn kann sinnvoll genutzt werden.

Fazit: Mehr Zeit heißt mehr Geld

Eine optimierte Besuchstourenplanung spart  Zeit, die sich in Kundenbindung und Servicequalität investieren lässt. Bei genauerem Hinsehen kristallisieren sich die Vorteile deutlicher heraus. ParCon stellt folgende Beispielrechnung auf: 100 Außendienstmitarbeiter fahren jährlich jeweils ca. 50.000 Kilometer – das sind 5 Millionen Kilometer insgesamt.

Das Einsparungspotenzial liegt bei 5 % der Wegstrecke – sprich 250.000 Kilometer. Damit wird eine Zeitersparnis von 5.200 Stunden im Jahr möglich. Geht man zudem von 15 Minuten weniger Vorbereitungs- und Planungszeit pro Mitarbeiter und Woche aus, könnten insgesamt 6.300 Arbeitsstunden eingespart werden.

Die freigewordenen Stunden entsprechen einer Arbeitszeit von 3,5 Mitarbeitern, die ohne Erhöhung der Personalkosten für die Kontaktpflege und Akquise zur Verfügung stünden.

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