Perfektes Teamwork für das Projektmanagement

Feature | 4. Februar 2004 von admin 0

„Neben systematischer und realistischer Planung, eindeutig definierten Zielen sowie Durchführung und Abschluss in ‚time and budget’ sind Projekte vor allem dann erfolgreich, wenn sie auch transparent sind“, erklärt Peter Sauermann, Geschäftsführer von Maringo Computers. Viele Mitarbeiter bei projektorientierten mittelständischen Dienstleistern in unterschiedlichen Branchen, wie etwa Ingenieur-, Konstruktions- und Planungsbüros, IT- und Telekommunikationsfirmen sowie Media- und Marketingagenturen oder Beratungsfirmen, bearbeiten heutzutage mehrere Projekte gleichzeitig. „Und sie erbringen dort verschiedene Leistungen“, beschreibt Sauermann die Situation. Bei einem solch aufgefächerten Arbeitsspektrum „müssen SMBs in der Lage sein, auf Knopfdruck die zum Teil weltweit erfassten Leistungen und Reisekosten in eine Rechnung zu überführen und nach Aufwand oder Festpreis abzurechnen“, verdeutlicht Sauermann. Zudem brauchen Firmen jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand eines oder mehrerer Projekte und über die Mitarbeiterressourcen.

Gute Software, gutes Projekt

Für mittelständische Unternehmen ist deshalb eine leistungsfähige kaufmännische Komplettlösung wie MARI Projekt 2 für Projektmanagement, Controlling und Fakturierung geradezu ein Muss, um Projekte optimal zu steuern und zu leiten. Besonders wichtig ist dabei die Anbindung der Projektmanagementsoftware an ein Business-Management-System wie SAP Business One. Dieses deckt zusätzlich kaufmännische Standardfunktionen wie Buchhaltung, Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung ab, „denn diese sind bei kleinen und mittleren Unternehmen besonders gefragt“, versichert Sauermann. MARI Projekt 2 erweitert diese Kernaufgaben um notwendige Funktionalitäten für Dienstleistungsunternehmen, die im Projektgeschäft tätig sind. Mit der Unternehmenslösung können SMBs nach Angaben des Kölner SAP Business Partners verschiedenste Projekte auf unterschiedlichen Ebenen, wie beispielsweise Leistungen, Mitarbeiter und Reisekosten, kalkulieren, planen, organisieren, verwalten, analysieren und fakturieren.
„Highlights der Projektmanagement-Lösung sind unter anderem eine einheitliche Datenbank für Kunden-, Artikel-, Projekt-, Rechnungswesen und Fakturadaten sowie die integrierte Reisekostenabrechnung mit Fakturierung an den Kunden“, führt Sauermann weiter aus. Ebenso ermöglicht die Lösung, Aufwands-, Festpreis- und gemischte Projekte abzubilden, erfasste Leistungen werden einfach per Mausklick fakturiert.

Projekte einfach planen

MARI Projekt unterstützt zudem die Anlage von so genannten Ressourcenpools, in denen Mitarbeiter zusammengefasst werden, die auf Grund ihrer Fähigkeiten (Skills) eine bestimmte Dienstleistung erbringen können. „Das vereinfacht nicht nur die Projektplanung, sondern sorgt auch dafür, dass die richtigen Mitarbeiter für ein Projekt ausgewählt und dort eingesetzt werden“, erklärt Sauermann die Vorteile. Durch seine modulare Architektur sei MARI Projekt 2 zudem beliebig skalierbar und passt sich so problemlos an steigende Anforderungen eines Unternehmens an. Controllinginstrumente wie Deckungsbeitragsrechnung, Fertigstellungsgrad und Chefübersicht mit Soll-Ist-Vergleichen sowie ein umfassendes Reporting mit den Funktionen Design, Druck und Export in gängige Dateiformate (Excel, HTML, XML und Rich-Text-Format) sorgen jederzeit für Transparenz.
Damit die Software von Maringo ihre Vorteile richtig ausspielen kann, brauchte sie eine Schnittstelle zu SAP Business One, welche Maringo mittels des von der SAP zur Verfügung gestellten SDKs (Software Development Kit) programmierte. Möglich ist somit ein lesender Zugriff auf die Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten in SAP Business One, ebenso die Übergabe der Fakturabelege von MARI Projekt 2 an SAP Business One und die kreditorische Buchung der Reisekostenerstattungsbeträge im SAP-System. Im Gegenzug werden die in SAP Business One erfassten Kostenbuchungen im Projektkostenträgerbericht der Projektmanagementsoftware angezeigt. Der Vorteil des automatisierten Datenaustausches liegt für Sauermann auf der Hand: „Es fallen keine zusätzlichen Arbeitsschritte an, was gerade für die Finanzbuchhaltung bei SMBs ein Weniger an Zeit, Arbeit und damit Geld bedeutet.“ Über die voll integrierte Schnittstelle ist die Software von Maringo so eng mit der SAP-Standardlösung für kleine Unternehmen verzahnt, dass „wir beide nur gemeinsam anbieten und ausliefern“, erklärt Sauermann. Dies hat den Vorteil, dass SMBs durch die von Maringo entwickelte Schnittstelle die Vorteile einer integrierten Lösung optimal für die Finanzbuchhaltung, das Controlling oder die Kundenbindung nutzen können.

Daten weltweit einfach austauschen

Der Kölner SAP Business Partner bietet mit dem MARI-Projekt-Web-Client umfassende Internetfunktionalitäten an. Projektmitarbeiter können so unabhängig von Zeit und Ort immer auf den jeweils aktuellen Datenbestand zugreifen, „eine wichtige Voraussetzung für SMBs, um in einer globalisierten Geschäftswelt erfolgreich Projekte abzuwickeln“, verdeutlicht Sauermann. Der Web-Client stellt mit seinen verschiedenen Modulen die meisten Funktionen der Vollversion, wie etwa Daten- und Reisekostenerfassung, Stammdaten (Projektstamm/Mitarbeiterstamm) sowie Kundeninformation über das Internet zur Verfügung. Mitarbeiter können mittels Web-Client beispielsweise auch die Reisekostenabrechnung zu Hause oder im Hotel durchführen, um sie anschließend in der Zentrale an SAP Business One zu übergeben.
Technische Voraussetzung, um den MARI-Projekt-Web-Client zu nutzen, ist der Einsatz des Internet-Information-Servers (IIS) von Microsoft in Verbindung mit einem beliebigen Browser ab der 4er-Version (IE, Netscape, Opera). Die Lösung MARI Projekt 2 läuft ab Betriebssystem Windows 95 aufwärts. Bei der Hardwarestruktur sind auf Client-Seite als Prozessor mindestens Pentium III mit 300 MHz und Arbeitsspeicher mit 128 MByte RAM Voraussetzung, ebenso wie 60 MByte freier Festplattenspeicher. Serverseitig sind ein Betriebssystem ab Windows NT 4.0 (ab Service Pack 3) oder Windows-2000-Server bei mindestens 256 MByte RAM Arbeitsspeicher und 1 GByte freien Festplattenspeicher sowie SQL Server und entsprechende Client-Lizenzen erforderlich. MARI Projekt 2 gibt es sowohl für den Web-Client als auch für das gesamte Programm mit einer englischsprachigen Benutzeroberfläche. Die Einführungsdauer für die Software liegt Maringo-Angaben zufolge je nach installiertem Umfang zwischen fünf und zehn Manntagen auf ein bis drei Monate verteilt. Für je zehn Mitarbeiter, die mit MARI Projekt 2 verwaltet werden, kostet die Software zwischen 2.000 und 5.000 Euro, „eine Investition, die sich für im Projektgeschäft tätige SMBs in jedem Fall auszahlt“, betont Sauermann abschließend.

Weitere Informationen:

www.maringo.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

Tags:

Leave a Reply