Personaldaten auf einen Klick

Feature | 23. August 2006 von admin 0

Unternehmensporträt Cleanaway Deutschland

Unternehmensporträt Cleanaway Deutschland

Als sich Ende 2004 der Bedarf nach einem neuen System für das Personalreporting abzeichnete, gehörte Cleanaway Deutschland noch zum australischen Brambles-Konzern. Der stellte damals neue Anforderungen an die Kennzahlen im Personalbereich. Unter anderem sollten Personalbestandsdaten und -kosten, Fluktuationsquoten sowie die Fehlzeiten und -quoten aus diversen Quellen in einem Bericht zusammengeführt werden. Darüber hinaus verlangte Brambles, die Kennzahlen über ein automatisiertes Berichtswesen darzustellen. Da Cleanaway jedoch noch nicht über eine einheitliche Lösung für das Personalwesen verfügte, ließ sich dies nur unter großem Aufwand erfüllen.

Cleanaway verwertet auch Altpapier

Cleanaway verwertet auch Altpapier

So mussten für die monatlichen Reports die Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften umständlich zusammengetragen werden: Die Sachbearbeiter der Personalabteilung forderten die Daten telefonisch an, pflegten sie aus unterschiedlichen Dateien in Excel ein und leiteten sie an die Geschäftsführung weiter. Zwar waren in den deutschen Niederlassungen, die mit SAP R/3 arbeiteten, die Komponenten für Human Resources (HR) Personaladministration (PA), Personalabrechnung (PY) und Personalzeitwirtschaft (PT) in die Ermittlung der Kennzahlen eingebunden, das gesamte Unternehmen ließ sich auf diese Weise aber nicht abbilden. Und auch umfassende Abfragen konnte Cleanaway damit nicht durchführen.
Was fehlte, war ein organisationsweit einheitliches Werkzeug für Personalcontrolling und Berichtswesen sowie für die Steuerung der Personalprozesse. Cleanaway entschloss sich daher, SAP Business Information Warehouse (SAP BW) einzuführen, und wählte das Beratungshaus treorbis, mit dem bereits seit 1999 eine Zusammenarbeit besteht, als Einführungspartner. Der Dienstleister betreute das gesamte Projekt von der Planungsphase bis zur Anwenderschulung.

Kritische Kennzahlen . . .

Der Projektstart erfolgte im Februar 2005. In der ersten Phase sollten die Datenstrukturen in SAP BW aufgebaut, die Extraktoren sowie die Extraktions-, Transformations- und Ladeprozesse entwickelt und die Berichte und Abfragen in der Lösung umgesetzt werden. Die Abbildung der relevanten Kennzahlen ließ sich zum großen Teil durch einen Datentransfer aus der HR-Lösung realisieren. Priorität hatten dabei die Kennzahlen, die das Management des damaligen Mutterkonzerns vorrangig benötigte: Personalbestand und die so genannten Full Time Equivalents (FTEs; eine FTE entspricht der vollen Arbeitszeit eines Mitarbeiters). Als weitere wichtige Kennzahlen wurden anschließend die Fluktuationsquoten, damit verbundene Informationen wie Ein- und Austritte oder organisatorische Wechsel von Mitarbeitern, Personalzeiten, also Anwesenheit, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub und Krankheitstage, sowie die Krankheitsquoten abgebildet.
Seit Sommer 2005 ist die Lösung produktiv. Zur Aufbereitung der Kennzahlen für die Abfragen werden in SAP BW so genannte „Infocubes“ – also Datenwürfel – erstellt, die bestimmte Informationen enthalten, etwa die Daten eines Mitarbeiters. Diese Daten können aus verschiedenen SAP-Komponenten, aber auch aus externen Anwendungen stammen. Sie lassen sich mit Hilfe unterschiedlicher Sichten auswerten. Jens Schütt, Application Manager SAP bei Cleanaway, erläutert: „Mit dem SAP BW verfügen wir über ein lebendiges System für unser HR-Reporting, das heißt, wir können es ständig weiterentwickeln. Neben der Auswertung von Kennzahlen werden in Kürze auch andere Funktionalitäten des SAP BW für unser Unternehmen zum Tragen kommen.“ So steht unter anderem die Einführung eines Internetportals auf der Agenda, das mit Berichten und Planungsszenarien als so genanntes „Management Information Cockpit“ dienen soll.

. . . auf Knopfdruck ermitteln

Direkt gearbeitet wird mit SAP BW in der Personalabteilung. Die Stammdaten der Cleanaway-Beschäftigten, die hier in die HR-Lösung eingepflegt werden, gelangen automatisch ins SAP BW. Mit dieser Lösung können die Personalsachbearbeiter ihre Abfragen tätigen und erhalten auf Knopfdruck alle gewünschten Kennzahlen.
Der große Mehrwert von SAP BW steckt für Jens Schütt vor allem in der Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Lösungen abzurufen: „In SAP BW werden die Daten komplett geladen, so dass man Informationen aus verschiedenen Bereichen in einer Abfrage koppeln und auswerten kann, zum Beispiel Abrechnungsergebnisse und Anwesenheitszeiten.“ Bislang war es sehr umständlich, übergreifende Analysen durchzuführen: Man musste zwei Abfragen erzeugen und diese über Excel verbinden.
Die neue Lösung spart dem Unternehmen daher viel Zeit und Aufwand. Die monatlichen Reports über die wichtigsten Kennzahlen werden von der Personalabteilung zunächst an die Geschäftsführung von Cleanaway geschickt, die sie dann an das SULO-Management weitergibt. Dies erfolgt teilweise systemgesteuert in SAP BW. Die Daten werden geprüft und anschließend über Excel-Sheets weitergeleitet.
Außerdem lassen sich mit SAP BW sogar europäische Cleanaway-Gesellschaften integrieren, die mit HR-Anwendungen anderer Anbieter arbeiten. Ihre Daten senden die Niederlassungen als Excel-Dateien, die ins SAP BW eingelesen werden können und der Personalabteilung auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Dieses Vorgehen stellt allerdings nur eine Übergangslösung dar, da Cleanaway seine europäischen Gesellschaften schrittweise mit den HR-Komponenten aus SAP R/3 ausstatten will.

Hohe Qualität, niedrige Kosten

Die Bilanz des Projekts fällt in jeder Hinsicht positiv aus. Den Mitarbeitern in der Personalabteilung ermöglicht SAP BW ein automatisiertes Reporting und erspart ihnen damit viel Verwaltungsaufwand. Sie erstellen auf Knopfdruck qualitativ hochwertige Berichte, die das gesamte Unternehmen abbilden. Zusätzliche Anforderungen, etwa neue Berichte aufgrund geänderter Kennzahlen, können mit der Lösung rasch umgesetzt werden. Das Management wiederum kann diese Informationen weitaus effektiver nutzen als zuvor, denn die Daten sind jetzt deutlich zuverlässiger, die heterogene Berichtslandschaft wurde vereinheitlicht.
Die neue Lösung bietet transparente Personaldaten, die es erleichtern, Chancen und Risiken zu erkennen. So lässt sich die Altersstruktur der Belegschaft übersichtlich darstellen, die Fluktuationsquote gibt Aufschluss über die Personalentwicklung und einen möglichen künftigen Personalbedarf. Damit wird es für das Management einfacher, zeitnah zu reagieren und Kosten zu sparen. Cleanaway besitzt somit einen beachtlichen Wettbewerbsvorteil.
In der nächsten Projektphase, die noch 2006 anläuft, sollen zusätzliche Abfragen zu den in SAP BW vorhandenen Personalabrechnungsdaten – Personalkostenplanung (Plan/Ist) und Personalkostencontrolling – aufgebaut werden.
Auf der Agenda stehen zudem die Einführung einer Balanced Scorecard sowie ein webbasiertes Reporting für die Geschäftsführung. „Last but not least“ bringt der Wechsel von Cleanaway zum SULO-Konzern neue Anforderungen an das SAP BW mit sich: die Vereinheitlichung des konzernweiten Berichtswesens und des Reports zur Personal- und Fehlzeitenstatistik.

Martin Ganswind

Martin Ganswind

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