Präzise und effizient

Feature | 13. Oktober 2008 von Sebastian Nikoloff, SAP 0

Gute Sicht: Pro Sekunde entscheiden sich weltweit zwei Menschen für Brillengläser von Carl Zeiss Vision. Foto: Carl Zeiss AG

Carl Zeiss
Die Carl Zeiss AG ist ein führender Optik- und Opto-Elektronik-Konzern und Marktführer in mehreren Sparten. Alleineigentümerin ist die Carl-Zeiss-Stiftung. Carl Zeiss fokussiert die Zukunftsmärkte Medizin und Forschung, Lösungen für die Industrie sowie Lifestyle-
Produkte. Im Geschäftsjahr 2006/07 setzte der Konzern 2,604 Milliarden Euro um, davon rund zwei Drittel in Europa, und beschäftigte rund 12.000 Mitarbeiter.

Oberkochen. Kaum mehr als 8.000 Einwohner zählt das beschauliche schwäbische Städtchen – und ist doch Sitz eines Weltkonzerns. In ihrer Vielfalt gleicht die Carl Zeiss AG einem „Technologie-Warenhaus“; das Sortiment reicht von Ferngläser über Messmaschinen und Hochleistungsmikroskope bis zu Objektiven mit unvorstellbarer Präzision für die Produktion von Halbleiterchips.

So verschieden die Produkte, so differenziert ist die Konzernstruktur. Der Spezialist für Optik und Opto-Elektronik gliedert sich in fünf Unternehmensbereiche. Davon ist der Bereich Medizintechnik unter dem Namen Carl Zeiss Meditec eine börsennotierte AG. Zudem ist das Unternehmen zusammen mit einem Finanzinvestor Eigentümer des weltweit zweitgrößten Brillenglasherstellers Carl Zeiss Vision. „Das gibt uns größtmögliche Flexibilität im Betrieb“, erklärt Werner Kalbfuß, Einkaufsleiter der Carl Zeiss Gruppe.

Für den Einkauf sind die Unternehmensbereiche verantwortlich, die zentrale Konzernfunktion Einkauf handelt in deren Auftrag. Dazu setzten Kalbfuß und Kollegen seit 2000 einen intern entwickelten elektronischen Katalog ein, der eigentlich als Übergangslösung gedacht war. „Doch leider ist nichts so beständig wie ein funktionierendes Provisorium“, so Uwe Winkow von der Konzernfunktion Einkauf.

Das System erzeugte einen erheblichen Administrationsaufwand und war zur Prozessautomation kaum geeignet; mit der Erhöhung der Umsatzsteuer zum Jahreswechsel 2006/07 drohte es endgültig an seine Grenzen zu stoßen. Eine neue Software musste her. Frühzeitig wurden die Geschäftsbereiche konsultiert, denen die Zentrale die künftige Shoplösung als Service zur Verfügung stellen sollte. „Einbinden statt anordnen war und ist unsere Philosophie“, bestätigt Kalbfuß.

E-Procurement von Hubwoo

Am Ende entschied man sich für die E-Procurement-Lösung des weltweit tätigen SAP-Partners Hubwoo, die auf SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) aufbaut und zusätzliche Funktionen bietet. „Hubwoo hat sich am besten auf unsere Anforderungen eingestellt“, lobt Kalbfuß. Planmäßig ist das System seit Januar 2007 in Betrieb. Die Geschäftsbereiche bleiben flexibel, und eine enge Anbindung an die Lieferanten erleichtert den Mitarbeitern konzernweit die Bestellung. Durch die Schnittstelle zum SAP-System sind die Einkaufskosten immer transparent.

Die Mitarbeiter abholen

Konzernzentrale der Carl Zeiss AG in Oberkochen (Foto: Carl Zeiss AG)


Anfangs gaben sich die Geschäftseinheiten skeptisch. „Doch nachdem wir die Vorteile der Lösung aufgezeigt hatten, wollte jeder dabei sein“, erinnert sich Kalbfuß schmunzelnd. Als hilfreich erwies sich, die Kolleginnen und Kollegen direkt anzusprechen, und damit aktives Marketing für die E-Procurement-Lösung zu betreiben.

Im Produktivbetrieb sorgt die Prozessverantwortliche Annemarie Greindl aus dem Konzernfunktionsbereich Einkauf für den reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit der internen Kunden. Ein Newsletter informiert über Neuerungen, und die Verantwortlichen der Bereiche tauschen sich in regelmäßigen Workshops über Verbesserungspotenzial aus. Eine aktuell durchgeführte Userbefragung ergab ein positives Feedback, zeigte aber auch weitere Entwicklungsmöglichkeiten, die nun sukzessive umgesetzt werden.

„Man kann nicht einfach ein System hinstellen und sagen: Macht mal!“, betont Winkow. „Man muss zeigen, dass man mehr kann als bunte Folien an die Wand zu werfen, und die Mitarbeiter abholen. Wenn sie merken, dass sich jemand kümmert, gehen sie viel offener mit Neuem um.“

Am Ende gewinnen alle: die Lieferanten, weil sie die Bestelldaten ohne Medienbruch verarbeiten können; der Konzern, weil die Kosten sinken und sich leichter kontrollieren lassen, und die Mitarbeiter, weil Prozesse intuitiv verständlich, schlanker und schneller sind. Winkow: „Wir wollen nur bestellen, die Ware erhalten und bezahlen. Basta!“ So simpel kann Beschaffung sein.

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