Projekte mit Punktlandung

Feature | 7. Februar 2005 von admin 0

“Oft wurde mit jedem neuen Projekt das Rad neu erfunden.” Mit diesen deutlichen Worten beschreibt Carlos Cruz den Zustand, in den Agile Solutions im Jahr 2002 geraten war. Das Projektgeschäft, eines der Hauptumsatzträger der IT-Beratungsgesellschaft mit Sitz in Sao Paulo, ließ sich nicht mehr wirksam steuern. “Es gab keine systematische Vorgehensweise”, so der Managing Director. Im jungen, 1999 gegründeten Unternehmen wuchs mit jedem neuen Projekt der Aufwand, das Vorhaben zu planen, den Bedarf abzuschätzen und darüber zu entscheiden. Besprechungen waren an der Tagesordnung. Es kostete Zeit und Energie abzustimmen, welche Berater, mit welcher Qualifikation, wie lange verfügbar waren. Auch bei den laufenden Projekten ging allmählich die Übersicht verloren. Die Gefahr bestand, Fehlentwicklungen zu übersehen. Es gab kein Mittel, um frühzeitig gewarnt zu werden, wenn Kosten oder Arbeitszeiten aus dem Ruder liefen. Der Ruf des Beratungsunternehmens stand auf dem Spiel. Für Agile Solutions bestand die Gefahr, seinen Kunden nicht mehr Leistungen in der versprochenen Sorgfalt und Schnelligkeit bieten zu können.

Wirklichkeitsnaher Blick

Agile Solutions

Agile Solutions

Agile Solutions besann sich auf seine Kompetenz. Das Beratungsunternehmen war nicht nur Softwarepartner der SAP, es hatte auch früh den Status eines xApps-Partners der SAP in Lateinamerika erworben. Eine der von SAP angebotenen xApps-Llösungen versprach, die Anforderungen von Agile gut zu erfüllen. SAP xApp Resource and Portfolio Management (SAP xRPM) verschafft sowohl einen wirklichkeitsnahen Blick in einzelne Projekte als auch eine Übersicht über alle Projekte, die in einem Unternehmen betreut werden. Agile entschied sich für diese Lösung, und innerhalb von zehn Wochen wurde sie, unterstützt durch zwei SAP-Berater, im Jahr 2004 implementiert.
SAP xRPM vernetzt nun Daten und Komponenten bestehender SAP-Anwendungen, die Agile Solution bereits mit SAP R/3 nutzte. Um besser zu planen sowie aktueller den Zustand der Projektarbeiten zu verfolgen, führt das Projektportfolio-Management von SAP die vorhandenen Informationsbestände zusammen. So integriert es das bestehende Projektsystem auf Basis von Microsoft Project mit den Lösungen zu Personalwirtschaft, Finanzen und der Zeiterfassung.
Wie bei xApps-Lösungen üblich, erlaubt auch SAP xRPM, die Anwendungen flexibel zu gestalten. Deshalb waren bei Agile die Führungskräfte in der Konzeptionsphase gefordert, die Richtung vorzugeben. Sie setzten Prioritäten, wie Aufgaben und Prozesse im Projektverlauf dargestellt werden sollten und gleichzeitig die Akzeptanz der Endnutzer mit minimalem Schulungsaufwand zu gewährleisten sei.

Zentraler Zugriff auf Projektinformationen

Manager und Mitarbeiter erhielten einen zentralen Zugangspunkt zu allen projektbezogenen Informationen. Übersichtlich gestaltete Bildschirmanzeigen, so genannte Dashboards, geben Einblick in das Projektgeschehen. Eine rollenbasierte Sicht ist Managern und Mitarbeitern möglich. So wird beispielsweise Mitgliedern der Geschäftsführung, Projektmanagern oder Planungsexperten eine Sicht über alle Geschäftsbereiche auf Daten und Informationen gewährt, die ihren jeweiligen Aufgabenbereichen entspricht.
Das Projektportfolio-Management hilft, ein Vorhaben in allen Phasen von den ersten Planungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu betreuen. Der Planungsprozess setzt ein, sobald die notwendigen Schlüsselinformationen, etwa zu Kostenrahmen, Management, Bereichsstruktur und zur Zahl und Qualifikation der Mitarbeiter, eingegeben worden sind. Über eine Qualifikationsdatenbank und das Personalwirtschaftssystem lassen sich geeignete Mitarbeiter ermitteln. Zudem wird angezeigt, ob und wann sie verfügbar oder in anderen Projekten eingebunden sind. “Jetzt sind wir in der Lage, die richtigen Leute am richtigen Ort einzusetzen”, sagt Cruz. Da das Portfoliomanagement fortlaufend die vorhandenen Personalkapazitäten mit den gestellten Projektanforderungen abgleicht, lassen sich leicht fehlende Qualifikationen im Unternehmen ermitteln, über die neu einzustellende Mitarbeiter verfügen müssen.

Fortschritte in Echtzeit angezeigt

Für jedes Projektvorhaben wird ein Workflow erstellt. In ihm werden Aufgaben, Termine, Leistungen, Checklisten und die Dauer einzelner Projektschritte festgelegt. In bestimmten Zeitabständen können so genannte Quality-Gates eingerichtet werden, um die erzielten Fortschritte überprüfen und genehmigen zu lassen. Die Lösung sieht vor, jeden Genehmigungsprozess einem oder mehreren verantwortlichen Mitarbeitern zuzuordnen.
Dank der Integration in die Backend-Finanzsysteme überwacht Agile Solutions die Kosten in Echtzeit. Über Ampelsymbole auf dem Projekt-Dashboard erfährt das Beratungsunternehmen auf schnellstem Wege, ob Vorhaben sich im gesetzten Kostenrahmen bewegen oder davon abweichen. Über 100 Agile-Mitarbeiter nutzen mittlerweile das Portfoliomanagement. Sie erhalten verlässliche Daten, ob Anforderungen, Ressourcen, Zeitpläne und Personalkapazitäten eingehalten werden. Die Übersicht- und die Detailinformationen stellen sicher, dass die Projekte nach Aufwand und Dauer korrekt durchgeführt werden.

Den Kunden Lösungswege verdeutlichen

Bei der Entscheidung für SAP xRPM hatte Agile auch seine Kunden und Geschäftspartner im Blick. Da das Projektportfolio-Management wie alle Lösungen aus der xApps-Produktfamilie auf offenen Standards basiert, müssen Designer und Administratoren nicht mehr datenbankorientierte Schnittstellen anpassen. Weil zudem der Zugang über einen normalen Internet-Browser möglich ist, bestanden beste Voraussetzungen zu einer Zusammenarbeit über die Unternehmensgrenzen hinweg.
Das macht sich Agile zunutze. “SAP xRPM erlaubt unseren Kunden, den Projektablauf ebenso wie wir in Echtzeit zu verfolgen”, berichtet Carlos Cruz. Es besteht ferner die Möglichkeit, dem Kunden eine Vielzahl alternativer Lösungswege mit den Auswirkungen auf das Projekt zu verdeutlichen. So kann er nachvollziehen und sich selbst davon zu überzeugen, welche für seine Bedürfnisse die beste Lösung ist. Auch nach dem Ende eines Projektes bleibt die Bindung bestehen. Der Kunde wird über Neuigkeiten und Updates auf dem Laufenden gehalten. In regelmäßigen Abständen lässt sich eine Aktualisierung der Software vornehmen, wobei wiederum der Projektfortschritt durch die SAP-Lösung überwacht wird.
Die eigenen Erfahrungen mit dem Projektportfolio-Management trugen dazu bei, dass Agile Solutions den Status eines SAP-Entwicklungspartners erwarb und daran mitarbeitete, im Jahr 2004 die spanische Sprachversion von SAP xRPM fertig zu stellen.
Das Beratungsunternehmen strebt an, seine Projektlösung auszuweiten. Dabei stehen die Kundenbeziehungen im Mittelpunkt. Eines der Ziele ist die Integration von mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM), die Agile Solutions mehr Möglichkeiten im After-Market-Geschäft bietet. Das schafft die Grundlage dafür, die Anwendungen und Systemlandschaften der Kunden in Störfällen sowie bei Wartung und Pflege über ein Remote-Helpdesk zu unterstützen. SAP xRPM bewährt sich auch in länderübergreifenden Projekten. Carlos Cruz betont: “SAP xRPM gibt uns die Flexibilität, mit jedem beliebigen lokalen Anbieter zusammenzuarbeiten. Dadurch sind wir besser in der Lage, unseren größten Kunden wirklich globale Lösungen anzubieten.”

Uli Fröhlich

Uli Fröhlich

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