Rasche Disposition für aktuelle Nachrichten

Feature | 21. Februar 2007 von admin 0

Porträt

Porträt

Der Zuschauer sieht davon nichts. Wenn die aktuellen Nachrichten über den Bildschirm flimmern – oder per Radio durch den Äther in die Wohnungen kommen – bleibt ihm die aufwändige Vorbereitung der Sendungen völlig verborgen. Zurückgelehnt im bequemen Sessel lässt sich das hektische 24-Stunden-Geschäft von Funk und Fernsehen bestenfalls erahnen. Ein Geschäft, das nicht nur bei den klassischen Kernprozessen wie Abrechnung oder Lohnbuchhaltung, sondern auch bei der Erstellung der Programm-Inhalte von modernster ERP-Technologie abhängt.
Das war der Vlaamse Radio- en Televisieomroep, VRT, schon früh klar. Getrieben von der Konkurrenz der Privatsender hatte die öffentlich-rechtliche VRT bereits 2004 seine ERP-Prozesse auf eine SAP-Lösung umgestellt. „Doch die Unterstützung ging uns nicht weit genug. Wir als Rundfunkanstalt müssen all unsere Ressourcen so effizient wie möglich
nutzen“, so Geert De Preter, CIO von VRT. Wie lässt sich sicherstellen, dass für die Nachrichtenredaktion stets die richtigen Leute zur rechten Zeit am richtigen Ort sind? Wie lassen sich Produktionen – auch kurzfristig – planen, inklusive Equipment, personeller Besetzung und Kostenkontrolle? Mit diesen Fragen im Blickfeld plante VRT direkt im Anschluss an die ERP-Implementierung die Migration seiner Prozesse auf SAP NetWeaver – und der Anwendung Quintiq Resource Planning and Optimization for SAP.

Planungsprozesse für die Medienbranche abgedeckt

Funktionsbereiche der gemeinsamen Lösung

Funktionsbereiche der gemeinsamen Lösung

SAP und Quintiq haben mit dem Quintiq Resource Planning and Optimization for SAP gemeinsam eine Anwendung zur Ressourcenplanung und -terminierung entwickelt, die speziell auf die Anforderungen von Produktionsplanern bei Rundfunksendern und Studios zugeschnitten ist. Die Branchenlösung SAP for Media wurde hierzu mit der Quintiq-Anwendung auf der SAP-NetWeaver-Plattform kombiniert. Mit dieser Kombination lassen sich nicht nur Produktions-, Personal-, Equipment- und Planungsstammdaten verwalten oder Ressourcen-, Einsatz- und Abwesenheitsplanungen durchführen. Speziell auf die Medienbranche zugeschnitten sind vor allem auch die Terminierung und die Abwicklung von Produktionen.
Für die Terminierung ist zum einen wichtig, den eingegangenen Aufträgen die richtigen Ressourcen zuzuordnen – in Hinblick auf Personal, Equipment und Standorte. Es gilt hierfür auch Arbeitszeitvorschriften, Verfügbarkeiten und Entfernungskilometer zu prüfen. Die Personalplanung sollten die Qualifikationen, Kompetenzen und individuellen Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen. Der Prozess muss ferner das komplette Equipmentmanagement und die kombinierte Personal- und Equipmentplanung umfassen sowie über eine unternehmensweit integrierte Umgebung für mehrere Planer transparent sein. Auch den Einkauf gilt es mit einzubeziehen: Treten Engpässe bei internen Ressourcen auf, wird ein Auftrag an externe Anbieter ausgeschrieben oder direkt vergeben. Die zugehörige Planung muss sich vom Management und den Produktionsmitarbeitern abrufen lassen
Bei der Abwicklung von Produktionen kommt es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen, die Planänderungen und die sich daraus ergebenden Anpassungen nach sich ziehen. Die technische Ausrüstung von Fernsehproduktionen ist teuer. Ein echter Aktivposten ist daher, Equipmententnahmen und -rückgaben sowie Wartungen an verschiedenen Standorten sorgfältig zu registrieren und zu verwalten.

Abteilungsübergreifende Mitarbeiterplanung bei „Breaking News“

Genau diese Prozesse standen bei VRT auf der Wunschliste. Vor der Einführung der Anwendung arbeiteten alle Disponenten in ihrem eigenen Planungsrahmen. Da sie die aktuellen Pläne der Kollegen nicht einsehen konnten, war an eine übergreifende Koordination nicht zu denken. Obwohl jeder einzelne Plan für sich genommen durchführbar war, kam es zu Überschneidungen: Mitarbeiter wurden doppelt gebucht oder schlichtweg übersehen, weil die Übersicht fehlte.
De Preter: „Als erste Abteilung führte die TV-Nachrichtenredaktion die neue Anwendung ein. In einem zweiten Projekt folgte dann die Rundfunkabteilung.“ Dort werden nun 150 Mitarbeiter, 30 Radiostudios und das gesamte technische Equipment mit der Software verwaltet. „Unsere wichtigste Aufgabe als IT-Abteilung ist es, die Unternehmensstrategie zu unterstützen. Wir haben für Quintiq Resource Planning and Optimization for SAP plädiert, weil uns ein Besuch beim niederländischen Rundfunkproduktionsbetrieb DutchView, der damit den Betriebsmitteleinsatz plant, überzeugt hat.“
Doch nicht nur bei der Ressourcenplanung langfristiger Produktionen ist die Anwendung von Nutzen. Da sich aktuelle Entwicklungen nicht voraussagen lassen, muss im Nachrichtenwesen immer mit plötzlichen Planungswechseln gerechnet werden – verursacht durch unvorhergesehene Ereignisse und „Breaking News“. Hierfür benötigte VRT eine Multi-User-fähige Lösung, die mehreren Planern gleichzeitig Zugriff gestattet und einen einheitlichen, aktuellen Planungsstand gibt. Drittens wünschte sich VRT eine Online-Anwendung, auf die auch externe Standorte zugreifen können.

Flexibilität im Mediengeschäft

„Nach den ersten Implementierungen häuften sich Anfragen aus anderen Abteilungen, auch dort die Planungsabläufe in Augenschein zu nehmen“, berichtet De Preter. „Das lag teilweise daran, dass Mitarbeiter schon bei den TV-Nachrichten oder beim Radio mit Quintiq Resource Planning and Optimization for SAP Kontakt hatten und dann die Abteilung wechselten. Auch dort wollten sie ihre Planungsaufgaben lieber mit dieser Anwendung erledigen.“
2006 hat VRT daher beispielsweise die Planungsprozesse des Operational Activity Television (OATV) optimiert, eines Teilbereichs, der Fernsehshows produziert. Auch OATV erstellt nun seine Produktionspläne mit Quintiq Resource Planning and Optimization for SAP. Mit Abschluss dieses Projekts arbeiten nun die meisten größeren Abteilungen innerhalb des VRT mit der kombinierten SAP-Quintiq-Anwendung. „Die Anwendung hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir mit derselben Mitarbeiterzahl mehr leisten können. VRT hat mit der Anwendung die Zahl der Überstunden um satte 27 Prozent reduziert und auch die Planungssicherheit entscheidend verbessert. Infolge der Standardisierung haben wir zudem die Effizienz allgemein gesteigert, führen Planungswechsel wenn nötig auch in letzter Minute durch und haben die Verfügbarkeit unserer Mitarbeiter besser im Blick. Wir besitzen damit alltäglich die Flexibilität, die im Mediengeschäft entscheidend ist“, fasst De Preter zusammen.

Markus Erdner

Markus Erdner

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