Rechtliche Anforderungen automatisiert meistern

Feature | 11. Juli 2005 von admin 0

Porträt

Porträt

Jährlich muss KLA-Tencor zwischen 30.000 und 35.000 Lieferungen abwickeln – korrekt und fristgerecht. Pünktlichkeit ist in der Branche enorm wichtig, Denn: Die Technologie rund um Halbleiterherstellung entwickelt sich rasch weiter – ebenso bei den Kunden von KLA-Tencor, die die besten Erträge mit ihren Halbleiterproduktion erzielen möchten.
Seit dem 11. September 2001 haben sich in den USA die Bedingungen für den internationalen Handel erschwert. Die Sicherheitsauflagen haben sich vermehrt und den Unternehmen drohen empfindliche Strafgelder, wenn sie die gesetzlichen Vorgaben nicht genau einhalten. Vor allem für geschäftliche Dokumentationen und die elektronische Kommunikation existieren zahlreiche Vorschriften. KLA-Tencor ist daher nicht nur einem internationalem Wettbewerbsdruck ausgesetzt, sondern unterliegt auch strengen gesetzlichen Regelungen: Es gilt, Sanktionslisten und komplexe Embargoregeln genau zu befolgen, weil sonst kostspielige Konsequenzen drohen.

Menschliche Fehler hätten ernste Folgen

Um die gesetzlichen Berichtspflichten (Compliance) zu erfüllen, unterhielt KLA-Tencor bisher eine eigene IT-Lösung, die über eine komplizierte Schnittstelle mit einem Nicht-SAP-ERP-System verbunden war. Für den Betrieb und die Administration der Lösung wurde auf drei externe IT-Dienstleister zurückgegriffen. Dementsprechend aufwändig und teuer gestaltete sich die Wartung. Automatisierte Abläufe fehlten, bei den meisten Vorgängen war Handanlegen gefragt. Auch die Buchführung war stark fragmentiert. All dies führte zu einer sehr hohen Total Cost of Ownership (TCO). Darüber hinaus konnte KLA-Tencor wichtige Daten nicht für Berichtszwecke extrahieren, auch die Sanktionslisten mussten aufwändig manuell bearbeitet und abgeglichen werden. Zwar ist irren menschlich. Doch jeder noch so kleine menschliche Fehler hatte in diesem Fall ernsthafte Folgen.
KLA-Tencor benötigte also eine neue, skalierbare und flexible Lösung für den globalen Handel. Nach einem Vergleich mit dem Altsystem und Lösungen von zwei weiteren Anbietern entschied sich das Unternehmen für SAP Global Trade Services (SAP GTS). SAP GTS bot die umfangreichsten Funktionalitäten und versprach den niedrigsten TCO. Um die Prozesse zu automatisieren, benötigte KLA-Tencor darüber hinaus die volle Integration der Compliance-Lösung in das ERP-Backoffice. Dass das Unternehmen sein bestehendes ERP-System ohnehin durch SAP R/3 ersetzen wollte, legte die Wahl von SAP GTS nahe. In Kombination erlauben SAP R/3 und SAP GTS ein leichteres Produkt- und Stammdatenmanagement.

SAP R/3 und SAP GTS parallel eingeführt

Die Entscheidung für SAP fiel Ende 2003. Nach 14 Monaten gingen SAP R/3 und SAP GTS live. Üblicher Weise liegt die Implementierungszeit von SAP GTS bei etwa drei bis vier Monaten, doch das Projekt stand in “Konkurrenz” zur parallelen Implementierung von SAP R/3 ein. Die parallele Implementierung kostete zwar mehr Zeit, erlaubte es KLA-Tencor jedoch, beide Lösungen ausführlich zu testen und deren Zusammenspiel genau aufeinander abzustimmen. Heraus kam ein optimiertes System mit schlanken Prozessen.
Seit Mitte 2004 bedient sich KLA-Tencor nun folgender Lösungen: SAP R/3 4.7, SAP GTS 2.0 Compliance Management, SAP GTS 2.0 Customs Management, und die Lösung zum elektronischen Datenaustausch von Seeburger, das ein automatisches Berichtswesen aus Export-Systemen unterstützt.
Das Projektteam implementierte vier unterschiedliche Formulare: Warenrechnung, Packliste, Auslieferungsanweisung und Echtheitszertifikat. Die meisten Funktionalitäten wurden auf Basis von SAP GTS entwickelt und nur bedingt kundenspezifisch angepasst – etwa bei Ausdrucken, Formularänderungen und Schnittstellen für Applikationen von Drittanbietern. Diese nur unwesentlichen Anpassungen vereinfachen die Wartung und künftige Upgrades.

Erfahrungen aus dem Projekt

Für die erfolgreiche Implementierung von SAP GTS ist es sehr wichtig, dass die Daten in der ERP-Lösung stabil sind. Dies war dank der Einführung von SAP R/3 der Fall. Die erfolgreiche Implementierung von SAP R/3 Sales and Distribution war entscheidend. Darüber hinaus zahlt es sich aus

  • frühzeitig eine starke Projektmannschaft zu bilden um ein funktionsübergreifendes Verständnis zu entwickeln – bestehend aus Business- und IT-Experten aller beteiligten Gesellschaften, wie in diesem Fall KLA-Tencor, BearingPoint und SAP.
  • für volle Integration zu sorgen, indem sowohl die Geschäftsprozesse als auch die technischen Anforderungen noch vor den ersten Entwürfen geklärt werden.
  • das Team rechtzeitig zum regelmäßigen Austausch von Fach- und Projektwissen anzuregen.
  • noch vor der Implementierung zu klären, welche Partner die notwendigen Compliance-Daten – wie beispielsweise Sanktionslisten – zur Verfügung stellen und mit welchen Partnern zusammengearbeitet werden soll.
  • für die Kundenmodule SmartForms und ABAP zu verwenden.
  • alle Funktionen nach und nach mit realistischen Szenarien zu testen – und dabei auch Ausnahmefälle zu berücksichtigen.

KLA-Tencor schaltete sein Altsystem an einem Freitag im Februar 2005 ab. Montags darauf wurde auf SAP umgestellt – reibungslos. Heute bedient sich das Unternehmen der Lösung in 18 Ländern. Mit SAP R/3 und SAP GTS arbeiten zwischen 1200 und 1400 Anwendern.

Zusammenspiel für automatisierte Abwicklung

Basierend auf SAP Web Application Server setzt SAP GTS auf offene Standards – wie XML und Web Services. SAP GTS ist voll in SAP R/3 integriert, Voraussetzung für die papierlose Abwicklung der Geschäftsprozesse bei TLA-Tencor. Darüber hinaus lassen sich sämtliche Vorgänge in SAP R/3 zurückverfolgen. SAP GTS wickelt Geschäftsvorfälle in den USA, Europa und Asien ab.
Drei Fremdsysteme sind bei KLA-Tencor mit SAP GTS verbunden: Das EDI-System von Seeburger sowie die Datenbanken von MK Technologies und FedEx Trade Networks. Die Seeburger-Lösung ermöglicht es, Berichtsdokumente auszutauschen. Dagegen stellt die Datenbank von MK Technologies die Sanktionslisten zur Verfügung, wie sie von Regierungen auf der ganzen Welt veröffentlicht werden. Die Datenbank der FedEx Trade Networks liefert zusätzlich Informationen zu Steuern und Einfuhrzöllen in 118 Ländern. Diese Daten werden direkt in SAP GTS geladen. Durch den straffen Prozessfluss sind weitere externe Dienstleister für das Auswerten von AES, Sanctioned Party Lists (SPL) und License Determination (LD) überflüssig. Weiterhin unterstützte die Lösung folgende Prozesse:

  • Export von Dokumenten
  • Erfassung von Daten aus dem Integrated Transport Network (ITN)
  • Optionale AES-Berichte durch Transportunternehmen
  • Harmonisierte Gebührenpläne (Harmonized Tariff Schedule, HTS) und die Wartung der Export Control Classification Number (ECCN) durch das HTS Zuordnungswerkzeug mit FedEx Trade Network
  • Schnittstelle für den Datentransfer von den Transportunternehmen

Risiken minimiert

Mit SAP GTS läuft der so genannte Compliance-Workflow bei KLA Tencor nun voll automatisch. Das vollständig integrierte System aus SAP R/3 und SAP GTS ermöglicht den bidirektionalen Datenfluss. Die Lösung lässt sich weltweit ausrollen und ist durch die zahlreichen Importmöglichkeiten zukunftssicher. Manuelle Eingriffe reduzieren sich durch Echtzeitvorgänge, die Darstellung und das automatische Sperren in SAP GTS auf ein Minimum. Die regionalen Büros und auch die Kunden haben die neuen SAP-Formulare schnell akzeptiert. Für KLA-Tencor ist die Implementierung daher ein voller Erfolg. Mit SAP GTS läuft das die Geschäfte von KLA-Tencor so entscheidende, komplizierte Regulierungsverfahren jetzt automatisiert. Das senkt das Risiko von Strafen und Bußgeldern – und erhöht den Ertrag aus den globalen Beschaffungs- und Verkaufsaktivitäten.
KLA-Tencor wird das Compliance Management künftig weiter verbessern. Im Hinblick auf importierte Ersatzteile und Dienste plant das Unternehmen ein Upgrade auf SAP GTS 3.0, das hierfür alle erforderlichen Funktionalitäten bereitstellt. Mit SAP GTS 3.0 lassen sich dann wichtige Zahlen – wie Ausfuhrzölle und Kaufabschlüsse – noch besser berechnen. Zusätzlich ermöglicht uns SAP GTS 3.0 eine einfachere Abwicklung von Provisionen, Verpackungskosten und Lizenzabgaben. Darüber hinaus werden Herstellererklärungen und Importdokumente wie 3461 (Prefiling) und 7501 (Filing) besser verwaltet.

Johanna Avery

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