Zigtausend Seiten Papier gespart

Feature | 13. Juli 2010 von Frank Zscheile 0

Digitale Einkaufsakte sorgt für Transparenz im Einkauf. (Bild: ThyssenKrupp)

Stahlbestellungen verlaufen bei HKM elektronisch. (Bild: ThyssenKrupp)

„Papierlose Arbeitsplätze sind gute Arbeitsplätze“, findet Marc Klinger, zuständig für Grundsatzfragen und Strategie in der Materialwirtschaft der Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH (HKM) in Duisburg. Dort sorgt die Einkaufsaktenlösung „nextPCM – Procurement Records“ auf Basis von SAP Records Management für die zentrale elektronische Verwaltung aller zu einem Einkaufsvorgang gehörenden Belege, Dokumente und Vorgänge.

Vor allem hat die Aktenlösung der nextevolution AG Prozessautomatisierung in die komplexen Beschaffungsprozesse von HKM gebracht. Entscheidungen können heute schneller getroffen werden, weil jeder in den Beschaffungsprozess Involvierte zu jeder Zeit über die gleichen Informationen verfügt.

Das Einkaufsvolumen bei HKM, einem Tochterunternehmen der ThyssenKrupp Steel AG, Salzgitter Mannesmann GmbH und Vallourec & Mannesmann Tubes S.A.S., ist beachtlich: 21 Einkäufer ordern in der Beschaffung von Dienstleistungen, Produktionsanlagen und Material jährlich über 15.000 Einzelbestellungen und 30.000 Abrufe aus Rahmenverträgen (dazu noch einmal über 30.000 Abrufbestellungen aus elektronischen Katalogen), darunter 1/3 Material, 2/3 Dienstleistungen und Anlagen.

Knapp 2.500 Lieferanten gibt es, das Einkaufsvolumen in 2007 betrug knapp 300 Mio. €. Die Beschaffungsprozesse sind äußerst heterogen: Einerseits finden sich vollautomatisierte Vorgänge mit einer Durchlaufzeit von wenigen Tagen, am anderen Ende des Spektrums stehen hochkomplexe Prozesse, die sich teilweise über mehrere Jahre ziehen.

Zwar laufen die Bestellungen seit langem elektronisch über SAP MM, doch die zum Beschaffungsvorgang gehörenden Dokumente wurden bis vor einiger Zeit weitgehend in Papierform geführt. So produzierte man vor Einführung der Aktenlösung aufgrund des hohen Bestellvolumens in schöner Regelmäßigkeit jährlich eine komplette Schrankwand neuer Aktenordner, gefüllt mit Verträgen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen und sonstiger Korrespondenz zu jedem Bestellvorgang. Unabhängig vom Eingangsmedium – Schneckenpost, Fax oder eMail – erfolgte die Archivierung grundsätzlich in Papierform.

Die Dokumente lagen dezentral verteilt über das 2,5 Quadratkilometer große, direkt am Rhein gelegene Werksgelände in verschiedenen Abteilungen vor – Einkauf, Rechnungsprüfung, Technik –, von denen zudem jede ihr eigenes  Sortiersystem hatte. So fehlte zunehmend der Überblick über die komplexen Beschaffungsvorgänge und der Verwaltungsaufwand stieg. Außerdem war die Papierablage angesichts geringer Zugriffskontrolle und hoher Verlustrisiken zu unsicher und Freigabeprozesse liefen intransparent und aufgrund der hohen Vorgangszahl zu schwerfällig ab.

Zentrale digitale Ablage aller Einkaufsdokumente und SAP-gestützte Freigabeprozesse

Man entschied sich daher, die vorhandene SAP Material Management (MM) Umgebung durch eine elektronische Akte mit SAP Records Management zu ergänzen. Die künftige Aktenlösung sollte komplett in SAP laufen, wo die Einkäufer/innen sich zu Hause fühlen und – Stichwort Prozessintegration – einen jederzeitigen Sprung in die SAP MM-Bestellung ermöglichen. „Unser Ziel war es“, so Axel Kiepen, Leiters der Materialwirtschaft bei HKM, „alle Dokumente zu einem Einkaufsvorgang zentral digital abzulegen und vor allem die Wiedervorlage der Freigabeprozesse künftig SAP-gestützt ablaufen zu lassen.“

Jede dieser Aufgaben für sich hätte man auch mit anderen Systemen lösen können: Wenn es nur um die Freigabe von Bestellungen geht, eignet sich ein Workflow-Tool, für die rein elektronische Ablage ist ein Archivsystem am besten geeignet. Sollen aber alle Anforderungen mit einer einzigen Lösung abgedeckt werden und dies komplett integriert in SAP, dann sei SAP Records Management das ideale Tool hierfür, war man sich bei HKM sicher.

Die Wahl zur Einrichtung und Ausgestaltung der Einkaufsakte fiel auf die nextevolution AG, Spezialist im Bereich SAP Records Management. „Die Einkaufsaktenlösung von nextevolution basiert komplett auf SAP Records Management und dem SAP-Workflow zur Steuerung und Kontrolle von zeitlichen und inhaltlichen Vorgängen“, so Klinger, „vor allem konnte der Hersteller zum Zeitpunkt unserer Auswahl als einziger auf erfolgreiche Referenzprojekte verweisen.“

Seit Einführung der Lösung achtet Marc Klinger darauf, dass in seiner Umgebung kein Papier mehr anfällt. „Wir verwalten mit der Einkaufsakte von nextevolution nicht nur alle Informationen, die wir früher in Papier vorhielten“, erklärt er, „sondern die Lösung eröffnet uns noch viel weiter reichende Möglichkeiten, vor allem was die Workflow- und Genehmigungsprozesse angeht.“

Procurement Records deckt Input, Bearbeitung und Output/Archivierung ab.

„nextPCM – Procurement Records“ deckt heute die drei Bereiche Input, Bearbeitung und Output/Archivierung ab. Beim Input ermöglicht das System eine zentrale und automatisierte  Ablage aller Dokumente, SAP-Objekte und E-Mails einschließlich Anlagen zu einem Vorgang in einer Vorgangsakte mit automatischer Verlinkung zu Referenzvorgängen, etwa Vorbestellungen. Bei der Bearbeitung werden aus der Akte heraus mehrstufige Freigabe-Workflows mit variablen Genehmigern und der termin- oder ereignisgesteuerte Versand aller Aktenelemente angestoßen, inklusive fein einstellbarer Wiedervorlagefunktionen zur Kontrolle von Gewährleistungsfristen etc.

Im Bereich Output/Archivierung können die Einkäufer mit der nextevolution-Lösung Office-Dokumenten in den Akten erstellen und versioniert abspeichern, dabei Korrespondenzvorlagen und eine teilautomatische Feldbefüllung nutzen sowie E-Mails und Faxe an externe Adressaten direkt aus der Akte heraus versenden. Im angeschlossenen EasyARC-Archiv werden die Dokumente sicher digital archiviert, der Zugriff ist dezentral mit Feinsteuerung über das SAP-Berechtigungskonzept möglich.

In der Praxis von Einkäufer Sven Langenfurth sieht das so aus: Erhält er eine Bestellanforderung aus SAP Plant Maintenance (PM) oder MM zur Umsetzung in eine Bestellung, existiert bereits eine zugehörige Einkaufsakte in SAP Records Management; diese wird mit dem Erstellen der Bestellanforderung in der Regel automatisch mitangelegt. Nur in Ausnahmefällen werden Akten manuell angelegt und nur für Kleinmaterial bleibt es bei der SAP MM-Bestellung ohne Akte. Der Aktenkopf pflegt sich automatisch, alle Businessobjekte wie Anfrage, Rahmenvertrag, Bestellung, Kreditor oder Material werden ebenfalls automatisch „eingesammelt“.

Einkaufsakte pflegt sich selbst

Langenfurth: „Lege ich auf Basis der Anforderung eine Anfrage an, geht auch diese in die Akte ein. Dies zieht sich durch bis zur Rechnung, die bestellbezogen angelegt ist und deshalb sofort in die richtige Akte einsortiert wird.“ Auf diese Weise pflegt sich die Einkaufsakte in der Folge automatisch selbst weiter und nimmt neben SAP-Belegen auch gescannte Papierdokumente wie eingehende Angebote und ausgehende Bestellungen mit Unterschrift sowie E-Mails und elektronische Dateien aus Drittsystemen auf.

Zur Einordnung aller Informationen hat nextevolution für HKM in „nextPCM – Procurement Records“ eine einheitliche Aktenstruktur mit bislang fünf vorgangsbezogenen Registern inklusive Unterregistern eingerichtet, die sich in Explorer-Art darstellen: Anfrage, Angebote, Vertrag, Vertragserfüllung und Abrechnung. Für jedes Register ist eine eigene Berechtigungssteuerung einstellbar. Außerdem gibt es weitere vier Register für künftige Dokumentkategorien sowie Aktenverweise auf verlinkte Akten (beispielsweise vorhergehende Bestellungen desselben Materials).

Alle Dokumente in der Akte werden volltext-indiziert im hinter SAP Records Management liegenden Archiv-System abgelegt und lassen sich per Stichworteingabe über die Aktenansicht komfortabel und schnell anzeigen. Direkt aus der Einkaufsakte heraus werden im Verlaufe des Bestellvorganges dann verschiedene Workflows angestoßen. Marc Klinger: „Dabei geht es fast immer um Genehmigungen. Alle erforderlichen Beteiligten werden automatisiert über bestimmte Bestellvorgänge informiert, können dann in die Unterlagen in der Akte Einsicht nehmen, ihre Einschätzung zur Lieferantenauswahl oder zu technischen Angebotsdetails abgeben oder ihre Freigabe zur Bestellung erteilen. Gerade bei diesen Prozessen ist der Geschwindigkeitsgewinn durch die digitale Einkaufsakte enorm.“

Lieferantenakte bietet weitere Sicht für Einkäufer

Einsicht in „nextPCM – Procurement Records“ haben heute alle 21 Einkäufer sowie – mit steigender Tendenz – rund 25 weitere in die Beschaffung involvierte Beschäftigte aus anderen Abteilungen: Rechnungsprüfer, welche dort abrechnungsrelevante Daten wie Bestellungen, Mängelanzeigen oder Abnahmeprotokolle einsehen können, betriebliche Anwender, die sich über allgemeine Einkaufsvorgangsdaten informieren sowie die Administratoren – diese dürfen alle Einkaufsvorgangsdaten einsehen und bei Bedarf ins System eingreifen, etwa um fehlerhaft angelegte Akten zu löschen. Wer welche Dokumentarten einsehen darf oder nicht, kann auf Register- oder Objektebene detailliert eingestellt werden.  Seit Einführung von SAP Records Management sind aus dem laufenden Geschäft heraus auf diese Weise bereits über 100.000 Akten entstanden, pro Jahr geht ein Äquivalent von rund 150.000 Papierseiten in die Akten ein.

Seit einiger Zeit beschäftigt sich HKM auch mit dem Thema Lieferantenakte: Während eine Einkaufsakte für jeden neuen Beschaffungsvorgang eröffnet wird, bietet die Lieferantenakte eine gezielte Betrachtung jedes einzelnen Lieferanten. Dort findet der Einkäufer Informationen, die in der Einkaufsakte nicht stehen: Wie heißen die Ansprechpartner, ist das Unternehmen zertifiziert, wie ist der Bonitätsindex, was sagt die aktuelle Preisliste? Die Lieferantenakte bezieht ihre Informationen teilweise auch aus SAP MM heraus, liefert den Nutzern jedoch eine komplett andere Sicht. Für jeden der 2.500 Lieferanten wurde so eine Akte angelegt, die derzeit noch mit Inhalten gefüllt wird. So haben die Einkäufer bei HKM dank SAP Records Management und der nextevolution Technologie jederzeitigen Überblick über alle Vorgänge, Personen, Unternehmen und Dokumente des gesamten Einkaufsbereiches. Und ab 2010 soll zusätzlich eine elektronische Materialakte eingeführt werden. Hier finden sich dann Daten zu einzelnen eingelagerten Anlagen-Reserveteilen, z.B. technische Spezifikationen, Zeichnungen, Prüfzeugnisse und ähnliche Daten, die so in SAP MM allein nicht abbildbar sind.

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