Kein Umtausch ausgeschlossen

Feature | 18. Juni 2009 von Neetin Datar 0

US-Elektronikgroßhändler Summit Electric in Albuquerque (Foto: Summit Electric)

Summit Electric Supply ist ein Großhandelsunternehmen mit Elektronikprodukten und -zubehör wie Kabel, Transformatoren und Schalter. Es ist in privater Hand und wurde 1977 gegründet. Summit Electric hat seinen Hauptsitz in Albuquerque, im US-Bundesstaat New Mexico. Mit 72 Milliarden US-Dollar Jahresumsatz wird die Firma von der Konkurrenz gefürchtet. Im Jahre 2006 stand die veraltete IT-Infrastruktur vollends im Weg. Letztendlich hat sich Summit Electric für SAP entschieden.

Wie alle Großhändler für Elektronik- und IT-Produkte gehören auch bei Summit Electrics Rückforderungen oder Preisnachlässe zum Tagesgeschäft. „Für Großhändler ist es wichtig, ihr Forderungsmanagement akkurat und effizient abzuwickeln, damit am Ende nicht der falsche Betrag abgebucht wird “ sagt Paul Pretko, Industrial Principal, Wholesale Dirstribution, SAP Amerika.
Deshalb hat SAP hierfür die Applikation SAP Paybacks and Chargebacks by Vistex entwickelt. Die IT-Applikation unterstützt Unternehmen, bei denen Rabattsysteme und Gutschriften zum Einsatz kommen und Rückvergütungen stattfinden. SAP Paybacks and Chargeback unterstützt dabei, Ansprüche zu prüfen und Überzahlungen zu vermeiden.

Ein perfektes Paar

Ursprünglich wollte Summit Electrics das Forderungsmanagement allein neu aufsetzen. Als es jedoch von SAP Paybacks and Chargeback hörte, war Summit schnell davon überzeugt, dass SAP die Ansprüche der Firma erfüllen würde:

  • Viele Prozesse im Forderungsmanagement werden automatisiert. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand,
  • Der elektronische Datenaustausch (EDI) beschleunigt den Rückforderungsprozess und spart Papier,
  • Standard Reporting ermöglicht einen besseren Überblick und eine effizientere Kontrolle der Abläufe

Forderungsmanagement bei Summit

Seit Januar 2007 hat Summit SAP Paybacks and Chargebacks. Der Chargeback Process, also der Rückforderungsprozess, beginnt eigentlich erst mit der Rechnung, wenn Summit bereits ein Produkt verkauft und der Kunde dafür bezahlt hat. In einem nächtlichen Report erstellt Summit Dokumente über die Rückforderungen. Wenn zum Beispiel ein Kaufauftrag zehn Belegzeilen hat und davon fallen zwei Belegzeilen auf unterschiedliche Verkäufer, dann erstellt das System zwei Chargeback Dokumente für diesen Kundenauftrag. Sobald die beiden Dokumente erstellt sind, wird der angefallene Rückforderungs-Betrag in der Finanzbuchhaltung sichtbar.

Heute verwaltet Summit damit 35 Rückforderungs-Anbieter, also Verkäufer, die beispielsweise Rabattaktionen gewähren und mehr als 6.600 Vereinbarungen einhalten. Pro Tag werden 1.700 Chargeback-Dokumente Tag erstellt.

Fazit

Indem Summit Electrics sein Forderungsmanagement modernisiert und gestrafft hat, hat das Unternehmen sein Chargeback Management um 118 Prozent gegenüber dem alten System verbessert. Die Investition in SAP Paybacks and Chargebacks hat sich schon nach sechs Monaten gelohnt: „Das war wirklich ein sehr großer Gewinn für uns,“ sagt David Wascom, IT-Leiter bei Summit. „Unsere Rückforderungsprozesse können nun viel einfacher und effizienter bedient werden.“

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