Revisionssichere Zahlungsströme

Feature | 21. Februar 2007 von admin 0

Für viele Unternehmen ist die Kommunikation mit ihren Banken eine teure und wenig effiziente Angelegenheit. In der Regel unterhalten die Finanzabteilungen für den Austausch von Zahlungs- und Kontoinformationen proprietäre IT-Schnittstellen zu jeder einzelnen Bank. Die Pflege all dieser Kommunikationskänale verursacht Kosten von bis zu 50.000 Euro pro Verbindung und Jahr. Auch die fehlende Transparenz der Finanzströme gerät angesichts steigender Compliance-Anforderungen in diesem sensiblen Umfeld zunehmend in die Kritik. Darüber hinaus wird die Einführung des Einheitlichen Europäischen Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) ab dem Jahr 2008 tiefgreifende Umgestaltungen mit sich bringen, zum Beispiel neue Zahlungsmethoden und Stammdatenänderungen bei Kontonummern und Bankleitzahlen.

Anwendungen in SAP FSCM

Anwendungen in SAP FSCM

Auf diese Herausforderungen reagiert SAP gleich zweifach: mit SAP Bank Relationship Management und SAP Integration Package for SWIFT, zwei neuen Anwendungen in von mySAP ERP Financials. Sie unterstützen den Datenaustausch mit Banken und der internationalen Society For Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT). Das Telekommunikationsnetz SWIFTNet steht auch Firmen, die nicht der Finanzindustrie angehören, für den Austausch von Zahlungsinformationen zur Verfügung. Auf diese Weise sparen sich die Unternehmen die Pflege von verschiedenen Schnittstellen für ihre Banken. SAP Integration Package for SWIFT und SAP Relationship Management stehen ab Mitte 2007 mit dem nächsten Enhancement Package von mySAP ERP 2005 zur Verfügung. Sie gehören zur Anwendungs-Suite SAP Financial Supply Chain Management (SAP FSCM).

Lückenlose Kontrolle

Die Anforderungen externer Wirtschaftsprüfer, die von den Verantwortlichen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und im Cash- und Treasury-Management erfüllt werden müssen, damit sie nicht wegen fehlender interner Kontrollmechanismen zur Rechenschaft gezogen werden, steigen ständig. So wird beispielsweise häufig verlangt, dass für die Freigabe von Zahlungen das Mehraugen-Prinzip gilt. SAP Bank Relationship Management hilft, diesen Anforderungen gerecht zu werden, und steigert mit einer höheren Rate an automatischer Datenverarbeitung (Straight-Through-Processing) gleichzeitig die Produktivität.
Der ausgehende Zahlungsverkehr kann revisionssicher gestaltet und der gesamte Lebenszyklus einer Zahlung von der Freigabe bis zur erfolgreichen Verbuchung des Kontoauszugs lückenlos überwacht werden. Für die Freigabe ausgehender Zahlungen ist unter anderem ein flexibles Mehraugen-Prinzip möglich. SAP Bank Relationship Management lässt sich beispielsweise so einrichten, dass Zahlungen mit einem Betrag von mehr als 10.000 Euro von zwei Mitarbeitern freigegeben werden müssen, während für Überweisungen niedrigerer Summen keine spezielle Freigabe erforderlich ist.

Zahlungsaufträge bündeln

Über eine spezielle Inbox, den so genannten Zahlungsmonitor, erhält jeder Anwender die ihm zugeordneten Zahlungsaufträge. Der Zahlungsmonitor zeigt sowohl die einzelnen Zahlungsanweisungen als auch Auftrags-Gruppierungen, so genannte Batches an. Einzelne Zahlläufe lassen sich mit SAP Bank Relationship Management nach beliebigen Kriterien, etwa nach Kreditorennummern, Zahlwegen oder der Höhe der Beträge, zusammenfassen. Auf diese Weise werden zum Beispiel Zahlungen an externe Kreditoren logisch von internen Überweisungen an andere Firmen eines Unternehmensverbunds unterschieden und in jeweils separaten Batches zusammengefasst. Dies reduziert die Bankgebühren und optimiert das automatische Ausziffern der Kontoauszüge. Insgesamt steigt die Effektivität des Zahlungsverkehrs.
Über eine „Drill down“-Navigation gelangt man aus dem Zahlungsmonitor zu den Ausgleichsbelegen und den Stammdaten von Banken oder Geschäftspartnern. Im Zahlungsmonitor können die Benutzer Zahlungen freigeben, ablehnen oder auf Wiedervorlage verschieben. Da sich die Anwender bei der Freigabe mit ihrer digitalen Signatur authentifizieren müssen, lässt sich problemlos nachvollziehen, wer in den Zahlungsprozess involviert war. Erst wenn alle notwendigen digitalen Signaturen vorliegen, erstellt SAP Bank Relationship Management einen Zahlungsträger. Der aktuelle Status einer Transaktion ist über den Zahlungsstatus-Monitor einsehbar.
Der Zahlungsstatus-Monitor dient außerdem als umfassendes und detailliertes Verzeichnis für Statusnachrichten vonseiten der Bank oder von SWIFT. Das sichere, multibankfähige Telekommunikationsnetz von SWIFT, SWIFTNet, ist über geschlossene und von den einzelnen Banken verwaltete Benutzergruppen (so genannte Member Administered Closed User Group, MA-CUG) auch für Firmen zugänglich, die nicht der Finanzindustrie angehören. Dieser Zugang wird ab 2007 um Benutzergruppen erweitert, die SWIFT selbst verwaltet. Damit müssen Unternehmen, die über mehrere Bankverbindungen verfügen, nicht Mitglied in verschiedenen MA-CUGs sein.

Direkter Draht zu SWIFT

Für die SWIFT-Statusnachrichten ist neben SAP Bank Relationship Management auch das SAP Integration Package for SWIFT notwendig. Damit können SWIFT-Nachrichten im Zahlungsstatus-Monitor von SAP Bank Relationship Management entgegengenommen, verarbeitet und angezeigt werden. SAP Integration Package for SWIFT zeigt auch Fehler an und gibt negative Statusmeldungen, falls die Zahlungsaufträge nicht erfolgreich verarbeitet werden können. Diese Meldungen lösen bei Bedarf bestimmte Workflow-Ereignisse aus, etwa die Benachrichtigung anderer Mitarbeiter, oder führen zu automatischen Folgeaktivitäten wie Stornobuchungen.
SAP Integration Package for SWIFT verarbeitet sowohl klassische FIN-Nachrichten (Financial Messages) – etwa die Zahlungsanweisung MT101 oder den Kontoauszug MT940 – als auch die neuen XML-basierten UNIFI-Nachrichtentypen (Universal Financial Industry) der International Organization for Standardization (ISO). Da die UNIFI-Nachrichtentypen auch Basis der neuen SEPA-Überweisungen und -Lastschriften und damit ein zentraler Pfeiler der SEPA sind, werden sie in Zukunft immer größere Bedeutung gewinnen. Auf Initiative der Europäischen Union soll SEPA ab 2008 die unterschiedlichen Zahlungsinfrastrukturen in Europa harmonisieren.

Mittler für eine reibungslose Datenverarbeitung

SAP Integration Package for SWIFT ist eine Java-basierte Erweiterung des File-Adapters der SAP NetWeaver Exchange Infrastructure. Die Anwendung bereitet unter anderem ausgehende Dateien für das proprietäre Übertragungsformat der SWIFT-Infrastruktur (SWIFT Alliance Access und Gateway) vor und wandelt im Gegenzug eingehende SWIFT-Nachrichten für die Verarbeitung in der SAP-Lösung um. SAP Integration Package for SWIFT verwaltet außerdem den lokalen Authentifizierungsmechanismus zwischen der SAP- und der SWIFT-Welt.
Die Anwendung stellt verschiedene vorkonfigurierte Prozess-Schnittstellen für die SWIFT-Kommunikationsdienste FIN und FileAct zur Verfügung. Diese unterstützen unter anderem die wichtigsten FIN-Nachrichten im Bereich der Kunden-Bank-Kommunikation, etwa den Zahlungsauftrag MT 101 oder die Kontoauszüge MT 940 und MT 942. Im Umfeld von UNIFI (ISO20022) stehen die Nachrichtentypen „Credit and Debit Transfer Initiation“ für Überweisung und Lastschrift, „Payment Initiation Status“ für den Zahlungsstatus sowie „Cash Management Advice and Statement“ für den Kontoauszug im Fokus. Darüber hinaus werden auch technische Prozess-Schnittstellen bereitgestellt, zum Beispiel positive oder negative Acknowledgement-Nachrichten, die Aufschluss darüber geben, ob eine Nachricht erfolgreich verarbeitet wurde.

Jürgen Weiss

Jürgen Weiss

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