Roadmap: OpenText ECM Suite

30. Mai 2011 von Daniel Hardt 0

Alles drin: ECM Suite kennt keine Angst vor Datenmengen (Grafik: Fotolia)

Alles drin: ECM Suite von OpenText kennt keine Angst vor großen Datenmengen (Grafik: Fotolia)

Die Roadmap zur ECM Suite von OpenText für SAP, konnte auf den OpenText Content Days, siehe Artikel „Unaufhaltbar: Unternehmen 2.0“, aus Zeitgründen nur angerissen werden.

Michael Cybala, Director Program- & Product Management for SAP Solutions bei OpenText, erklärte sich jedoch bereit, in einem Gespräch mit SAP.info ausführlicher zu werden. Neben einem Ausblick auf  langfristige Ziele, kamen vor allem die für 2011 und 2012 vorgesehenen Neuerungen zur Sprache:

  • Archiving und Document Access
  • Travel Receipts Management
  • Document Presentment
  • Extendend ECM
  • Employee File Management
  • Invoice Management und OCR

Die Basis: Archiving und Document Access

Michael Cybala erklärt die Produktstrategie von OpenText als „Out-of-the-Box“-System. Die meisten Lösungen sind vorgefertigte Komponenten, die als „Plug and Play“-Produkte schnell anpassbar sind und eine komplette Funktionalität besitzen.

Für dieses Baukastenkonzept ist es notwendig, dass die Lösungen auf einer konsistenten Plattform basieren. Die Basis bildet OpenText Archiving for SAP zur Archivierung von Daten und Dokumenten aus SAP-Anwendungen. OpenText Document Access for SAP setzt darauf auf, um eine einheitliche Sicht auf Daten aus SAP- und Fremd-Systemen zu ermöglichen.

Volltextsuche mit ArchiveLink Plus

Zum Ende des Quartals 3/2011 soll ArchiveLink Plus die Suche im Archiv erweitern. Zuvor auf drei Metadaten beschränkt, können dann mehrere Metadaten herangezogen oder eine Volltextsuche durchgeführt werden.

Roadmap ECM Suite for SAP (Screenshot: OpenText)

Roadmap ECM Suite for SAP (Screenshot: OpenText)

(Screenshot: OpenText)

Document Presentment: Rechnungen für Kundendialog nutzen (Screenshot: OpenText)

Reisekosten: Travel Receipts Management

Travel Receipts Management (TRM) ist ein neuer Teil der ECM Suite for SAP, dessen Release bereits erfolgt ist. TRM integriert sich in SAP Travelmanagement und verarbeitet per Fax, Barcode, Scan, Email oder Smartphone eingegangene Reisekostenbelege. Erstellt wird dazu ein Audit Dashboard, über Document Access werden die Daten ins Archiv transferriert. Auch ein Self Selfservice-Szenario inklusive Thumbnails ist vorhanden.

Integriertes OCR

Ab Quartal 1/2012 ist die automatische Klassifizierung von Belegen, automatisiertes Auslesen von Daten, mobile Belegerfassung und die Vereinheitlichung von Kreditkarten und E-Belegpuffern vorgesehen. Zudem wird eine Volltextsuche integriert und das Reporting erweitert. OCR, sprich Texterkennung per Scan, ist ebenfalls in Planung. Cybala merkt jedoch an, dass heterogene Dokumente dies zu einem komplexen Prozess machen.

Personalisierte Dokumente: Document Presentment

OpenText bietet Document Presentment seit der Akquise von StreamServe an.   Ausgehende Dokumente können hiermit personalisiert werden, so dass aus Massendokumenten – etwa Rechnungen – ein Kanal für Marketing und Kundendialog wird.

Arbeiten direkt aus SAP CRM

Bis Ende 2011 soll Dokument Presentment ein interaktives Kommunikationsmanagement beinhalten und in OpenText Archive und SAP CRM integriert sein. Review und Freigabe, Drag & Drop von Textfragmenten und die Erstellung personalisierter Dokumente auf Vorlagenbasis wird so aus dem CRM möglich.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: xECM & EFM 3.0

Endanwenderoberfläche Travel Receipts Management (Screenshot: OpenText)

Endanwenderoberfläche Travel Receipts Management (Screenshot: OpenText)

(Screenshot: OpenText)

xECM erweitert SAP-Prozesse um ECM (Screenshot: OpenText)

Das Flaggschiff: Extendend ECM for SAP

Extendend ECM for SAP oder kurz xECM bietet ein umfassendes Content Lifecycle Management inklusive Dokumentenmanagement, Kollaborations-Werkzeuge, Workflows, Records Management und Archivierung. xECM ist in verschiedene SAP Anwenderoberflächen integrierbar und erweitert SAP Prozesse wie Project, Quality und Enterprise Asset Management um ECM-Funktionen.

Das Records Management ermöglicht beispielsweise die Dokumenten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – MoReq in Kontinentaleuropa, DoD in den USA und TNA in Großbritannien –  zu verwalten.

Für den Produktmanager von OpenText ist xECM das Flaggschiff der ECM Suite, welches gewährleistet, dass auch über SAP-Anwendungen hinaus im Kontext von SAP-Prozessen gearbeitet werden kann. Über Browser und mobile Geräte haben Anwender außerhalb des SAP-Systems Zugriff auf Workflows und tragen zum kollaborativen Arbeiten bei.

Zugriff auf ECM Suite 10

Zurzeit nutzt xECM ein älteres Release der ECM Suite von OpenText (OT) – auch weil der Zertifizierungsprozess seitens SAP noch nicht abgeschlossen ist. Da das weit verbreitete SAP CRM zahlreiche Dokumententypen enthält, wünschen sich Anwender vor allem eine tiefergehende Integration und Standarisierung mit xECM. Deshalb, so Cybala, ist es das Ziel, dass xECM unmittelbar „Out-of-the-Box“ in SAP CRM funktioniert.

Fürs Quartal 3/2011 sieht die Roadmap vor, dass xECM auf OT Content Server, OT Enterpise Connect und OT Everywhere aus der aktuellen ECM Suite 10 zurückgreifen kann. Zudem soll die Integration mit SAP NetWeaver Portal und OT Viewer den Anwendern zugutekommen.

Personalakte: Employee File Management

Bereits verfügbar ist Employee File Management 3.0 (EFM), womit papierbasierte Unterlagen zu elektronischen Dokumenten umgewandelt werden. Weiterhin verwaltet EFM die digitalen Personalakten im System und regelt Zugriffbefugnisse von Nutzern. Anwender arbeiten aus SAP ERP HCM heraus, HR-Manager rufen Daten über ein spezifizierte SAP GUI auf.

EFM 3.0 ist mit SAP Employee Interaction Center für Shared Services (SAP EIC) und mit SAP HCM Processes & Forms von Adobe integriert – eine zunehmend für die Standarisierung von SAP Dokumenten und Formularen genutzte Software. Für Shared Services sind digitale Dokumente Voraussetzung, damit eine Auslagerung ökonomisch sinnvoll ist. SAP EIC stellt dazu die nötigen HR-Services bereit.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: VIM & Ausblick

(Screenshot: OpenText)

EFM 3.0 händelt digitale Personalakten (Screenshot: OpenText)

Weg der Rechnungsbearbeitung mit VIM (Screenshot: OpenText)

Weg der Rechnungsbearbeitung mit VIM (Screenshot: OpenText)

Rechnung begleichen: Vendor Invoice Management

80% aller Anwender von OT Invoice Capture Center (ICC) wählen auch die OCR-Funktion. ICC transformiert eingehende Rechnungen, die anschließend mit OT Vendor Invoice Management (VIM) bearbeitet werden. Die Eingangsrechnungsbearbeitung deckt lokale Marktanforderungen ab und sendet Daten ans SAP ERP, so dass die Zahlung erfolgen kann.

Shared Service Rollout

Im Bereich Rechnungen sieht Cybala eine steigende Nachfrage nach Shared Services. Der begonnene Rollout zur Unterstützung von SAP Shared Service Framework soll Mitte des Jahres abgeschlossen sein. Optimiert werden dadurch Steuerung und Automation von Informations- und Kundeninteraktionsprozessen, Backends wie OT-Software werden angebunden.

Zum selben Zeitpunkt ist die Analyse und Reporting via BusinessObjects Integration geplant. Gleiches gilt für mobile Rechnungsbearbeitung über OT Everywhere und die Optimierung des Financial Planning, so Cybala.

Was die Zukunft bringt

Die Präsentation zur Roadmap sieht als langfristige Ziele die Integration von Web Content, Dokumenten Management und Kollaboration mit SAP NetWeaver Portal und Enterprise Workspaces vor.

Wesentlich ist es laut Cybala, Portalnutzern eine flexiblere Verwaltung von Inhalten zu ermöglichen. Daher sollen SAP-zentrische Anwendungen vermehrt um kollaborative Komponenten erweitert werden. Zudem spielt die verstärkte Integration mit SAP Catalog Content Management eine Rolle.

Neue mobile Plattform

Im Bereich mobile Nutzung von ECM sieht Cybala OpenText auf einen guten Weg. Ein generelles Ziel ist es, die Standardintegration mit SAP zu vereinfachen. Mit der Übernahme von weComm im März 2011, ist allerdings eine neue Mobility-Plattform zu OpenText gekommen. Es gilt, diese sinnvoll mit der der eigenen Mobility-Plattform Everywhere zusammenzuführen.

OnDemand

Die strategische Frage lautet für Cybala, welche Rolle CRM in der Cloud spielen wird und was das für ECM-Lösungen bedeutet. SAP Business ByDesign ist ein interessanter Ansatz und CRM oder TRM onDemand hätten sicherlich die Chance, sich im Markt zu etablieren.

xECM

Für die zentrale Komponente wird eine Differenzierung angestrebt: Die Lösung soll zunehmend für die spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen optimiert werden.

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