SAP Business One bei Krazy Glue

Feature | 9. April 2008 von Christine Macfarlane 0

Krazy Glue klebt praktisch alles – sofort und dauerhaft. Aus diesem Grund kaufen Heimwerker und Handwerker überall in den USA und Kanada so große Mengen des Cyanoacrylatklebers, dass die Marke jedes Jahr zu den 50 erfolgreichsten im Handel zählt.

In Nordamerika wird Krazy Glue von Elmer’s Products Inc. vermarktet und von Toagosei America produziert.

Hinzu kommt die Marke Aron Alpha für industrielle Anwendungen: Sie umfasst zahlreiche Produkte für die Bereiche Fertigung, Automobiltechnik, Elektronik und Montage. Effektive Klebstoffe zum Verkleben von Metall und Keramik bei hohen Temperaturen sind bei Aron Alpha ebenso zu finden wie Spezialprodukte für schwer zu klebende Materialien, beispielsweise Nylon, Polyethylen und Polypropylen.

Klebstoffe und Dichtmassen haben in den USA ein Marktvolumen von etwa elf Milliarden Dollar. In der hart umkämpften Branche behaupten sich Toagosei America und die Muttergesellschaft Toagosei Japan mit immer neuen, stark nachgefragten Spezialvarianten. Krazy Glue und Aron Alpha sollen sich auch in Zukunft gut verkaufen und einen bedeutenden Anteil am weiteren Wachstum des Unternehmens haben.

Auf der Suche

Vor diesem Hintergrund begann die Unternehmensführung, über eine neue Geschäftssoftware nachzudenken. “Die Marke Krazy Glue ist in Nordamerika bereits sehr erfolgreich. Mit der Feinabstimmung für effizientere Prozesse in den Bereichen Produktion, Lager und Finanzen arbeiteten wir daran, dass dies auch in Zukunft so bleibt”, sagt Kentaro Oka, Controller bei Toagosei America.

Zu diesem Zeitpunkt verschickte das Unternehmen die Waren direkt nach der Produktion zu einem Großhändler im mittleren Westen der USA. Der Händler übernahm dann alle weiteren Aufgaben, von der Bestellung über die Fakturierung bis hin zum Versand und der Retourenabwicklung. Die Produktion wurde nur sehr allgemein gesteuert. “Wir haben einfach so viel produziert, wie wir konnten, und die Waren dann zu unserem Großhändler geschickt”, erzählt Oka. Dieser Ablauf machte zwar keine Probleme, doch Oka wusste, dass das Unternehmen mit einer effizienteren Produktion erfolgreicher wäre. Er wollte die Voraussetzungen schaffen, um das Produktionsvolumen besser vorherzusagen, zu planen und zu begründen.

Aus diesem Grund benötigte der Hersteller von Krazy Glue eine effektive Unternehmenssoftware. Dabei dachte niemand daran, einfach die bestehende Buchhaltungssoftware zu erweitern oder aufzurüsten. Für die Geschäftsführung war klar: Selbst mit ergänzender Funktionalität konnte sich das Unternehmen so nicht weiterentwickeln.

Oka und sein Team zogen mehrere Optionen in Betracht. Da die Muttergesellschaft bereits mit SAP-Software arbeitete, bekam das Angebot von SAP den Zuschlag. “Aus Erfahrung weiß ich, dass auf SAP Verlass ist”, betont Oka. “Einige andere Lösungen, die wir uns angesehen haben, sind weniger zuverlässig. Und bei SAP stimmt der Preis.” Der SAP-Partner Long Business Systems, Inc. (LBSi) im nahe gelegenen Strongsville, Ohio, demonstrierte die Einsatzmöglichkeiten von SAP Business One – und das Management von Krazy Glue war restlos überzeugt.

Anfang April 2007 begann die Implementierung der neuen SAP-Business-One-Lösung für Krazy Glue. Großes Augenmerk lag auf dem Produktionsmanagement und der Integration aller Geschäftsprozesse. Die Optimierung der Planung war Oka besonders wichtig: Hier galt es, die Materialanforderungen zu verwalten und die Nachfrage mit Szenarien vorherzusagen. Die Anwendung sollte auch automatische Nachfüllaufträge erstellen, um so einen Materialmangel in der Produktion zu vermeiden.

Erweitertes Angebot, neue Aufgaben

Bei der Implementierung stand von Anfang an nicht die Geschwindigkeit im Vordergrund – vielmehr ging es darum, jeden einzelnen Schritt möglichst genau zu überprüfen. Einen Monat nach Beginn des Projekts ergab sich ein weiterer Grund für einen besonders methodischen Roll-out. Zu diesem Zeitpunkt begann Toagosei America Inc. mit dem Vertrieb der Industrieklebstoffe der Produktlinie Aron Alpha. Um die beiden Geschäftsbereiche Krazy Glue und Aron Alpha unabhängig voneinander zu steuern, benötigte das Unternehmen getrennte Softwareumgebungen.

Tatsächlich erforderte Aron Alpha ein komplett neues Geschäftsmodell: Die Direktvertriebsgesellschaft benötigt Funktionalität für Kundendienst, die Bearbeitung von Aufträgen, die Rechnungsstellung sowie den Versand an die Kunden. Nichts davon war beim bestehenden Großhandelsgeschäft von Krazy Glue vorhanden. Zum Glück hatte das Unternehmen von vornherein eine neun bis zehn Monate dauernde Implementierung eingeplant.

Die Ergebnisse in den Griff bekommen

Im Laufe der Implementierung vervierfachte sich die Anzahl der Lizenzen – heute zählt das gesamte Büropersonal und das Management zu den Anwendern. SAP Business One wurde am 2. Januar 2008 eingeführt, als Krazy Glue gerade den Monatsabschluss für Dezember erstellte. Oka ist mit der Software sehr zufrieden, denn die Abschlüsse sind nun viel schneller fertig als früher.

Dank der neuen Anwendung verwaltet das Unternehmen nun die zwei unterschiedlichen Geschäftsbereiche ohne zusätzliches Personal. “Ohne SAP Business One hätten wir wegen des hohen Arbeitsaufkommens zwei weitere Mitarbeiter benötigt”, sagt Oka. Gleichzeitig hat das Unternehmen sein Absatzvolumen um fünf bis zehn Prozent gesteigert.

Zum Thema Effizienz bemerkt Oka: “Die Anwendung sendet uns dreißig bis vierzig Warnungen im Monat, weil Kundenrechnungen noch nicht beglichen sind. Wir stimmen dann sofort die Konten ab und haben dadurch einen besseren Überblick über den Cash-Flow.” Okas Lieblingskomponente in SAP Business One verbindet die Fertigung mit der Buchhaltung. Dank dieser Integration können sich die Anwender auf synchronisierte Daten aus dem Lagermanagement und der Finanzbuchhaltung verlassen.

“Ein Unterschied wie Tag und Nacht”

Ein weiterer Vorteil: Materialstammdaten lassen sich heute mit verschiedenen Kostenmodellen verwalten, um einen aktuellen Inventarwert nach Lager oder Artikel zu erhalten. Mit der integrierten Produktionsfunktionalität können die Anwender alle Arten von Materialrechnungen und Produktionsaufträgen effizienter bearbeiten als je zuvor. “Das ist ein Unterschied wie Tag und Nacht“, unterstreicht Oka.

Die Geschäftsführung von Krazy Glue will die Geschäftsprozesse weiter optimieren, um einen höheren Return on Investment zu erzielen. LBSi erweitert deshalb SAP Business One um zusätzliche Funktionen, etwa RFID.

Die Akzeptanz der neuen Anwendung im Unternehmen ist groß, auch das Top-Management steht dahinter und engagierte sich von Anfang an. “Unser Präsident hat jede Funktion ausprobiert. Er ist kein IT-Spezialist, sondern hat einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund – und er ist erstaunt, wie einfach SAP Business One zu bedienen ist.” Das gesamte Management-Team ist überzeugt: Nur mit Echtzeitdaten zu allen wichtigen Unternehmensprozessen können sie kluge Geschäftsentscheidungen treffen.

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