Die nächste Generation heizt ein

Feature | 22. August 2007 von admin 0

Stevenson Heating blickt auf eine lange Firmengeschichte zurück, die eng mit dem Gasheizofen verknüpft ist. Dieses Gerät hatte das englische Unternehmen Pettit and Smith kurz nach der Erfindung des Bunsenbrenners 1855 zum Patent angemeldet. Im Jahr 1927 war George Stevenson Tag und Nacht im südenglischen Bromley unterwegs, um Rohre zu verlegen, undichte Stellen auszubessern und um Gas- und Kohleheizungen zu installieren und zu reparieren. Nachdem Georges Sohn Peter das Installateurhandwerk in Kanada gelernt hatte, kam er wieder nach England zurück, übernahm das Geschäft von seinem Vater und vergrößerte die Zahl der Installateure von vier auf 45. Bis 1961 hatte Stevenson Heating Limited die Folgen des Zweiten Weltkriegs überstanden und begonnen, vorwiegend mit Gas zu arbeiten. Seit zwei Jahren steht mit Peters Sohn Paul nun die dritte Generation an der Spitze der Firma, die für das Geschäftsjahr 2007 Bruttoeinkünfte von über drei Millionen Pfund erwartet.
Familienunternehmen bauen auf vielen Schichten von Informationen, Wissen und Innovationen auf. Immer wenn eine Generation abtritt, wird den Methoden Respekt gezollt, die das Unternehmen voran gebracht haben. Der Name Stevenson Heating steht für erstklassiges Design, freundlichen Service und kompetente Installation. Doch dem jüngsten Stevenson war schnell klar, was er auf jeden Fall ändern musste – das papierbasierte Ablagesystem behinderte das Wachstum der Firma. Als das manuelle, zusammengeflickte System einen Siedepunkt erreichte, entschied sich Stevenson für den Einsatz von SAP Business One.

Zeit und Geld verbrennen

Als einziges Familienmitglied, das sich mit Computern auskannte, bot Paul Stevenson dem Unternehmen seine Hilfe in Sachen IT an. Kurz nach seinem College-Abschluss richtete er eine einfache Access-Datenbank und ein Sage 50 ERP-System für die Heizungsfirma ein. Über zehn Jahre lang wurden mit seiner Datenbank Arbeitsaufträge erstellt und ein Großteil des Tagesgeschäfts von Stevenson Heating nachvollzogen. Doch die Software war auf Fotokopien, Ablagesysteme und Schreibkräfte angewiesen. „Wenn man in unserem alten System Informationen finden wollte, musste man sich durch Stapel wühlen, Aktenschränke durchforsten, nach Zetteln greifen, sich nebenher Notizen machen und dann alles zusammenfügen,” erinnert sich der 34-jährige Stevenson.
Paul arbeitete fast sein ganzes Leben lang im Betrieb mit, doch selbst mit der Datenbank und dem Sage-System waren die Feinheiten des Geschäfts undurchsichtig und verwirrend. Bei mehr als 20 Gasheizungsinstallationen pro Woche, über 25 Serviceeinsätzen am Tag und einem gut besuchten Schalter für den Verkauf von Zubehör gerieten die Dinge schnell außer Kontrolle. Der Mangel an Transparenz bei Abläufen und Verfahren machte eine effiziente Lagerhaltung und Kostenkalkulation unmöglich. Beispielsweise nahmen Installateure am Morgen so viel Zubehör aus dem Lager mit, wie sie vermutlich an diesem Tag brauchen würden. Normalerweise brachten sie die unbenutzten Teile nach der Ausführung des Auftrags wieder zurück. Doch die besten Absichten überstanden oft die langen Arbeitstage nicht, und die ungenutzten Flansche, Thermoelemente und Fühlerrohre wurden bis zum Monatsende im Transporter des Heizungsbauers kräftig durchgeschüttelt. Manchmal kamen die Teile unbeschädigt zurück, aber meistens nicht.
Trotz dieser Unzulänglichkeiten verdiente Stevenson Heating Geld. Aber niemand wusste, wie viel es war, bis die Steuerberater am Jahresende gegen eine deftige Gebühr ihre Berechnungen überreichten. „Bevor wir unseren Jahresabschluss erhielten, arbeiteten wir nur nach unserem Bauchgefühl”, sagt Stevenson. „Und so kann man kein modernes Unternehmen führen”.

Solide Lösung gesucht

Als Paul Stevenson die Führung bei Stevenson Heating übernahm, begann er sofort mit der Suche nach einer ERP-Lösung. Er wollte das zusammengeflickte System ersetzen, mit dem die Firma über ein Jahrzehnt gekämpft hatte. „Als erstes musste ich mehr Kontrolle gewinnen, um zu sehen, wie das Unternehmen überhaupt funktioniert. Ich musste alle Informationen zur Hand haben, sonst hätte ich ständig meinen Vater fragen müssen, wo etwas war und warum es dort war”, erklärt Stevenson.
Er hatte jeden Job in der Firma gemacht, vom Terminplaner bis zum Installateur. Deshalb wusste Paul Stevenson, dass sie eine solide ERP-Lösung brauchten, die Service-Management, Bestandskontrolle, Buchhaltung, Finanzen und starke Reporting-Funktionen umfasste. Nach 18 Monaten Recherche hatte Stevenson eine lange Liste mit Lösungen, die dem Unternehmen aber nur 50 bis 60 Prozent der benötigten Funktionen gebracht hätten – das war einfach nicht genug.

Aufdrehen vor dem Winter

„Wir waren kurz davor, ein System von Grund auf neu aufzubauen, mit dem Programmieren anzufangen und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln”, sagt Stevenson. „Doch aus heiterem Himmel erhielten wir einen Anruf von Codestone Technologies. Der SAP-Partner zeigte uns SAP Business One, und das System hatte alles, was wir brauchten.” Schnell war Stevenson überzeugt, dass SAP Business One die richtige Lösung war, doch die eigentliche Hürde war die Implementierungsphase – eine tickende Uhr, die vier Monate rückwärts zählte. „Im Sommer ist bei uns wenig los, aber vom Zeitpunkt des Vertragsabschlusses war es nicht mehr lange bis zum Winter. Dann sollte das neue System funktionieren, da die Telefone in dieser Zeit heiß laufen”, sagt Stevenson.
Mit dem Ziel vor Augen, im neuen Geschäftsjahr bereits SAP Business One zu verwenden, arbeitete Stevenson während des gesamten Implementierungsprozesses eng mit Codestone Technologies zusammen. Laut Stevenson hielten sich die Störungen des täglichen Geschäfts in Grenzen. Die größte Herausforderung bestand darin zu gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter geschult wurde und sich mit SAP Business One auskannte. „SAP war wirklich das einzige Unternehmen, das unsere Anforderungen mit wenig Aufwand erfüllen konnte. Niemand sonst hätte das geschafft”, betont Stevenson.

Die Investition macht sich bezahlt

SAP Business One hat die täglichen Abläufe bei Stevenson Heating grundlegend verändert, und die Verbesserungen haben jeden erstaunt. Die Abteilungsleiter erhalten Unterstützung durch Echtzeitinformationen über offene Aufträge in ihrem Bereich, der Lagerbestand kann jetzt mit einem Just-in-Time-System niedriger gehalten werden. Neu angeschaffte Barcode-Scanner erlauben es Stevenson Heating, im morgendlichen Hochbetrieb die Bauteile schnell zu verkaufen, ohne dabei ein Chaos im Lager zu hinterlassen. „Für die Manager ist es sehr aufschlussreich zu sehen, auf welche Informationen sie jetzt schnell und einfach zugreifen können“, sagt Stevenson.
Laut Stevenson hat sich die SAP-Lösung schon allein wegen der nun vorhandenen Möglichkeit ausgezahlt, bei Aufträgen die richtigen Teile dabei zu haben und deren Ein- und Ausgang im Lager zu registrieren. Durch die Übertragung aller Papierdokumente in elektronische Dateien wurde die Zeit für die Bearbeitung von Kaufaufträgen um 90 Prozent reduziert.
Bald wird Stevenson Heating SAP Business One mit einer neuen E-Commerce-Lösung verbinden. Dann kann die Firma mit wenig Aufwand zusätzliche Einnahmen durch den Ersatzteilverkauf generieren. Außerdem ist der Familienbetrieb dabei, die Implementierung eines Systems für Pocket PCs abzuschließen. Die Software ermöglicht es, mit den tragbaren Geräten Informationen in Auftragsformularen zu sammeln und die benötigten Teile auszuwählen – danach werden die Daten sofort an SAP Business One übertragen. Stevenson Heating ist nun in der Lage, die Dinge direkt anzugehen anstatt zu reagieren. „In der Vergangenheit hatten wir stapelweise Papier mit Daten, die wir in unser Rechnungswesen eingeben mussten. Die Stapel wurden nie kleiner, sondern immer nur größer während des Winters. Heute suche ich die Stapel, aber es gibt keine mehr”, freut sich Stevenson.
Paul Stevensons Vater hat immer noch ein Auge auf das Geschäft, und obwohl die Aktenschränke und Schreibmaschinen im Unternehmensalltag ausgedient haben, lässt Paul sie stehen. SAP Business One sorgt für ein gutes Geschäft, aber Taktgefühl stellt sicher, dass ein Familienbetrieb rund läuft.

Tags: ,

Leave a Reply