SAP Business One: Intelligent, intuitiv

Feature | 8. August 2007 von admin 0

Die intuitive Navigation und die einfache Konfiguration gehören zu den großen Stärken von SAP Business One . Obwohl die Lösung wichtige Kerngeschäftsprozesse wie CRM, Bestandsführung, Fertigung und Finanzmanagement abdeckt, ist sie so leicht anzupassen und zu bedienen, dass viele Anwender nur wenig Schulung benötigen, manche sogar gar keine.
Hier stellt sich die Frage, welche Eigenschaften des Softwaredesigns für diese Anwenderfreundlichkeit verantwortlich sind? Michaela Zwinakis, Vice President des Bereichs Solution Marketing, SAP Small Business meint dazu: „SAP Business One bietet ein vertrautes Bild mit Ordnern für die Navigation in den wichtigsten Feldern und Menüs.” Die meisten Anwender kennen diese Oberfläche bereits von Microsoft Windows. SAP Business One ist integriert mit weit verbreiteten Anwendungen wie Microsoft Word, Outlook und Excel und bietet gleichzeitig die leistungsstarke SAP-Funktionalität für das Reporting und die Datenanalyse.
„SAP Business One wurde von Grund auf für kleine Unternehmen konzipiert“, sagt Zwinakis. Zwar führen die Kunden die erste Implementierung und Konfiguration häufig mit einem SAP-Partner durch, doch sie können die Lösung mit Hilfe einfach zu konfigurierender Merkmale und Funktionen auch selbst an ihre Anforderungen anpassen.

Formulare und Berichte individuell anpassen

Wie Martin Maguth, Solution Manager für SAP Business One erläutert, verfügt die Anwendung über ein Administrationsmodul. Es enthält zwei Ordner, „Systeminitialisierung“ und „Definition“, in denen sämtliche Pfade und Menüs zu finden sind, die kleine Firmen für die individuelle Konfiguration der Lösung benötigen.
Der Ordner „Systeminitialisierung“ enthält Daten wie die verwendete Sprache und Währung, Bankkonten, Steuerkennzeichen, Fabrikkalender und andere organisatorische Details. Der Ordner „Definition“ umfasst Unterordner zur Konfiguration einzelner Geschäftsfunktionen. So können Anwender in der Funktionalität für Finanzwesen unter anderem Einstellungen für Einkaufs- und Frachtkosten vornehmen.
Maguth verweist auf eine lange Liste konfigurierbarer Funktionen. SAP Business One bietet die Möglichkeit, Formulare, Abfragen und Berichte individuell anzupassen. Anwender können Firmendaten für Kunden, Lieferanten oder Partner eingeben und aktualisieren. Ein Beispiel dafür ist die Konfiguration einer Firmenauswahlliste. Will ein Anwender eine Firma hinzufügen, benötigt er zunächst die entsprechende Berechtigung vom Systemadministrator. Anschließend klickt er lediglich auf die Taste „Neu“ und gibt die Firmendaten ein.
Ein weiteres komfortables Merkmal ist der Abruf von Detailinformationen mit Hilfe von orangefarbenen Pfeilen. Will ein Anwender beispielsweise die Geschäftspartnerdaten zu einer angezeigten Rechnung einsehen, muss er nicht erst mit der rechten Maustaste klicken und eine Suche starten. Ein Klick auf einen orangefarbenen Pfeil genügt und die Anwendung zeigt die zugehörigen Informationen an. „Auf diese Weise lässt sich ganz leicht abrufen, was hinter einer angezeigten Information liegt“, betont Zwinakis. „Das kommt Anwendern in kleinen Firmen, deren Zeit und Ressourcen begrenzt sind, sehr entgegen.“
„Normalerweise sind Anwender mit Windows vertraut und finden es daher sehr einfach, genau an die gewünschte Stelle zu gelangen“, betont sie. Anders als manche großen ERP-Anwendungen, bei denen selbst für einfachste Prozesse sämtliche Schritte streng vorgegeben sind, zwingt SAP Business One die Anwender nicht, ein Fenster zu verlassen und ein anderes zu öffnen. Sie steuern die Konfigurations- und Navigationsprozesse indem sie auf die Elemente der Oberfläche, auf die sie zugreifen müssen, zeigen oder klicken.

Auch Administratoren haben’s leicht

Für Administratoren bietet SAP Business One ebenfalls eigene, einfach zu konfigurierende Funktionen. Sie können Hilfsprogramme beispielsweise für Datensicherungen, -import und -export so konfigurieren, dass diese Aufgaben in bestimmten Zeitabständen automatisch erledigt werden. Bei der Einführung von SAP Business One lassen sich zudem problemlos Kontenpläne und Steuerkennzeichen anpassen, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen und nationale und internationale Vorgaben einzuhalten – auch dafür ist nicht unbedingt die Unterstützung durch den Implementierungspartner notwendig.
SAP Business One bietet außerdem die Möglichkeit, den meisten Formularen eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern hinzuzufügen. Das kann auf Kopf- beziehungsweise Belegebene oder auf Positions- und Detailebene geschehen. Administratoren steuern über Berechtigungscodes, wer solche Felder hinzufügen darf.
Als Beispiel für die leichte Konfiguration erläutert Maguth die Schritte, mit denen ein Administrator ein neues Anwenderprofil in SAP Business One anlegt: Das Menü öffnen, „Administration“ wählen, dann „Definition“, anschließend „Allgemein“ und „Anwender“. Es erscheint ein Bild zum Einrichten eines Benutzerprofils. Dann gibt der Administrator einen Benutzercode oder Benutzernamen mit Kontaktinformationen, dem Benutzertyp und einem Initialkennwort ein. Abgeschlossen wird der Vorgang durch Anklicken der Taste „Hinzufügen“.

Eine Erfolgsgeschichte

Als Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von SAP Business One nennt Maguth einen kleinen Erzeuger von Bioprodukten, der die Anwendung so konfigurierte, dass sie seine Anforderungen an die Bestandsverfolgung, Preisfindung und Kundenauftragsabwicklung abdeckt. Die Firma stellte ihre IT von einem eigenentwickelten Legacy-System ohne Ausfallzeit oder Anwenderschulung auf die SAP-Lösung um. Heute kann der Betrieb speziell auf das integrierte Werkzeug „XL Reporter“ nicht mehr verzichten, denn es zeigt detaillierte, integrierte SAP-Daten im vertrauten Microsoft-Excel-Format an.
Doch das ist nur ein Beispiel von vielen: Immer mehr Unternehmen erzielen mit SAP Business One überzeugende Ergebnisse. Bei über 14.000 Kunden unterstützt die Lösung die Geschäftsprozesse und hält gleichzeitig die Komplexität und den Aufwand für die IT gering. Für Zwinakis hat das einen einfachen Grund: „SAP Business One ist speziell für kleine Unternehmen integriert und vereinfacht.”

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