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Verliebt in SAP Business One

28. Juli 2016 von Iain Bate 0

In diesem Interview erfahren Sie, wie Sie mit SAP Business One im gesamten Unternehmen Abläufe straffen können und wie der Reinigungsdienstleister Cagney Contract Cleaning nun dank seiner ERP-Lösung größere Aufträge bearbeiten kann.

Cagney Contract Cleaning ist ein mehrfach ausgezeichnetes Unternehmen, das in Irland Reinigungsdienstleistungen und damit verbundene Services für einen breiten Kundenstamm anbietet. Vor fast zehn Jahren führte das Unternehmen die Lösung SAP Business One ein, um mit der Unterstützung des britischen SAP-Gold-Partners Milner Browne Geschäftsabläufe besser zu steuern.

Linda Martin, die Verwaltungsleiterin bei Cagney Contract Cleaning erzählt, welche Vorteile die Lösung dem Reinigungsdienstleister gebracht hat und wie Sie gewissermaßen zum Fan von SAP Business One geworden ist.

Welches System haben Sie vor der Einführung von SAP Business One genutzt?

Wir haben mit Access Accounting gearbeitet – das war allerdings eine reine Finanzsoftware. Außerdem hatten wir eine separate Datenbank für Kunden und Lieferanten und verwendeten viele Kalkulationstabellen für verschiedene Abläufe im Unternehmen. Ansonsten nutzten wir keine weiteren Systeme. Vor der Einführung von SAP Business One im Oktober 2008 dokumentierten wir tatsächlich fast alles auf Papier, auch Aufträge und Lieferscheine.

Warum hat sich Ihr Unternehmen dazu entschieden, SAP Business One einzuführen? Haben Sie noch weitere Lösungen in Betracht gezogen?

Wir mussten unsere Lagerbestände im System erfassen – das war einer unserer Beweggründe. Unsere frühere Buchhaltungssoftware hat für unsere Bedürfnisse nicht mehr ausgereicht und ein Upgrade oder eine Erweiterung standen an. Wir haben uns daraufhin mit einem Berater unterhalten und er schlug uns SAP Business One vor.

Wir haben beim Vergleichen der Lösungen festgestellt, dass SAP Business One weitaus mehr Funktionalitäten mitbrachte, als wir zuerst dachten. Also haben wir uns dazu entschieden, die Software zu implementieren. Die Investition in die Software fiel damals zwar höher aus als das Budget, das wir dafür vorgesehen hatten. Allerdings wussten wir, dass wir einen gewissen Teil der inbegriffenen Tools für unser Unternehmen nutzen konnten. Deshalb fiel unsere Wahl auf SAP Business One. Das Unternehmen vergrößerte sich zunehmend und wir brauchten eine Lösung, die mit uns mitwachsen konnte.

Auf welche Probleme waren Sie gestoßen, als Sie sich für SAP Business One entschieden?

Es gab keine zentrale Verwaltung. Auf unser altes System hatte abgesehen von den Buchhaltern niemand Zugriff, auch keine Servicemitarbeiter oder Führungskräfte. Außerdem hatten wir Probleme mit unseren Lagerbeständen. Einer der großen Unterschiede zwischen unserem alten und unserem neuen System ist die Möglichkeit zur Bestandsverwaltung. Mit SAP Business One haben wir den Prozess für Materiallieferungen an Mitarbeiter vor Ort oder an Kunden komplett umgestellt.

Zuvor mussten wir zeitweise einen weiteren Arbeiter beschäftigen, der unserem Lagerleiter zur Hand ging. Dank SAP konnten wir Stellen einsparen und Aufträge mit nur einem Einkaufsleiter abwickeln – und das, obwohl unser Unternehmen immer größer wurde. SAP hat uns die Tools zur Verfügung gestellt, mit denen wir uns effektiv mit dritten Vertriebspartnern abstimmen und weiterhin alle genauen Informationen in unserer Datenbank behalten. Dank der Analyse vom Kundenauftrag über den Lieferanten bis hin zur Rechnung an den Kunden können wir alles genau nachvollziehen.

Als wir die Software implementierten, hielten wir unsere unternehmensinternen Anforderungen fest. Wir wollten, dass Benutzer auf alles zugreifen konnten und dass sich unsere Kundenbeziehungen verbesserten. Wir nutzten damals ein manuelles System für Aufträge und es war sehr arbeitsintensiv, Berichte zu Aufträgen zu erstellen. Besonders interessant fanden wir bei SAP Business One das Modul für das Personalwesen. Cagney hatte noch überhaupt kein System für die Personalwirtschaft im Einsatz – nur für die Gehalts- und Lohnabrechnung. Bedarf hatten wir außerdem bei der Berichterstattung, da wir unsere Kostenkalkulationen effizienter analysieren mussten.

Besonders interessant fanden wir bei SAP Business One das Modul für das Personalwesen.

Wie hat Sie SAP Business One bei Ihrer Rolle als Verwaltungsleiterin unterstützt?

Ich kümmere mich um die Verwaltung von Finanzvorgängen. Dank der Software kann ich meine Aufgaben trotz Wachstum mit gleichbleibender Belegschaft erledigen.

Kollegen im Büro sagen häufig im Spaß, dass ich regelrecht verrückt nach SAP Business One sei. Manche sprechen sogar von Verliebtheit. Vor Kurzem besuchte mich ein Mitarbeiter einer anderen Firma, die ebenfalls SAP Business One im Einsatz haben. Dieses Unternehmen nutzte die Software nur für Finanzprozesse. Er schaute mir einige Stunden über die Schulter, um zu erfahren, wie wir die Software für Servicegespräche und -maßnahmen einsetzen und wie Vertriebs- und Service-Teams miteinander über SAP Business One kommunizieren, Termine festlegen und Mitarbeitern Aufgaben zuteilen können.

Sie arbeiten nun seit fast zehn Jahren mit SAP Business One. Konnten Sie Ihre Kosten in diesem Zeitraum reduzieren?

Natürlich haben wir Kosten eingespart. Mit Finanzanalysen konnten wir unseren Cash-Flow optimieren. Zudem hat uns die Software dabei unterstützt, als Unternehmen effizienter zu arbeiten und unseren Kundenservice zu verbessern.

Bleiben wir bei den Finanzen: Konnte SAP Business One Ihr Unternehmen dabei unterstützen, ihren Cash-Flow mit exakteren Abrechnungen zu optimieren?

Die Qualität der Berichte zu Revisionsergebnissen ist gestiegen. Wir wollten eine eindeutige Finanzberichterstattung für unsere Geschäftsführer. Ich habe zwar bisher noch keine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, allerdings bin ich mir sicher, dass wir mit dem alten System heute mehr Mitarbeiter beschäftigen würden.

Konnten Sie mit SAP Business One die Beziehung zu Ihren Kunden stärken, indem Sie schneller auf Probleme reagieren?

Unsere Kundenbeziehungen haben sich verbessert. Wenn beispielsweise ein Kunde wissen möchte, wie lange und wie häufig wir bei ihm waren oder wie viele Produkte er innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestellt hat, können wir die Informationen ganz einfach in SAP Business One abfragen. So können wir Anfragen schneller beantworten und auf unsere Kunden eingehen. Das klingt vielleicht nach einer grundlegenden Sache, aber dazu waren wir vorher nicht in der Lage. Wir setzen SAP häufig zur Verwaltung der Kundenbeziehungen ein. Mit SAP Business One sind unsere Daten für mehr Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich. Mit unserem alten System konnten wir keine neuen Konten erstellen oder Aktivitäten für Serviceanrufe anlegen. Aber jetzt sehen wir den gesamten Verlauf unserer Kundeninteraktionen als Referenz. Wir erfassen Beschwerden und Lob in SAP Business One. Deshalb ist es mehr als nur ein Abrechnungssystem für uns.

Dank SAP Business One können wir Anfragen schneller beantworten und auf unsere Kunden eingehen.

War es für Ihr Unternehmen durch den Einsatz von SAP Business One einfacher, Projekte termingerecht zu liefern?

Auf jeden Fall. Mithilfe der Software ist unser Unternehmen gewachsen und das System hat sich mit angepasst. Wir wären wahrscheinlich ohne das System mit einigen der großen Aufträge nicht zurechtgekommen, die wir in den vergangenen Jahren angenommen haben. Das ist wirklich ein Luxus, sich beim Vertriebsteam darüber zu beklagen, dass sie zu große Aufträge an Land ziehen. Aber wir haben mit SAP Business One eine Möglichkeit gefunden, damit umzugehen.

Wie hat sich Ihre Effizienz und Produktivität insgesamt entwickelt?

Alles ist besser geworden. Unsere Finanzberichterstattung und die Zusammenstellung der Zahlen gehen uns einfacher von der Hand. Wir müssen auch nicht mehr Wochen darauf warten. Wir sind schneller und pünktlicher.

Es gibt verschiedene Kniffe, wie das Kopieren und Einfügen von Excel in SAP, die uns bei externen Aufträgen geholfen haben. Wir haben auch Mitarbeiter vor Ort, die keinen Zugriff auf SAP haben. Sie können allerdings Aufträge an uns schicken und wir kopieren sie und fügen sie in einen Kundenauftrag ein.

Vorlagen für wiederholte Kundenaufträge machen uns das Leben ebenfalls leichter. Beispielsweise haben wir Kunden für den gleichen Service jeden Monat den gleichen Betrag in Rechnung gestellt. Selten hat sich der Preis dafür verändert und deshalb haben wir die Vorlage für wiederkehrende Transaktionen viel genutzt. Allerdings bedeutet das Datenduplizierung. Mit SAP Business One müssen wir viel weniger Zeit dafür aufwenden, diese Daten zu erfassen.

Haben Sie jemals die Rendite für SAP Business One berechnet?

Das kann ich schwer beurteilen, da wir nach all diesen Jahren den Einsatz von SAP Business One gewohnt sind. Für uns ist es selbstverständlich, dass alles einfach und leicht geht. Seit der Einführung von SAP sind unsere jährlichen Verkaufszahlen deutlich gestiegen, da unser Unternehmen gewachsen ist. Um Geschäftsabläufe effizient zu steuern, braucht jede Firma ein gutes System, mit dem sie die Unternehmensziele erreichen kann.

Seit 2008 ist unsere Mitarbeiterzahl und die Anzahl der Reinigungsdienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten, von 350 auf 550 gestiegen. Wir konnten Verwaltungsmitarbeiter trotz schwieriger Phasen weiter beschäftigen, da Datenanalysen und -prognosen im SAP-System möglich waren.

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Dieses Interview erschien ursprünglich auf der Webseite von Milner Browne.

Foto: Shutterstock

 

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