Global angebunden dank SAP Business One

23. Juli 2013 von Andreas Schaffry 0

Foto: DeLaval

Foto: DeLaval

Ein Farmbetrieb in Kolumbien will seine veralteten Melkstände modernisieren, um damit künftig die Produktivität zu erhöhen. Er ordert daher bei der kolumbianischen Verkaufsniederlassung von DeLaval eine Komplettlösung, die von Melkständen, über Futteranlagen bis hin zum Kühlsystem reicht. Diesen Kundenauftrag wie auch alle anderen erfassen die DeLaval-Mitarbeiter in Kolumbien heute mit SAP Business One.

Ist der Auftrag als Verkaufsbeleg angelegt, können die Auftragsdaten direkt in den Beschaffungsbeleg übernommen werden, wenn sie im lokalen Bestand nicht vorhanden sind. Dieser wird nach Freigabe, die manuell in SAP Business One erfolgt, an das zentrale SAP-ERP-System der DeLaval Services GmbH, den globalen Logistik- und IT Dienstleister der DeLaval-Gruppe in Glinde bei Hamburg, übermittelt und dort verbucht. Dabei wird im Zentrallager automatisch eine Bestellung ausgelöst und die Auslieferung der bestellten Melksysteme veranlasst.

SAP Business One: 30 Minuten pro Bestellung gespart

In diesem Fall können die georderten Produkte sofort von Deutschland nach Kolumbien geliefert werden. In der DeLaval-Zentrale wird anhand der Bestelldaten zudem der voraussichtliche Liefertermin ermittelt und systemgestützt an die kolumbianische Verkaufseinheit übermittelt. Somit kann diese dem Kunden sehr genau sagen, wann er die bestellten Melksysteme erhält. Seitdem die kolumbianische Vertriebstochter über SAP Business One mit der SAP-Lösung in der Zentrale verbunden ist, laufen interne Geschäftsprozesse dort durchgängig und weitgehend ohne manuelle Eingriffe.

Wie DeLaval zum weltweit agierenden Unternehmen wurde

Wieso sich DeLaval für SAP Business One und nicht für SAP Business ByDesign entschied

Wie DeLaval Verkaufsfilialen in Südafrika, der Türkei und der Ukraine eingebunden hat

Wie DeLaval hunderttausende Stammdaten schlank hielt

 

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Wie DeLaval zum weltweit agierenden Unternehmen wurde

Konstantin Reidel, IT-Architect Information Services bei DeLaval Services GmbH (Foto: DeLaval

Konstantin Reidel, IT-Architect Information Services bei DeLaval Services GmbH (Foto: DeLaval)

Das macht Betriebsabläufe wie die Auftragsabwicklung oder die Bestellung und Auslieferung der Produkte bis hin zu Rechnungsstellung und -versand sowie dem Zahlungseingang transparenter und nachvollziehbarer als bisher. „Zudem sparen wir heute allein durch das elektronische Bestellwesen bei jedem internen Bestellvorgang rund 30 Minuten ein. Hochgerechnet auf einen Monat macht das viele Arbeitsstunden aus“, verdeutlicht Konstantin Reidel, IT-Architect Information Services bei DeLaval Services GmbH.

Die ursprünglich 1883 von Gustaf de Laval, dem Erfinder des Cream Separator – einer Zentrifuge zum Abscheiden des Rahmes bei Milch –, gegründete Firma ist heute ein international in mehr als 100 Ländern agierender Konzern. Das Unternehmen, das zur Tetra-Laval-Gruppe gehört, hat 16 Produktionsstätten sowie 50 Vertriebsgesellschaften und lokale Vertriebsorganisationen. „Für unser weltweit agierendes Unternehmen werden durchgängige Abläufe auf der Grundlage moderner Informationstechnologie immer unverzichtbarer“, weiß Konstantin Reidel.

Weltweit, standortübergreifend standardisieren und Prozesse zentralisieren

Ein wichtiger Bestandteil in der Geschäftsstrategie von DeLaval ist, die Betriebsabläufe standortübergreifend zu standardisieren und zu harmonisieren sowie bestimmte Prozesse, wie etwa die Exportabwicklung, zu zentralisieren. Dadurch sollen Geschäftsrisiken minimiert und Compliance-Richtlinien noch besser erfüllt werden. Zur Risikominimierung soll auch die Trennung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen beitragen. Dazu will man die in der Zentrale definierten Prozesse als Standard sukzessive in den Töchtern etablieren – soweit rechtlich möglich.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Wieso sich DeLaval für SAP Business One und nicht für SAP Business ByDesign entschied

IT-technisch setzt DeLaval dieses Vorhaben auf Basis einer Two-Tier-ERP-Strategie um. Größere Gesellschaften werden in den zentralen SAP-Mandanten integriert, der im Rechenzentrum in Hamburg betrieben wird. Laut Konstantin Reidel wäre in kleinen Vertriebs- und Serviceeinheiten, die zwischen fünf und 40 Mitarbeiter beschäftigen, der Rollout von SAP ERP in puncto Lokalisierung, Customizing und im Hinblick auf die Einrichtung von Werken und Buchungskreisen zu komplex und zu teuer gewesen.

Die Verantwortlichen prüften daher Produkte verschiedener Softwarehersteller, darunter auch SAP Business One und die On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign. „Wir haben uns für SAP Business One entschieden, weil wir diese Lösung aufgrund unserer Integrationsanforderungen im eigenen Rechenzentrum und damit nahe an unserem ‚ERP-Mutterschiff‘ betreiben können“, erklärt Reidel. Verknüpft sind die SAP-Lösungen über die Middleware „SAP B1i“.

Nahe am „ERP-Mutterschiff“: On-Premise- statt On-Demand-Strategie

Reidel will diese Entscheidung aber nicht als Misstrauensvotum gegen eine ERP-Lösung im SaaS-Cloud-Betrieb verstanden wissen: „Es war einfach so, dass wir mit der On-Premise-Lösung unsere strategischen Ziele an eine integrierte IT-Landschaft am besten umsetzen konnten“. Für SAP Business One sprach auch die bedienerfreundliche Oberfläche. Der Umgang mit der Software kann in zwei Tagen erlernt werden; ein nicht unwichtiger Aspekt, da in den kleinen Verkaufsgesellschaften die Mitarbeiter häufig wechseln. Durch den Rollout wird zudem sichergestellt, dass diese Mitarbeiter nur die Prozesse ausführen, zu denen die sie gemäß ihrer Rolle berechtigt sind.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Wie DeLaval Verkaufsfilialen in Südafrika, der Türkei und der Ukraine eingebunden hat

Außer Kolumbien sind mit Indien, Südafrika der Türkei und der Ukraine aktuell vier weitere Verkaufsfilialen über SAP Business One an SAP ERP angebunden; rund 100 Endanwender arbeiten derzeit mit der Lösung, die über ein Template in den kleinen Verkaufstöchtern etabliert wird. Darin sind Print-Layouts und Nummernkreise bereits vordefiniert. In der Lösung werden dann noch die Lokalisierungseinstellungen vorgenommen und diese wenn erforderlich den legalen Anforderungen vor Ort angepasst. Demnächst steht der Go-Live in Südkorea an.

Dank der IT-gestützten Prozesse bestellen und verkaufen die Vertriebsbüros heute ausschließlich Produkte und Materialien die auch lieferbar sind, denn ihre Materialstammdaten sind stets auf dem aktuellen Stand. Setzt die Zentrale den Status für ein Produkt oder ein Material in SAP ERP auf auslaufend, ist diese Information binnen weniger Minuten in den Filialen verfügbar, die SAP Business One bereits einsetzen.

300.000 Materialstämme automatisch abgleichen – nicht mehr manuell

Früher mussten diese Filialen die Artikelnummern mit der Zentrale umständlich und zeitaufwendig manuell abgleichen. Bei Bestellabwicklungen, die aus 500 oder mehr Einzelpositionen bei Projektgeschäften bestehen konnten, war dies zudem eine signifikante Fehlerquelle. „Es kam vor, dass die Filialen noch veraltete Artikelnummern führten, obwohl die Teile nicht mehr lieferbar waren und damit nicht beschafft werden konnten“, verdeutlicht Konstantin Reidel.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Wie DeLaval hunderttausende Stammdaten schlank hielt

DeLaval führt im Hauptkatalog des SAP-Systems rund 300.000 Materialstammdaten. Damit die Stammdaten in den Verkaufs- und Service-Filialen schlank bleiben, war es nötig nur Informationen zu den Produkten in eine Gesellschaft zu replizieren, die diese auch tatsächlich verkauft und betreut. Dafür nutzt DeLaval eine IDOC-Schnittstelle in Verbindung mit der Abonnement-Funktion aus dem „eCatalog“ des SAP-Partners coresystems, dessen Zusatzlösung „coresuite country package“ ebenfalls eingesetzt wird.

Auch die Geschäftsleitung profitiert von der Anbindung der Filialen. Die in SAP Business One erfassten Finanz- und Logistikkennzahlen fließen per SQL-Schnittstelle direkt in das zentrale SAP NetWeaver Business Warehouse und können somit täglich ausgewertet werden. Per Drilldown lassen sich die Umsätze für jedes Produkt genau analysieren.

Mit Analysen die Absätze genauer planen

Somit werden Markttrends schnell erkannt und Absätze lassen sich besser planen. „Davor übermittelten die Filialen ihre Kennzahlen für das Finanz-Reporting einmal im Monat“, erinnert sich Reidel.  Zugleich lassen sich durch ein Bestands-Reporting jetzt auch die Bedarfe der Filialen wesentlich genauer vorhersagen und so die Wiederbeschaffungsprozesse in den Zentrallägern besser steuern.

Tags: , , , ,

Leave a Reply