SAP ERP statt InforAS

Feature | 29. Januar 2014 von Andreas Schaffry 0

Foto: Ulrich Stegmann, IT-Leiter Steute

Foto: Ulrich Stegmann, IT-Leiter steute

Ulrich Stegmann, EDV-Leiter bei der steute Schaltgeräte GmbH & Co. KG, lehnt sich zurück. Soeben hat das Unternehmen die Geschäftslösung SAP ERP auf einen Schlag in der deutschen Zentrale in Löhne, der steute Online Schaltgeräte GmbH & Co. KG in Bünde und der Niederlassung in Frankreich erfolgreich in Betrieb genommen.

SAP-Rollout jetzt in China

IT-Landschaft und Datenhaltung konsolidieren: Das war der Zweck des Umbaus für Stegmann, der sich davon eine modernere, zukunftssicherere IT-Architektur und effizientere Geschäftsprozesse verspricht. Inzwischen arbeitet auch die Niederlassung in Italien mit der neuen ERP-Lösung. Über einen zentralen SAP-Mandanten lassen sich auch neue Niederlassungen im Ausland flexibel einbinden lassen. Aktuell wird ein SAP-Rollout im Produktions- und Montagewerk in China gemacht, das im April 2013 den Betrieb aufnahm.

steute ist spezialisiert auf die Entwicklung und Fertigung von Schaltgeräten, Sensoren und Steuereinheiten zur Industrie- und Gebäudeautomation sowie für die Medizintechnik und wächst stetig. Betrug 2006 der Jahresumsatz etwas mehr als 20 Millionen Euro knackte die Firma bereits 2011 die 30-Millionen-Euro-Grenze. Auch die Entwicklungs-, Produktions- und Lagerkapazitäten werden laufend erweitert. 2012 erfolgte in Löhne der Spatenstich für ein neues Produktionsgebäude und eine weitere Lagerhalle, zugleich bezog steute ein neu errichtetes Entwicklungszentrum.

Zu den neuen Produkten gehören zum Beispiel kabellose Sicherheitsschalter, die per Funkprotokoll mit einer Maschine kommunizieren. Diese erzeugen sogar den nötigen Strom nach dem Prinzip des „Energy Harvesting“ selbst, ziehen also elektrische Energie aus Quellen wie Umgebungstemperatur, Vibrationen oder Luftströmungen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP Global Trade and SAP Business Objects BI nun im Einsatz

SAP ERP ersetzt bei steute eine heterogene IT-Landschaft, die über Jahre gewachsen war. Sie bestand aus dem ERP-System InforAS, Eigenentwicklungen und IT-Lösungen von Drittanbietern. „Unsere IT-Landschaft glich einem großen Schiff, das sich nur schwer manövrieren ließ, weil zu viele Beiboote an ihm hingen. Im Vergleich dazu haben wir mit SAP ERP ein Schnellboot, das sich flexibel steuern lässt“, verdeutlicht Ulrich Stegmann den Unterschied zwischen früher und heute.

Den Anstoß für das IT-Projekt gab eine Analyse der Betriebsabläufe und IT-Prozesse, mit der steute eine externe Beratungsfirma beauftragt hatte. Das Resultat: Durch optimierte Prozesse und bessere IT-Unterstützung könnten pro Jahr Kosten im sechsstelligen Euro-Bereich eingespart werden. Die Analyseergebnisse bildeten auch die Grundlage zur Definition der künftigen Prozessanforderungen und zur Erstellung des Lastenhefts für die Softwareauswahl.

SAP Global Trade und SAP Business Objects BI nun im Einsatz

Bei der SAP-Implementierung, die vom ersten Kick-off bis zum Produktivstart lediglich 15 Monate dauerte, zählten die Verantwortlichen auf die Unterstützung des SAP-Partners treorbis aus Hamburg. Zusammen mit SAP ERP hatte steute für die Abwicklung der Zoll- und Außenhandelsprozesse die Lösung SAP Global Trade Services eingeführt und die SAP-BusinessObjects-BI-Plattform, in der die Auswertungen der Daten für das Reporting erfolgt. Zudem baute man parallel zur SAP-Einführung die IT-Infrastruktur komplett neu auf.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Einkaufscockpit ergänzt als Add-On SAP ERP

Von der Auftrags- und Bestellerfassung über die Erstellung von Produktionsaufträgen bis hin zur Kommissionierung und Rechnungslegung nutzt steute nun SAP ERP. Das integrierte Gesamtsystem und die zentrale Datenbasis sorgen für durchgängige Daten-, Prozess- und Werteflüsse vom Auftragseingang über die Produktionsplanung bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling. Geschäftsprozesse lassen sich schnell, sicher, transparent und in hoher Qualität durchführen. „Dadurch haben sich die Liefertreue und -qualität gegenüber den Kunden verbessert“, so Ulrich Stegmann. „Im SAP-System lässt sich sofort ermitteln, ob die für einen Kundenauftrag benötigten Materialien, Betriebsmittel und Maschinen verfügbar sind, sodass der Produktions- und der voraussichtliche Liefertermin exakt bestimmt werden können.“

Zudem können die derzeit 180 SAP-Anwender ihre Arbeit nun einfacher und schneller erledigen, es bleibt mehr Raum für Kernaufgaben. Im Vertrieb ist das etwa die Auftragsabwicklung mit dem Kunden, im Versand die Verpackung und Kommissionierung. Früher mussten die Sachbearbeiter im Vertrieb die Lieferscheine oder Export- und Zolldokumente auf Papier ausdrucken und in die Versandabteilung tragen. Heute werden diese Informationen über den SAP-Belegfluss automatisiert an den Versand weitergeleitet. Dadurch können Produkte eher verpackt, kommissioniert und ausgeliefert werden. Dafür hatte man im Zuge der Einführung auch diverse Arbeitsabläufe an die ERP-Prozesse angepasst und neu strukturiert. Logistikdienstleister werden jetzt vom Versand beauftragt, nicht mehr vom Vertrieb.

Da im SAP-System zugleich die gesetzlichen Regelungen zur Gefahrgutabwicklung hinterlegt sind und sich per Knopfdruck abrufen lassen, hängt es nicht mehr vom Wissen einzelner Mitarbeiter ab, ob ein Produkt als Gefahrgut zu kennzeichnen ist.

Einkaufscockpit ergänzt als Add-On SAP ERP

Auch Beschaffungsprozesse mit externen Lieferanten werden jetzt in SAP ERP erledigt. Dafür nutzt steute mit dem „Einkaufscockpit“ von treorbis ein Add-On, das alle relevanten Informationen übersichtlich strukturiert auf einer Oberfläche bündelt. Zudem kann der Schaltgerätehersteller die Bestellungen aus seinem Open-Source-basierten Web-Shop, der über vordefinierte Schnittstellen direkt mit SAP ERP verbunden ist, effizienter bearbeiten. Im Onlineshop werden Bestellaufträge jetzt per FTP im Zehn-Minuten-Takt abgeholt und automatisch in die ERP-Anwendung importiert, dort verarbeitet und über das Auslieferungswerk in Löhne versendet. Nicht zuletzt hat steute auch die eingesetzte Lösung für das Produktdatenmanagement (PDM) mit dem SAP-System verbunden.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Berichte zu aktuellen Absatz- und Umsatzzahlen, Kosten und Deckungsbeiträgen und mehr

Der Geschäftsführung liefern aussagekräftige Berichte zu aktuellen Absatz- und Umsatzzahlen, Kosten und Deckungsbeiträgen, zum Auftragseingang und Auftragsbestand wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung der Vertriebsaktivitäten und für eine vorausschauende finanzielle Planung. Dazu werden Vertriebsdaten und Finanzzahlen nach SAP BusinessObjects extrahiert, aufbereitet und den Entscheidern als Bericht bereitgestellt.

Wird diese Aufgabe heute von der internen IT erledigt, sollen BI-Anwender ihre Berichte künftig bei Bedarf mit Self-Service-Funktionen selbst abrufen können. Geplant ist außerdem, zusätzliche Auswertungen für den Einkauf und die Materialwirtschaft zu modellieren. Ebenso denkt Ulrich Stegmann darüber nach, im SAP-System die Rechnungseingangsverarbeitung zu automatisieren. Kreditorenrechnungen könnten dadurch schneller bearbeitet, Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten entlastet und Papierstapel reduziert werden.

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