FAZ spart beim Papier

Feature | 16. Dezember 2010 von Winfried Althaus 0

Rund 60.000 Rechnungen müssen bei der FAZ jährlich bearbeitet werden (Foto: fotolia)

Rund 60.000 Rechnungen müssen bei der FAZ jährlich bearbeitet werden (Foto: fotolia)

Der personelle Aderlass im Rechnungswesen der FAZ-Unternehmensgruppe innerhalb der letzten Jahre war immens. Mit sechs Beschäftigten muss Erich Trageser, Leiter der Kreditoren-Buchhaltung der Frankfurter Allgemeinen Zeitung, heute auskommen, wo es früher zehn waren; seinem Kollegen Horst Heisiph von der Tochterbuchhaltung sind von den einst sechs nunmehr drei Angestellte geblieben.

Die Zahl der Eingangsrechnungen indes nimmt nicht ab, „im Gegenteil“, sagt Trageser, „seit es mit der Wirtschaft wieder aufwärts geht, vergeben wir wieder mehr Aufträge und die Zahl der Kreditoren-Rechnungen steigt.“

Rund 1.600 Lieferanten schicken monatlich ihre Rechnungen an das Verlagshaus in der Frankfurter Hellerhofstraße: 2.300 an die FAZ GmbH und ihre fünf Tochtergesellschaften, 2.000 an die Frankfurter Sozietätsdruckerei (FSD) und 1.000 gehen an die Märkische Verlags- und Druckereigesellschaft (MVD) – macht pro Jahr rund 60.000 Forderungen, die bis Ende 2009 noch von Hand bearbeitet und gebucht werden mussten.

Um künftig Rechnungen elektronisch bearbeiten zu können, führte die Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ) die Lösung FIS/edc der FIS GmbH ein – parallel auf einem zentralen SAP-System für gleich drei Mandanten: die FAZ GmbH, ihre Tochtergesellschaft Märkische Verlags- und Druckereigesellschaft (MVD) sowie die Frankfurter Sozietätsdruckerei (FSD) als Schwesterunternehmen.

FAZ, MVD und FSD stellen rechtlich drei unabhängige Gesellschaften dar, die als selbständige Mandanten auf einem gemeinsamen SAP-System abgebildet werden. Mandantenfähig musste folglich auch die Software für Eingangsrechnungsverarbeitung sein, für deren Einführung man sich Mitte 2009 entschied. Christian Hüsing, Projektleiter der FIS GmbH: „Wir haben hier quasi drei einzelne Projekte für die Rechnungsverarbeitung realisiert.“

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Die FAZ setzt jetzt auf Elektronische Rechnungsbearbeitung (Foto: FAZ)

Die FAZ setzt jetzt auf Elektronische Rechnungsbearbeitung (Foto: FAZ)

Der neue Weg ist digital

Bestellbezogene Rechnungen aus SAP MM gibt es kaum bei der FAZ, der überwiegende Teil läuft über SAP FI. Intensiver nutzen das MM-Modul hingegen die Gesellschaften FSD und MVD. Allein für das Hin- und Herschicken der Rechnungen zwischen Buchhaltung und Fachabteilung gingen bei der FAZ früher schon mal zwei Tage verloren.

In dieser Zeit war eine Kontenklärung nicht möglich und wenn einer der rund 200 Freizeichner sich mit der Freigabe einmal verspätete, fehlte schlichtweg der Überblick über die derzeit offenen Forderungen. Die Überlegung lag daher nahe, die Rechnungsverarbeitung künftig automatisiert und auf komplett digitalem Wege abzuwickeln.

„Wir haben im Vorfeld vier Softwarelösungen in Augenschein genommen, die sich in ihrer Funktion im Grunde nur graduell unterschieden“, erklärt Klaus-Erich Rieseberg, IT-Projektleiter der Frankfurter Allgemeinen Zeitung. „Bei der FIS GmbH beindruckte uns vor allem das Gesamtpaket: aussagekräftige Referenzen, gute Dokumentation und Präsentation des Produktes, breitgefächerte SAP-Kompetenz im Unternehmen sowie vor allem ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis.“

Arbeit mit vorerfassten Belegen

Die FIS GmbH hat für ihre Workflow-Software einen besonderen technischen Ansatz gewählt: Sie arbeitet mit vorerfassten Belegen, einer SAP-Standard-Belegart. Dazu Erich Trageser: „FIS/edc füllt die echten SAP-Tabellen und spricht die echten SAP-Funktionalitäten an. Wir können so mit Vorab-Buchungen in SAP FI arbeiten, die wir bis zuletzt noch ändern können. Jeder Rechnungsbeleg wird als Buchung erfasst. Wir können ihn damit auf den Konten sehen und er geht in sämtliche SAP-Standardauswertungen ein, ist aber noch nicht in die Finanzbuchhaltung eingeflossen und dadurch noch nicht umsatzwirksam.“

Diese Herangehensweise erschien der FAZ-Kreditorenabteilung als die adäquateste für ihre Bedürfnisse. „Beim FIS/edc-Freigabeworkflow arbeitet ein Großteil der Freizeichner über die FIS-Weblösung, so dass die Rechnungsfreigabe wesentlich schneller und einfacher durchgeführt werden kann“, so Klaus-Erich Rieseberg.

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Horst Heisip (l.) und Erich Trageser von der FAZ (Foto: FAZ)

Horst Heisip (l.) und Erich Trageser von der FAZ (Foto: FAZ)

Klaus-Erich Rieseberg, IT-Leiter der FAZ (Foto: FAZ)

Klaus-Erich Rieseberg, IT-Leiter der FAZ (Foto: FAZ)

Kosten im fünfstelligen Bereich

So fiel die Produktentscheidung für FIS im Spätherbst 2009, mit der Einführung der Lösung wartete man dann noch den anstehenden SAP-Releasewechsel auf ERP 6.0 ab, bevor die FIS GmbH mit der Installation begann. Im Januar 2010 startete die Implementierung, als erstes Unternehmen ging Ende April 2010 die FAZ GmbH in den Produktivbetrieb, Anfang Mai folgte die MVD und Ende Juni die FSD.

Das Gesamtprojekt blieb, wie anvisiert, kostenmäßig im fünfstelligen Bereich, wobei Software rund ein Drittel und Dienstleistung zwei Drittel ausmachten. Es war ein Kaltstart, der auf Anhieb glückte: „Wir sind sofort nach der Liveschaltung auf 100 Prozent des Rechnungsvolumens gegangen und konnten von einem Tag auf den anderen den Schalter umlegen – von Papier auf elektronische Bearbeitung“, so Klaus-Erich Rieseberg.

„Einfach elegant“ findet Horst Heisiph es, wenn man die Rechnung gleich nach ihrem Eintreffen einscannen kann und der gesamte folgende Freigabeprozess komplett elektronisch abläuft. Die Rechnungen gehen heute zentral in der Poststelle ein und werden dort sofort gescannt, wobei der Rechnungsleser FCI die Kopfdaten ausliest.

Heute erhalten die Mitarbeiter die in der Poststelle digitalisierten Schriftstücke bereits als Scan. Im FIS/edc-Monitor können sie die vom Rechnungsleser FCI unsicher erkannten Daten noch nachbearbeiten.

Anschließend gehen die Rechnungen als vorerfasste Belege in den FIS-Rechnungseingangsmonitor in SAP, wo von aus dann der FIS/edc-Freigabeworkflow manuell oder automatisch angestoßen wird.

Aus Tagen werden Minuten

150 Freizeichnungsberechtigte hat die FAZ in Stufe 1 angelegt, in Stufe 2 sind es noch einmal 60. „In dem Workflow lassen sich diese Abstufungen sehr fein nach Höhe der Rechnung und für jede Abteilung gesondert einstellen“, sagt Klaus-Erich Rieseberg.

Die Freigeber erhalten zur Freigabe eine E-Mail mit zwei Links, einem auf die aktuell freizugebene Rechnung, einen zweiten auf ihren Account im FAZ-Intranet mit der Übersicht aller ihrer aktuellen Rechnungen.

Wo früher Rechnungen bis zu sieben Tage durchs Unternehmen liefen, bis sie zur Buchung wieder im Rechnungswesen aufschlugen, ermöglicht die FIS-Software heute eine Freigabe binnen weniger Minuten.

Insbesondere führt der Einsatz von FIS/edc zu höherer Transparenz im gesamten Bereich des Rechnungswesens: „Wir haben dadurch zum Monatsabschluss mehr Rechnungen, die bereits gebucht sind und einen viel besseren Überblick über unsere Kosten“, erklärt Erich Trageser, „denn wir können auf einen Blick sehen, wo noch eine Rechnung hängt und in welchen Monat sie gehört.“

So kann die FAZ auch früher die Vorsteuer ziehen und erzielt dadurch beträchtliche Liquiditätsvorteile.

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1 comment

  1. Rolf

    Kreditoren mit Forderungen, das ist ja mal was.. 😉

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