SAP-Lösung unterstützt internationale Prozessharmonisierung

Feature | 20. September 2004 von admin 0

Außenansicht Cognis

Außenansicht Cognis

Nach seiner erfolgreichen Ausgründung im Jahre 2001 musste Cognis IT-Applikationen und die gesamte technische Infrastruktur entkoppeln. Diese Herausforderung war zugleich eine Chance, die IT-Landschaft zu standardisieren. Dazu war es notwendig, weltweit die Prozessabläufe und Systeme zu harmonisieren und zu verschlanken, da die bisher genutzten Lösungen auf die Anforderungen des ehemaligen Mutterkonzerns ausgerichtet waren. Durch eine weitgehende technische Automatisierung sollten die Prozesse effizienter werden. Zunächst lieferte der ehemalige Mutterkonzern noch Unternehmensfunktionen wie Buchhaltung, Transportmanagement oder Außenhandelsabwicklung als Service. Die Prozessverantwortung dafür sollte Schritt für Schritt an Cognis übergehen.

Projekt Blueprint

Cognis

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Das junge Unternehmen entschied sich dafür, in den europäischen Niederlassungen eine Softwarelösung aus SAP R/3 4.6c, SAP for Environment, Health and Safety (SAP for EH& S) und SAP Global Trade Services (SAP GTS) zu implementieren. Hintergrund hierfür war, dass Cognis sich künftig sehr schnell an neue interne und externe Herausforderungen anpassen will. Um ein mögliches Unternehmenswachstum zu unterstützen, müssen sich neue Unternehmen vergleichsweise schnell und unkompliziert in die IT-Landschaft integrieren lassen. Die Organisationsstrukturen dürfen in den IT-Systemen nicht “fest verdrahtet” sein. Die zugrunde liegenden Prozess- und Datenmodelle sollen eine schnelle Anpassung an neue, lokale Anforderungen erlauben. Daher orientiert sich die gewählte Gesamtlösung eng am SAP-Standard, ist aber zugleich flexibel ausgelegt.
Zur Umsetzung dieser Ziele wurde im September 2002 das Projekt “Blueprint” ins Leben gerufen. Es umfasst sämtliche Geschäftsprozesse der Bereiche Finance/ Controlling, Produktion und Supply Chain Management. Vertragliche Rahmenbedingungen gaben einen sehr engen Zeitplan für das Projekt vor. Bereits nach weniger als vier Monaten hatte das Projektteam sämtliche Prozesse definiert und international abgestimmt. Im Jahr 2003 implementierte es zunächst das Template, das dann zusammen mit den neuen Prozessen in Deutschland und Frankreich ausgerollt wurde. Zum Jahreswechsel 2003/4 arbeiteten bereits 75 Prozent der europäischen Mitarbeiter gemäß den neuen Prozessmodellen. Anschließend starteten die Einführungen in Spanien und Italien. Weitere Länder werden zu einem späteren Zeitpunkt folgen.

Best Practices nutzen

Ein Projektteam von Cognis und dem Beratungsunternehmen Capgemini leitete den Gestaltungsprozess gemeinsam. Das Team gewann Experten aller wichtigen Landesgesellschaften für die Mitarbeit. Die einzelnen Teams setzten sich aus Vertretern der Fachbereiche sowie Prozess- und Applikationsexperten zusammen.
Im Rahmen der Design-Phase führte das Projektteam Workshops durch, die sich thematisch an den Kernprozessen des Unternehmens sowie deren Integrationspunkten orientierten. Ausgehend von den Prozessen des SAP-Standards, flossen hierbei Erfahrungen aus Best Practices und dem Wissen der Projektpartner mit ein. Ein Prototyping-System vereinfachte die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse: Dabei setzte das Team neu entwickelte Prozesse im Prototyping-System beispielhaft um. Die Vertreter der Fachabteilungen konnten sich dadurch bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt mit ersten Umsetzungsergebnissen vertraut machen.

Prioritäten setzen

Der 80-20-Ansatz

Der 80-20-Ansatz

Das Projektteam erstellte das so genannte Global Template, einen funktionsfähigen Lösungsprototyp nach dem 80/20-Prinzip. Dieses umfasst das Customizing, notwendige Spezialentwicklungen, die Dokumentation und das Trainingsmaterial. Wie bei solchen internationalen Projekten üblich, kümmerte sich das Team zunächst um sämtliche Prozesse und Funktionen, die für alle Länder verbindlich sind. Die übrigen etwa 20 Prozent, meist länderspezifische Prozesse mit besonderen rechtlichen Anforderungen, wurden im Rahmen der Rollouts in den Landesgesellschaften umgesetzt. Zusatzanforderungen implementierte das Team nur dann, wenn ein zusätzlicher Nutzen von ihnen erwartet werden konnte. Durch dieses Vorgehen gelang nicht nur eine sehr schlanke Lösung, auch die Projektlaufzeit ließ sich auf ein Mindestmaß reduzieren. Template-Sprache ist Englisch, die jeweiligen Landessprachen (Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Türkisch) werden im Laufe der Einführung ergänzt.

Flexible Off-Site-Entwicklung

Den größten Teil der Schnittstellen, Reports und Add-ons entwickelten Capgemini-Programmierer in den Software-Entwicklungszentren Essen und Wrozlaw/ Polen. Neben erheblichen Kosteneinsparungen – rund 600.000 Euro im ersten Jahr – ist diese Form der ausgelagerten Entwicklung vor allem flexibel: Kurzfristig lassen sich Kapazitäten erweitern beziehungsweise reduzieren – je nachdem, wie es das Projekt und später die Wartung und Betrieb erfordern.
Für die Entwicklung des Templates reisten die wichtigsten Entwickler für vier bis sechs Wochen ins Cognis-Projektbüro nach Düsseldorf. Während dieses Zeitraums sprach die Projektleitung die Vorgehensweise und die Koordinationsprozesse mit den Entwicklern ab. Gleichzeitig hatten die Projektmitarbeiter die Gelegenheit, direkt zusammenzuarbeiten und sich persönlich kennen zu lernen. Der Übergang zur dezentralen Entwicklungsarbeit in Essen und Wrozlaw verlief reibungslos.
Die ausgelagerte Entwicklung bringt es mit sich, dass der Auftraggeber seine Anforderungen zwangsläufig genauer spezifizieren muss. Dadurch steigt erfahrungsgemäß die Qualität der Ergebnisse: Es sind weniger Iterationsschritte erforderlich, um zur endgültigen Lösung zu gelangen, die Dokumentation der Programme wird verbessert. Somit bleibt das Know-how für Cognis auch über die Projektlaufzeit hinaus verfügbar.

Deutliche Effizienzsteigerung

Von der Auftragserfassung über die Fertigung bis hin zur logistischen Abwicklung: Überall arbeitet Cognis nun effizienter. Einige Beispiele verdeutlichen das: Früher waren zum Warenaustausch zwischen den internationalen Tochtergesellschaften zahlreiche manuelle Arbeitsschritte über unterschiedliche Systeme hinweg erforderlich. Die Mitarbeiter mussten Aufträge und Rechnungen manuell anlegen und verfolgen und die Liefertermine telefonisch oder per Fax abstimmen. Heute wird der gesamte Prozess in SAP R/3 integriert als Buchungskreis übergreifende Umlagerungsbestellung ausgeführt. Print- und Mail-Services wurden ausgelagert. Damit lassen sich Auftragsbestätigungen und Rechnungen von SAP R/3 aus direkt beim Serviceprovider drucken und versenden.
Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat Cognis die Komponente Compliance Management von SAP Global Trade Services (SAP GTS) eingeführt. Diese Außenhandelslösung enthält alle relevanten Zollbestimmungen und Außenhandelsgesetze für Import- und Exportprozesse in über 50 Ländern. Das System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung internationaler Gesetzesvorschriften in den Bereichen Prüfung sanktionierter Handelspartner, Exportkontrollen einschließlich Lizenzmanagement und Embargoprüfung sowie Importkontrollen.
Im Rahmen der Stammdatenkonsolidierung wurde die Zahl der Material- und Kundenstammsätze mehr als halbiert. Die Zahl der Lieferantenstammsätze reduzierte sich sogar um über 70 Prozent. Sämtliche Prozesse im Stammdaten-Management definierte das Projektteam klar und versah sie mit eindeutigen Verantwortlichkeiten. Ein automatisierter Workflow steuert den Prozess und ermöglicht eine zeitnahe Überwachung, auch über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg.

Fit für künftige Herausforderungen

Die neue IT-Landschaft ist auf Cognis zugeschnitten und macht zahlreiche Altsysteme überflüssig. Modifikationen, Erweiterungen und Schnittstellen haben sich um über 90 Prozent verringert. “Die Implementierung der europäischen SAP-Lösung ist für unser Unternehmen von strategischer Bedeutung”, so Cognis-CIO Ralf Stalinski. “Die entwickelten Lösungen machen uns unabhängig und liefern einen wichtigen Beitrag zur positiven Entwicklung unseres Unternehmens. Die neue Prozess- und Systemlandschaft bildet die erforderliche Grundlage, um flexibel auf neue Marktanforderungen reagieren zu können. Neue Services und Technologien lassen sich zukünftig wesentlich schneller und kostengünstiger einführen.”

www.cognis.com

Dr. Frank Fehler

Dr. Frank Fehler

Stefan Wahl

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