SAP Paybacks and Chargebacks by Vistex für den Großhandel

Feature | 16. Februar 2009 von Neetin Datar, SAP 0

Die Großhändler haben die Bedeutung dieses Prozesses für ihren finanziellen Erfolg erkannt. Sie setzen daher SAP-Lösungen wie SAP Paybacks and Chargebacks by Vistex ein, die ihnen ein schnelleres und exakteres Forderungsmanagement erlauben. Das wiederum reduziert Kosten – und Auseinandersetzungen mit den Handelspartnern.

Automatisierte Prozesse verbessern Liquidität

Die Trends im Großhandelsvertrieb zeigen deutlich: Um ihre Marktanteile zu halten oder gar zu vergrößern, locken immer mehr Hersteller ihre Kunden mit rabattierten Preisen. In der Regel liegen diese Sonderpreise unter den Einkaufspreisen, die für Großhändler gelten. Deshalb müssen Großhändler die Differenz von ihren Herstellern über Rückvergütungen und Ausgleichsforderungen wieder hereinholen.

Häufig verwalten Großhändler diese Ausgleichszahlungen in einfachen Tabellenkalkulationen. Das verlangsamt den Prozess deutlich und macht ihn zudem fehleranfällig und teuer. Daher bereiten Ausgleichszahlungen vielen Großhändlern Kopfzerbrechen und Gewinneinbußen gleichermaßen.

Um solche Zahlungen effektiv verwalten zu können, müssen die Händler die Abwicklung jedes Verkaufsauftrags genau aufschlüsseln. Nur so können sie korrekte Forderungsrückstellungen bilden, alle Einzelposten in der Verkaufsdokumentation nachweisen und eine reibungslose Forderungsabwicklung gewährleisten. Das Fehlen solch automatisierter Prozesse führt zu geringerer Rentabilität und zu geringerer finanzieller Leistungsfähigkeit.

Nach einer Studie der Vereinigung der Elektrogroßhändler in den USA (NAED) muss ein Unternehmen im Schnitt 30 Tage auf den Zahlungseingang einer ausstehenden Forderung warten. Unternehmen, die im oberen Viertel rangieren, verzeichnen dafür lediglich drei Tage – was die Liquidität deutlich verbessert. (siehe Grafik)

Genauere und effizientere Abwicklung

Die integrierte Lösung SAP Paybacks and Chargebacks hilft Großhändlern dabei, ihre Ausgleichsforderungen vom Eingang bis zur Abwicklung zu verwalten und aufzuschlüsseln.

Die Lösung gibt Unternehmen die Möglichkeit:
•Alle ausgehandelten Sonderpreisvereinbarungen und deren spezifischen Bedingungen und Konditionen zu erfassen.
•Alle relevanten Buchungsdaten der Auftragsabwicklungsprozesse in SAP ERP zu erfassen.
•Die Forderungsabwicklung und das abschließende Ausgleichszahlungsmanagement in systematischen und effektiven Prozessen zu organisieren.

Die Vorteile sind weniger manuelle Eingriffe sowie eine genauere und effizientere Abwicklung der Ausgleichszahlungen.

SAP Paybacks and Chargebacks fügt sich nahtlos in die SAP-ERP-Umgebung und deren zugrunde liegende Architektur ein. Die Anwendung ist kompatibel mit Folgeversionen und Service-Pack-Upgrades von SAP ERP und SAP NetWeaver Business Warehouse. Dies reduziert die Gesamtkosten, ermöglicht eine schnelle Rendite und beeinflusst den finanziellen Erfolg unmittelbar.

Vier Tipps für die bessere Verwaltung von Ausgleichszahlungen

  1. Eine Lösung für automatisierte Rückvergütungen und Ausgleichszahlungen sollte nahtlos in ERP-basierte Barzahlungs- und Finanzprozesse eingegliedert sein. Unmittelbare Vorteile:
    •Prozesse werden transparenter und besser kontrollierbar;
    •schnellerer Abschluss der Geschäftsbücher;
    •betriebliche Kontroll- und Regulierungsanforderungen werden eingehalten;
    •hohe Kosten für Integration und Instandhaltung kundenspezifischer Schnittstellen entfallen.
  2. Die Lösung sollte eine Funktion zur nachvollziehbaren Datenanalyse enthalten und damit die Möglichkeit bieten, Daten von verschiedenen Blickwinkeln (Produkt, Kunde, Programm oder Dienstweg) aufzuschlüsseln. Unmittelbarer Vorteil:
    •Besserer Einblick ins strategische Geschäft und damit eine fundierte Grundlage für sachkundige Entscheidungen
  3. Die Lösung sollte ein Management nach dem Ausnahmeprinzip ermöglichen. So sollte ein Eingriff durch Mitarbeiter nur in Ausnahmefällen nötig sein, die von den vordefinierten Geschäftsregeln abweichen. Unmittelbarer Vorteil:
    •Die Produktivität der Angestellten steigt, sie können sich verstärkt auf wertsteigernde Aufgaben konzentrieren.
  4. Die Lösung sollte einfache B2B-Integrationsfunktionen für Handelspartner bieten. Unmittelbarer Vorteil:
    •Schnellere und schlankere Prozesse für alle Beteiligten des Geschäftsnetzwerkes

Im Fokus: Puffer „Barkapital“

Händler jeder Unternehmensgröße und aus allen wichtigen Bereichen des Großhandelsvertriebs (Gesundheit, Industrie, Lebensmittel und Getränke) setzen auf SAP Paybacks and Chargebacks.

Ein Beispiel: Die Charmer Sunbelt Group (CSG), einer der führenden amerikanischen Großhändler für alkoholische und nicht-alkoholische Getränke mit einem Jahresertrag von 4,1 Milliarden US-Dollar und rund 150.000 Kunden in 17 US-Staaten, arbeitet erfolgreich mit SAP ERP und SAP Paybacks and Chargebacks.

Paul Fipps, Leiter des Geschäftsbereichs Business Services bei CSG, sagte auf der SAPHIRE 2008 in Orlando: „Ausgleichszahlungen entscheiden darüber, ob wir profitabel sind, oder nicht. Durchschnittlich haben wir es pro Jahr mit Ausgleichszahlungen im Wert von 168 Millionen US-Dollar zu tun.“

Der Großteil der Rabatte bei CSG sind sogenannte Abschreibungswertberichtigungen – also vertraglich festgelegte Boni, die individuell an die Zulieferer ausgezahlt werden. Um die Rentabilität zu gewährleisten ist es deshalb für CSG unerlässlich, den gesamten Lebenszyklus jedes Auftrages einzeln aufzuschlüsseln. Besonders in Anbetracht der großen Transaktionsvolumina bei CSG erwies sich SAP Paybacks and Chargebacks als sehr komfortabel.

In der aktuellen globalen Wirtschaftskrise gilt die Barzahlung für die Finanzverantwortlichen vieler Zulieferer als der beste Puffer. Großhändler sollten daher strategisch investieren, um gebundenes Barkapital weitgehend zu vermeiden.

Neetin Datar ist Senior-Direktor des Produktmarketings für die Großhandelsbranche bei SAP. Seit 18 Jahren beschäftigt er sich mit ERP-Software, Welthandel, Lagerverwaltung und Absatzmärkten. Datar arbeitet seit 1994 bei SAP und ist ein gefragter Sprecher auf Industriekonferenzen, einschließlich SAPPHIRE, ASUG und Konferenzen für Beschaffungsmanagement.

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