Konvertierung: SAPscript wird PDF

13. September 2011 von Stephan Magura 0

(Foto: Fotolia)

Platinum Consulting und Output Factory nehmen sich der Konvertierung an (Foto: Fotolia)

Laufen Geschäftsprozesse nicht rund, ist das zu einem Drittel der Dokumentenverwaltung geschuldet, heißt es in Studien. Fehlen beispielsweise Versandaufkleber, kann die Ware das Lager nicht verlassen, und eine aufwendige Suche nach der Fehlerquelle beginnt.

Wieso wurde nicht früher darauf geachtet? Was man Laien kaum vermitteln kann, ist für erfahrene Berater nicht mehr als eine Fußnote in der Projekthistorie. Das Dokumentenmanagement steht bei Business-Transformationen in der Regel nicht an erster Stelle. Hauptsache, die Kernprozesse stimmen. Projektteams behandeln nachgelagerte Abläufe oft stiefmütterlich. Sind vor dem Produktivstart Formulare wie Reklamationen oder Gutschriften noch nicht fertig, werden sie nicht selten in letzter Minute regelrecht zusammengeschustert.

Das rächt sich spätestens dann, wenn im Zuge der Modernisierung von IT-Strukturen individuell erstellte Belege in einen Formatstandard überführt werden müssen. Betroffen sind auch ältere Formate, deren Lebenszyklus sich im Zeitalter elektronischer Formulare dem Ende nähert, da sie künftige Anforderungen nicht mehr erfüllen.

Aus alt mach‘ neu

In der SAP-Welt leistet SAPscript seit Langem gute Dienste. Doch auch dieser SAP-Klassiker ist mittlerweile in die Jahre gekommen: komfortable Archivierungsfunktionen, grafische Anpassungen, interaktive Features – was heute in der Dokumentenwelt zum normalen Leistungsumfang gehört, bietet SAPscript nicht an.

Erschwerend kommt hinzu, dass Generationen von Programmierern den Spielraum, den die SAP-Formatsprache bietet, großzügig genutzt und zum Teil sehr spezifische Formulare gestaltet haben – und diese im Lauf der Zeit von den Kunden auch noch in verschiedene Landesversionen und Sprachen ausgeprägt wurden. Von einem einheitlichen Formularstandard sind viele Unternehmen heute weiter entfernt denn je.

Die SAP hat vor einiger Zeit angekündigt, die über 20 Jahre alte SAPscript-Sprache nicht mehr für Anpassungen und Neuentwicklungen zu nutzen und stattdessen auf das PDF-Format von Adobe zu setzen. Das stellt so manche Kunden vor Probleme. Häufig haben altgediente Entwickler das unternehmensinterne SAPscript-Wissen mit in den Ruhestand  genommen. Junge Nachwuchsprogrammierer wollen – und sollen laut IT-Strategie – sich eher mit modernen Tools als mit einer alten Technik beschäftigen, die zudem mit viel Aufwand betrieben werden muss.

Was also tun? Zur Konvertierung von SAPscript-Formularen in den Adobe-Standard bietet die Output Factory von SAP Consulting nun eine neue Dienstleistung an, die den manuellen Programmieraufwand drastisch reduzieren soll:

Das Starterpaket beinhaltet die Umsetzung eines ersten Formulars, die Überprüfung sowie einen Komplett-Check der SAP-Infrastruktur für Adobe. Der Preis beginnt bei 4.900 Euro. Technische Hürden für den Einsatz der neuen Technologie über das Starter-Formular hinaus werden gleichzeitig aus dem Weg geräumt. Der Konverter benötigt SAP ERP 6.0; um Adobe-Formulare im ERP-Umfeld zu nutzen, sind SAPNetWeaver 7.0 sowie der Adobe LiveCycle Designer 8.0 (wird von SAP mitgeliefert) mit dem Acrobat Reader erforderlich.

Effizienzgewinne von 70 Prozent gegenüber der herkömmlichen „Handarbeit“ sind wohl keine Seltenheit, 50 Prozent seien „auf jeden Fall möglich“, verspricht Gerhard Fuchs, Geschäftsführer des SAP-Partnerunternehmens Platinum Consulting aus St. Leon-Rot, nahe der SAP-Konzernzentrale in Walldorf. Als Subunternehmen wandelt Platinum SAPscript-Formulare in Adobe um und kann diesen Prozess in einem mehrstufigen Verfahren und mithilfe eines eigenentwickelten Werkzeugs weitgehend automatisieren.

Unter der Lupe: Formular und Druckprogramm

Am Beginn jedes Konvertierungsprozess steht die Situationsanalyse beim Kunden. Da Adobe vollkommen anders als SAPscript arbeitet, machen technische Diskrepanzen einen Rundum-Check notwendig. Bei Adobe müssen alle Daten, die später im Formular enthalten sein sollen, im Vorfeld einer Schnittstelle übergeben werden. SAPscript lässt es dagegen zu, Daten jederzeit in das Formular zu laden. Selbst wenn der User das Formular aufruft, kann er über dass Druckprogramm noch Daten einlesen.

Seziert wird also nicht nur jedes einzelne SAPscript-Formular, sondern auch der Druckvorgang an sich. Wer beispielsweise vermeiden will, für jedes neue Adobe-Dokument  eigene Druckerparameter zu kreieren – SAPscript-Formulare sind nicht Drucker-unabhängig – muss das Druckprogramm ebenfalls genauestens untersuchen. Fuchs: „SAPscript-Formulare können wir zu einhundert Prozent maschinell auslesen, das Druckerprogramm müssen wir an manchen Stellen manuell anpassen.“ Was konkret bedeutet, dass die Platinum-Experten die einzelnen Bestandteile für die Adobe-Schnittstelle in einem zweiten Schritt vor der eigentlichen Konvertierung  typisieren und strukturieren.

Kernstück des Services ist der „platinumFormConverter“. Er übernimmt die automatische Transformation – die Konvertierung – und birgt in seinem Inneren das eine oder andere technische Highlight: etwa eine Script-Sprache, mit der sich Coding kopieren und in einen Editor überführen lässt. Dieser Editor kann wiederum gelesen werden, um im Hintergrund Programmroutinen zur Erstellung des neuen Adobe-Formulars zu erzeugen.

Bauer sucht Konvertierungshelfer

Inhaltlich unterscheidet sich das neue Adobe-Formular von seinem SAPscript-Vorgänger in keinster Weise. Und: Sprachenvergleich, Übersetzungen, Testen, ohne das Customizing anzupassen – all‘ das   wird im Rahmen der Dienstleistung erledigt. Bei Bedarf lässt sich das Look & Feel des Formulars an das firmeneigene Design anpassen, optimieren und mit weiteren Features anreichern. Solche Veredelungsarbeiten schließen ein Konvertierungsprojekt normalerweise ab.

„Wir reizen das Adobe-Format schon bis zu einem gewissen Grad aus“, sagt Fuchs. Sämtliche Erfahrungen aus Kundenprojekten würden in den neuen SAP-Service fließen und ihn damit kontinuierlich verbessern. Erst jüngst konnte Platinum beim internationalen Maschinenbaukonzern Bauer mit Sitz in Schrobenhausen mehrere Formulare innerhalb weniger Arbeitstage konvertieren. Dabei hat es Platinum geschafft, die – wie von Bauer gefordert – in den SAPscript-Formularen vorgegebene Logik zu erhalten sowie das Druckbild auf allen Printern unverändert auszugeben.

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