„Schluss mit den Papierbergen“

Feature | 8. Dezember 2004 von admin 0

„Eine beschleunigte Wirtschaft und zunehmender internationaler Wettbewerb zwingen kleine und mittlere Firmen, auf digitale Belege, wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, sofort zugreifen zu können“, sagt Horst Ramnitz, Geschäftsführer des SAP Solution Partners NOVALINE Informationstechnologie.

Integrierte Lösung

„Wir haben erkannt, dass eine speziell für SMBs gedachte Archivierungslösung diese beiden Aspekte erfüllen und zudem vollständig in eine zukunftssichere Unternehmenslösung eingebettet sein muss“, verdeutlicht Horst Ramnitz. „Deshalb haben wir eine Belegarchivierung als vollständig integrierte Zusatzlösung für SAP Business One entwickelt.“ Laut NOVALINE verbessert dies sowohl Organisationsabläufe als auch den Informationsfluss, denn die Zusatzlösung verschlagwortet und archiviert Ausgangsbelege des ERP-Systems, wie etwa Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, beim Druck(en) automatisch. „Im Gegensatz zu anderen Systemen setzen wir bei diesem Prozess auf die Adresse als Dreh- und Angelpunkt für die spätere Arbeitsweise“, erläutert Ramnitz. So werden beispielsweise Eingangsbelege gescannt und ebenso wie E-Mails und Faxe einer Adresse zugeordnet, was die „elektronische (Kunden- und Lieferanten-) Akte“ vervollständigt. Auch können dem SAP Solution Partner zufolge bei Bedarf Kopien von Belegen aus dem Archiv heraus zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsplatz erzeugt werden (copy on demand).
Anwender haben stets Zugriff auf die digitalen Belege und können diese nach bestimmten Kriterien suchen, entweder als gezielte (der Adresse zugeordnete Belege) oder als globale, von Adressen unabhängige Recherche. Suchkriterien können dabei sowohl Schlagworte als auch der komplette Text eines jeden Beleges (Volltext-Recherche) sein. Während Belege bearbeitet werden, ist eine Anzeige der bereits archivierten Belege (Angebote, Rechnungen etc.) ohne Programmwechsel direkt in SAP Business One möglich.
Was die Archivierung von nicht in der SAP-Mittelstandslösung erzeugten Belegen betrifft, hat NOVALINE mittels eines Erweiterungsmoduls vorgesorgt. „Damit können SMBs Belege im Word- oder Excel-Format sowie E-Mails und Faxe archivieren. Belege, die in Papierform eingehen, werden mittels Scanner digitalisiert und so ebenfalls problemlos archiviert“, legt Geschäftsführer Ramnitz dar.
NOVALINE hat die Archivierungslösung mittels SDK (Software Development Kit) in die SAP-Lösung eingebunden, um eine anwenderfreundliche Bedienung im Look & Feel von SAP Business One sicherzustellen. Die Vorteile liegen laut Ramnitz auf der Hand. Bearbeitet ein Anwender in SAP Business One Belege wie Angebote oder Rechnungen, so ermöglicht der Klick auf einen Archivbutton, mit einem internen Viewer mittels Schlagwort- oder Volltextsuche auf sämtliche bisher archivierten Belege zuzugreifen.

Einfach, günstig, wirtschaftlich

Firmen können die Archivierungslösung unter den für SAP Business One gängigen Systemvoraussetzungen für Hard- und Software installieren. Um Eingangsbelege zu erfassen, genügt als Hardware bereits ein handelsüblicher Scanner, dessen Leistungsfähigkeit sich laut NOVALINE nach der jeweiligen Belegmenge eines Unternehmens richten sollte.
Die Installation des Add-Ons sowie die Einweisung auf dem System dauern bei bis zu sechs Usern etwa einen Arbeitstag, größere Installationsprojekte entsprechend länger. Eine Mindestuserzahl gibt es nicht. Die Basislizenz kostet 600 Euro, hinzu kommen pro User 200 Euro Lizenzgebühr für die Archivierung von Daten und sämtlichen Ausgangsbelegen aus SAP Business One. Unternehmen, die erweiterte Einzelplatzlizenzen für Eingangsbelege, wie Faxe, E-Mails, Word- und Excel-Dateien sowie zusätzliche Dateiformate (zum Beispiel jpg; bmp; tif) nutzen wollen, zahlen pro User weitere 200 Euro. Der in Rheine ansässige SAP Solution Partner will die Zusatzlösung über Distributoren künftig auch im Ausland vertreiben. Die Preise dort werden sich nach den jeweiligen Lizenzpreisen für SAP Business One richten.
„Alles in allem“, bilanziert NOVALINE-Geschäftsführer Ramnitz, „ist unsere Archivlösung nicht nur sehr kostengünstig, sondern macht Schluss mit den Papierbergen, da papierintensive Abläufe schnell und einfach digitalisiert werden. Das beschleunigt Erfassungs- und Archivierungsprozesse bei SMBs und macht sie gleichzeitig wirtschaftlicher.“

Weitere Informationen:

www.novaline.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

Tags:

Leave a Reply