Schnelle und transparente Rechnungsprozesse bei Linde Gas Deutschland mit SAP-WorkFlow

Feature | 13. August 2008 von admin 0

Linde Gas Deutschland Zwei Mitarbeiter überprüfen einen zentralen Gasanschluss.

Einheitlicher SAP-WorkFlow, vielfältiger Nutzen:

  • Termingerechte Rechnungsbegleichung
  • Ausnutzung von Skonti
  • Transparenter Rechnungsprozess
  • Effizienter Personaleinsatz
  • Bündelung von Lieferanten

Die Strategie der Linde Group ist auf ertragsorientiertes Wachstum ausgerichtet. Dabei steht vor allem der gezielte Ausbau des internationalen Geschäfts mit zukunftsweisenden Produkten und Dienstleistungen im Blickpunkt. Das sorgt für ein dynamisch wachsendes Rechnungsvolumen, das auch künftig mit gleicher Personalstärke bewältigt werden soll.

Der Schlüssel dazu war die Einführung eines in verschiedenen europäischen Niederlassungen einheitlichen SAP-Prozesses für die Kontrolle und elektronische Bearbeitung aller Eingangsrechnungen.

Leistungsstark, schnell und flexibel

Für die lieferantengenaue Erfassung und Weiterverarbeitung der in Papierform vorliegenden Rechnungen im SAP-System wählte Linde das Produkt FrontCollect Invoice der Beta Systems Software AG. Die Projektrealisierung erfolgte zusammen mit dem SAP-Systemhaus FIS Informationssysteme und Consulting GmbH.

Linde entschied sich für die Lösung insbesondere wegen der

  • guten Erkennungsraten,
  • hohen Geschwindigkeiten,
  • Fähigkeit zur Freiformerkennung,
  • Möglichkeiten der internationalen Anpassung.

Im Vergleich zu anderen Lösungen muss in FrontCollect Invoice nicht für jeden der 8.000 Linde-Lieferanten ein eigenes Template angelegt werden, damit die Rechnungen auch erkannt werden. Die Landesgesellschaften der Linde Group, die bereits mit dem neuen System arbeiten, nutzen alle dasselbe SAP-System, bekommen aber eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene FrontCollectInvoice-Lösung. Denn während beispielsweise in Deutschland das Rechnungsdatum eine wichtige Größe ist, muss das System in Tschechien vor allem das Lieferdatum erkennen und auslesen.

Hohe Erkennungsrate auch bei schlechten Vorlagen

Vor Einführung der Lösung wurden die Lieferanten gebeten, ihre Rechnungen zukünftig mit den notwendigen SAP-Angaben zu kennzeichnen und direkt an die Zentrale in Pullach zu schicken. Einerseits handelt es sich dabei um so genannte FI-Rechnungen, denen keine im System erfasste, sondern eine Faxbestellung zugrunde liegt. Andererseits sind es Rechnungen für Lieferungen und Leistungen, die über das SAP-Modul für Materialwirtschaft (MM) bestellt werden.

Täglich treffen zwischen 500 und 600 Rechnungen in Papierform ein, die von einer Mitarbeiterin für den Scan vorbereitet und digitalisiert werden. Der ScanClient legt das Image im integrierten Archivsystem ab und übergibt es gleichzeitig an die Software von Beta Systems. Diese liest die Rechnungsdaten aus und übergibt sie als Datensatz an den angeschlossenen SAP-WorkFlow.

In der Lieferantenbuchhaltung werden diese Daten dann kontrolliert und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Die Rechnungserkennungsrate hängt stark von der Qualität der Papiervorlage und des Scans ab. Graue Hintergründe, farbige Bestandteile und unterschiedliche Formate stellen für FrontCollect Invoice die größten Herausforderungen dar.

Die FI-Rechnungen werden mit einer Erkennungsquote zwischen 85 und 90 Prozent gelesen und über den SAP-WorkFlow an die unterschriftsberechtigten Personen im Unternehmen weitergeleitet. Die MM-Rechnungen werden mit Positionsdaten erfasst und in das SAP-System übertragen. Der Anforderer muss nur noch den Wareneingang verzeichnen, damit die Rechnung automatisch zur Buchung gelangt. Die FI-Rechnungen sind mit dem neuen System innerhalb von drei Tagen, die MM-Rechnungen innerhalb von fünf Tagen bearbeitet.

Zentral, transparent und sicher

Außer der Erfassung hat sich damit auch die gesamte Durchlaufzeit der Rechnungen um die Hälfte reduziert. Die Lieferanten haben die Sicherheit, dass ihre Rechnung beim Empfänger angekommen ist und sie ihr Geld fristgerecht erhalten.

Die Schnelligkeit der elektronischen Rechnungsbearbeitung überzeugt Robert Prinzbach. Der Leiter der Lieferantenbuchhaltung bei Linde Gas Deutschland lobt darüber hinaus die Sicherheit der Prozesse: “Dadurch, dass wir den gesamten Rechnungseingangsprozess zentralisiert haben, wissen wir jetzt sofort, welche Rechnung wann im Unternehmen eingegangen ist. So haben wir jederzeit einen Überblick über ihren aktuellen Status.”

Das Ziel von SAP-Projektleiter Gerhard Baumgärtner ist es, “den Anteil der MM-Rechnungen langfristig auf ein Höchstmaß zu bringen. Mit einer SAP-Bestellung, der entsprechenden Lieferung und dem bewerteten Wareneingang können wir den Vorgang bereits buchen bevor wir überhaupt eine Rechnung erhalten haben.” Bei hohem Bestellanteil lassen sich Warengruppen besser zuordnen, Lieferanten bündeln und letztlich bessere Einkaufserfolge erzielen.

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