Schönheit trifft Effizienz

Feature | 27. Juni 2007 von admin 0

Seit mehr als 170 Jahren steht der Name Guerlain ganz oben auf der Liste der großen Parfüm- und Kosmetikhersteller. Das Flaggschiff des Unternehmens, ein Duft namens Shalimar, wurde 1921 auf den Markt gebracht. Mit einem Hauch Zitrone und kräftigen Vanille-Obertönen hat dieses Parfüm Schönheit, Luxus und Eleganz von einer kleinen Straße in Paris auf Boutiquen rund um den Globus verbreitet. Auf der Leinwand und dem roten Teppich pflegt die zweifache Oscar-Gewinnerin Hillary Swank das Image von Guerlain – hinter dem Glamour regieren Lager, Datenbanken und Gabelstapler.

Die Parfüms und Kosmetika von Guerlain gehen durch die Hände von Landwirten, Chemikern, Hafenarbeitern, LKW-Fahrern und Lagerpersonal, bevor sich die Damenwelt von Vancouver bis Montreal mit ihnen ziert. Dass die Produkte mit Schönheit und Eleganz assoziiert werden, sorgt bei Guerlain Canada zwar für den Umsatz, bringt sie jedoch noch lange nicht in die Regale der Boutiquen. Genau hier lag das Problem der 10-Millionen-Dollar-Niederlassung des Guerlain-Konzerns in Kanada.

Mit DOS war kein Staat mehr zu machen

Raphael May, Director of Operations, ist der Ansicht, dass gute Mitarbeiter das A und O eines Unternehmens ausmachen. „Es braucht aber auch eine effektive ERP-Lösung, damit diese Mitarbeiter überhaupt effizient arbeiten können“, so sein Credo. Doch Guerlain Canada mühte sich mit einer 14 Jahre alten DOS-basierten Alt-Lösung ab.
Schöne Frauen, gedämpftes Licht und Luxus-Atmosphäre in den Boutiquen hin und her – das alte ERP-System war nicht in der Lage, mit den Point-of-Sale-Lösungen in den Verkaufsstellen zu kommunizieren. Aus diesem Grund musste jeder Vorgang am Monatsende erneut abgerechnet werden. Damit waren die Probleme für May jedoch noch nicht zu Ende: Im Berichtswesen standen für wichtige Kennzahlen keine Datenfelder zur Verfügung. Außerdem gestaltete sich die Wartung der Alt-ERP extrem aufwändig – May musste häufig bei benachbarten US-Unternehmen um Hilfe anklopfen.

„Das alles war sehr teuer. Wenn wir dem alten ERP-System Informationen entlocken wollten, mussten wir entweder einen teuren Spezialisten hinzuziehen oder die kostbare Arbeitszeit unseres Finanz-Direktors verschwenden, der sich als Einziger noch mit der Software auskannte. Dabei ist es gewiss nicht seine Aufgabe, Programmzeilen einzuhacken, um an ein paar simple Daten heranzukommen“, so May.

Schicke Produkte, schicke ERP

Im September 2005 wurde May daher bei der Guerlain-Zentrale in Paris vorstellig. Eine neue ERP-Anwendung musste her, und das, wenn möglich, sofort. Der Director for Operations war überzeugt, dass sich eine robuste, preisgünstige ERP-Lösung für Guerlain Canada unter dem Strich bezahlt machen würde. Um Gehör zu finden musste May nicht erst das Herz des Firmenchefs brechen – wie seinerzeit Jicky, ein Mädchen, nach dem Aimé Guerlain 1889 ein Parfüm benannte.

Jeder Frau ihren individuellen Duft und das passende Make-up, jedem Unternehmen die passende ERP-Lösung, die seine Stärken betont und Schwächen überdeckt. May und sein Team sammelten zunächst die notwendigen Leistungsmerkmale der neuen Lösung. Die gesuchte ERP-Anwendung musste beispielsweise in der Lage sein, mit der Lagerverwaltung und den Point-of-Sales-Lösungen zusammenzuarbeiten und Datenerfassung und Rechnungserstellung zu automatisieren. Unabdingbar war für May auch ein ausreichend ausgefeiltes Berichtswesen. Vor allem jedoch wollte er dem leidigen Problem des bis dato kostspieligen Supports zu Leibe rücken. In diesem Punkt verließ sich May auf die Expertise des Implementierungspartners Implanciel: „Ich war mir sicher, dass sie die günstigste Lösung vorschlagen würden, nicht diejenige, die ihnen selbst am besten ins Konzept passt“, sagt May.

Besserer Support – mehr Einsparungen

Am Ende standen zwei ERP-Lösungen zur Auswahl, für die Implanciel jeweils zertifiziert war: SAP Business One und ACCPAC. ACCPAC ist in Kanada wohletabliert, während SAP Business One erst allmählich an Bekanntheit gewinnt. Von SAP überzeugen ließ sich May zum einen durch einen Besuch bei einem zufriedenen SAP-Business-One-Kunden in Quebec, zum anderen spielte sicher auch die Tatsache eine Rolle, dass die Firmenzentrale in Paris ebenfalls auf SAP-Software setzt.

Letztendlich waren jedoch Preis und Support die ausschlaggebenden Faktoren. „Die Entscheidung fiel innerhalb eines Monats“, berichtet May. „Die Preisgestaltung von ACCPAC ist modular, und wenn man alles zusammenrechnet, ist es ziemlich teuer. Bei SAP Business One erhält man eine kompakte Lösung.“ Gerade weil SAP Business One in Kanada noch nicht so bekannt war, ging May außerdem davon aus, dass sowohl SAP Canada als auch der Implementierungspartner alle Hebel in Bewegung setzen würden, um das Projekt zum Erfolg zu bringen – zu Recht, wie er am Ende bilanziert.
Obwohl der Produktivstart von SAP Business One in die Haupturlaubszeit im September fiel, ging er dank der Schulung von Implanciel und der Benutzerfreundlichkeit der SAP-Mittelstandsanwendung reibungslos über die Bühne. „SAP Business One ist erfreulich einfach in der Handhabung, alles lief glatt“, so May. Die Mitarbeiter in der Verwaltung hatten sich rasch eingearbeitet und waren von den Assistenzfunktionen und dem Berichtwesen, um nur zwei Beispiele zu nennen, sehr angetan. Über Handhelds ist die Lagerverwaltung voll in SAP Business One integriert, so dass Guerlain die Auftragkommissionierung nun papierlos abwickelt. „Teilweise wurden die Arbeitsabläufe unserer Mitarbeiter komplett auf den Kopf gestellt, doch innerhalb von wenigen Minuten haben sie verstanden, wie sie mit der Software umgehen müssen“, weiß May.

Verbindung mit Perspektive

Mays hohe Erwartungen an SAP Business One haben sich erfüllt. Fünf Tage habe es vorher gedauert, einen Auftrag zu kommissionieren und auszuliefern, jetzt sind es nur noch zwei. Unterm Strich erreichen die schönen Düfte nun ihren Bestimmungsort irgendwo in Kanada drei Tage eher und müssen ihren Wohlgeruch nicht sinnlos in einer Lagerhalle verströmen.

Kaum war SAP Business One eingeführt, setzte Guerlain Canada noch einen drauf: Dank der Flexibilität der SAP-Mittelstandsanwendung ließ sich auch Express-O problemlos anbinden, eine Lösung, die es den Kunden von Guerlain erlaubt, die aktuellen Lagerbestände des Parfüm-Herstellers online abzufragen. Für May ist die Erweiterung der Online-Bestellung ein großer Vorteil: „Der Einkäufer in der Boutique sieht nun direkt, was wir auf Lager haben. Stellen Sie sich doch nur vor, er bestellt Waren für 20.000 Dollar bei uns – nur um drei Tage später gesagt zu bekommen, sie seien derzeit leider nicht verfügbar.“

Als Nächstes steht die Integration von SAP Business One mit SAP R/3 in der Guerlain-Zentrale in Paris auf Mays Arbeitsliste. Dadurch erhält Guerlain Canada Zugriff auf die Artikeldatenbank der Firmenzentrale, das heißt auf Informationen über neue Produkte oder Auslaufartikel. Die Zentrale wiederum kann dann die Kennzahlen von Guerlain Canada direkt als Berichte abrufen. Das spart Zeit, die May und sein Team künftig zur Steigerung der Produktivität nutzen werden.

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