Kein Chaos trotz Schweinegrippe

Feature | 9. November 2009 von Tim Clark 0

BI-Software hilft, Personalauslastung und Medikamentenvorräte optimal zu koordinieren. (Foto: Jupiterimages)

BI-Software: Nachfrage und Personalauslastung richtig einschätzen. (Foto: Jupiterimages)

Die Nachfrage richtig einzuschätzen und zeitnah darauf zu reagieren, ist eine Kunst, die nur wenige Unternehmen beherrschen. Stehen dabei Menschenleben auf dem Spiel, wird aus dem ökonomischen Gebot eine ethische Frage. Dessen ist man sich auch bei Emergency Medical Associates (EMA) in Livingston, New Jersey, bewusst. EMA ist ein privater Medizindienstleister, der im Nordosten der USA Notfallambulanzen in 21 Kliniken und Praxiszentren betreibt. Seine Ärzte und Mediziner gelten als führend auf dem Gebiet der Notfallversorgung.

EMA trägt Verantwortung für mehrere tausend Patienten. Leistungsstarke, einfach zu bedienende Business-Intelligence-Software vom SAP und Business Objects Portfolio hilft dem Dienstleister, diese Hilfesuchenden Tag für Tag effizient zu versorgen – selbst wenn Krisen wie die globale Ausbreitung des H1N1-Virus die Nachfrage in die Höhe treiben. „Anders als Produktions- oder Handelsbetriebe, die sich in erster Linie für Erlöse, Ausgaben und Umsatzkosten interessieren, arbeiten wir direkt am Menschen“, erklärt Jonathan Rothman, Leiter der Datenhaltung bei EMA. „Jeder Datenpunkt repräsentiert eine Tätigkeit in der Notaufnahme. In unserer Branche dreht sich alles um Versorgung, Therapieformen und Behandlungserfolg. An jedem Datenpunkt geht es um Personen, nicht nur um Dollars und Cents.“

Den Patientenansturm bewältigen

Kurz nach den ersten Meldungen über den mutmaßlichen Ausbruch der Schweinegrippe in Mexiko zogen im April 2009 bei EMA die Patientenzahlen rasant an. Massenweise strömten tatsächlich oder vermeintlich Kranke in die Notaufnahme und klagten über Fieber, Atemwegsinfektionen und andere Grippesymptome. Zum Glück, so Rothman, hätten die Beschwerden damals in den meisten Fällen andere Ursachen gehabt. Die nächste Krankheitswelle im Juni erwies sich dafür als umso ernster; der Andrang auf die von EMA geführten Ambulanzen war so stark wie seit vier Jahren nicht mehr.

Wir vergleichen aktuelle Grippedaten mit unserer langjährigen Statistik“, erklärt Rothman. „Überschreitet die Standardabweichung an einem Tag das Doppelte des Mittelwerts, hisst unsere BI-Anwendung die rote Fahne.“ Über SAP BusinessObjects Web Intelligence und Xcelsius greifen Stationsleiter, Ärzte und Verwaltungskräfte via Internet auf Klinik-, Finanz- und Betriebskennzahlen zu. Als sich der Verdacht auf Schweinegrippe erhärtete, informierte EMA nicht nur die eigenen Vertragsärzte und von EMA-Personal geführten Ambulanzen, sondern auch die zuständigen Kommunal-, Landes- und Bundesbehörden.

„Zuerst galt es aus den Daten herauszulesen, ob wir es wirklich mit einem Ausbruch der Schweinegrippe zu tun hatten“, berichtet Rothman. „Sobald dies feststand, konnte man handeln. Wir haben beispielsweise eine H1N1 Arbeitsgruppe gebildet, die über die Lage in unseren Notaufnahmen informiert und Ärzte sowie Pflegekräfte berät. Genau darauf kommt es doch an: aus dem aktuellen Lagebericht möglichst schnell praktische Konsequenzen zu ziehen.“

Kein Chaos dank BI-Software

Das SAP-System sammelt und verarbeitet Daten aus den 21 Notfallstationen des Unternehmens. So kann EMA aus Informationen zu rund 4.000 Patienten am Tag fachliche und betriebswirtschaftliche Schlüsse ziehen: „Nach der Auswertung der Daten wissen wir unter anderem, wie sich die Patientendemografie entwickelt hat und ob wir mehr Personal brauchen“, erläutert Eric Handler, Notfallarzt im Livingstoner Saint Barnabas Medical Center. „Als die Schweinegrippe ausbrach, kamen mehr Patienten in den Abendstunden zu uns. Die Datenanalyse half, unsere Notaufnahme in einer kritischen Situation ausreichend zu besetzen. So konnten wir zusätzliche Krankenschwestern sowie einen ärztlichen Bereitschaftsdienst organisieren und Kollegen zu Hause benachrichtigen, damit sie kurzfristig einsprangen.“ Die bessere Versorgung mit Informationen trägt auch dazu bei, dass das Honorar der EMA-Ärzte stabil bleibt oder sogar steigt, obwohl die Kassen pro Versicherten geringere Beträge zahlen und weniger Patienten überhaupt versichert sind. Zudem kann der Leiter einer Notaufnahme die Leistung seiner Ärzte an den Vorgaben des Arbeitgebers messen und Kennzahlen aus der Klinik am personalisierten Portal verfolgen.

Zahlen aus der BI-Lösung weisen auch auf organisatorische Engpässe hin. Gestützt auf solche Informationen, hat EMA die Zahl der Fälle, in denen Patienten die Notaufnahme ohne Behandlung verlassen, unter den nationalen Durchschnitt gesenkt. Da die Patienten schneller auf die Sprechzimmer verteilt werden und weniger lang auf einen Arzt warten müssen, verbringen sie weniger Zeit in der Ambulanz. Dadurch werden mehr Patienten pro Stunde untersucht, die IT-Kosten pro Besuch sinken. Überdies punktet EMA mit einem besseren Reporting im Wettbewerb um neue Verträge. Rechnungsperioden lassen sich genauer und schneller abschließen.

Die nun verfügbaren klinischen Kennzahlen ermöglichen eine strengere Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften. In der Personalwirtschaft, der Verwaltung des Anlagevermögens sowie zur Rentabilitätsanalyse greift EMA ebenfalls auf Business Intelligence zurück.

„Das alles ist möglich, weil wir uns für eine BISoftware entschieden haben, die Abteilungsleiter, Ärzte und Verwaltungsangestellte gerne verwenden“, resümiert Rothman. „Indem wir eine komfortable Arbeitsumgebung schaffen, holen wir aus unserer IT das Maximum heraus.“

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