Sechs Tipps für produktive Telearbeit

16. April 2013 von Susan Galer 0

Photo: iStockphoto

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In unserer vernetzten Welt wird immer mehr erwartet, dass man einfach und in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen kann. Oder dass die Kollegin am anderen Ende der Welt „nur einen Mausklick entfernt“ zur Verfügung steht. Auch wenn in den USA, dem Mutterland des „Homeoffice“, Telearbeit in letzter Zeit wieder verstärkt diskutiert wird, so ist sie doch aus der Wirtschaft nicht wegzudenken. Mit den richtigen Regeln und Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter im Home Office oder unterwegs produktiver arbeiten. Sechs Tipps für produktive Telearbeit:

1. Legen Sie vorab klare Regeln fest und vereinbaren Erwartungen

2. Klären sie, welche Mitarbeiter Telearbeit machen können

3. Stellen Sie sicher, dass Vorgesetzte und Telemitarbeiter sich austauschen

4. Finden Sie die passenden Technologien

5. Setzen Sie Video- und Audiokommunikation ein, um den Kontakt persönlicher zu gestalten

6. Setzen Sie Grenzen

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Tipp 1 & 2

1. Legen Sie vorab klare Regeln fest und vereinbaren Erwartungen: Mitarbeiter müssen wissen, was man von ihnen erwartet, beispielsweise wann sie welche Ergebnisse liefern sollen. „Man mag annehmen, dass jeder gleich gut zu Hause arbeitet, aber dem ist nicht so“, sagt Greta Roberts, CEO der US-amerikanischen Talent Analytics Corporation.

Eine gute Anbindung an das Unternehmen bedeutet zudem nicht automatisch Produktivität. „Es geht nicht darum, wie lange man in einem Call bleibt oder welches andere Tool oder Kommunikationsmittel man benutzt. Was zählt, ist das Ergebnis“, sagt HR-Berater Paul Belliveau.

China Gorman, CEO der Personalberatung The CMG Group mit Sitz in Las Vegas, rät Unternehmen, klare Regeln festzulegen, die ausgewogen und auf Funktionen zugeschnitten sind. „Man darf diese Regeln nicht so allgemein halten, dass sie schwer anzuwenden sind. Andererseits dürfen sie aber nicht so restriktiv sein, dass niemand sie umsetzen kann.“

2. Klären sie, welche Mitarbeiter Telearbeit machen können: Verwaltungspersonal im Backoffice, Call-Center-Mitarbeiter, Softwareentwickler, die global in 24/7-Teams arbeiten, und Autoren sind Funktionen, die sich für Telearbeit eignen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist aber auch das Wesen des einzelnen Mitarbeiters. Greta Roberts schlägt vor, mithilfe von Analytiksoftware die Gruppen zu ermitteln, die am ehesten außerhalb des Büros gut arbeiten. „Unsere Daten zeigen, dass aufgabenorientierte Menschen, die konzentriert arbeiten müssen und klare Termine haben, in der Regel gut zu Hause arbeiten. Bei diesen Arbeiten könnten andere Kollegen eine Ablenkung sein. Dagegen können sich Menschen, für die persönliche Beziehungen und Austausch wichtig sind, zu Hause sehr einsam fühlen“, erklärt sie.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Tipp 3 & 4

3. Stellen Sie sicher, dass Vorgesetzte und Telemitarbeiter sich austauschen: Vorgesetzte von Telearbeitern müssen meistens mehr dafür tun, um den Kontakt mit ihren Mitarbeitern zu halten. Dabei nutzen sie das Telefon oder Videokonferenzen, um Fragen zu beantworten, Arbeitsfortschritte zu überwachen und bei Bedarf Ziele anzupassen. „Tauschen sie sich mit jedem Ihrer Telemitarbeiter regelmäßig per Telefon aus. Es reicht nicht, einfach nur im gleichen Konferenz-Call mit anderen zu sein“, rät Roberts.

Auch Belliveau ist der Ansicht, dass ein häufiger Kontakt wichtig ist, damit sich Telearbeiter eingebunden fühlen. „Arbeiten Sie eng zusammen, damit sich die Mitarbeiter einbezogen und als Teil der Lösung empfinden. Und prüfen Sie ständig, ob sich die Rahmenbedingungen geändert haben und jetzt nicht mehr zu dem, was man vereinbart hat, passen.“

4. Finden Sie die passenden Technologien: Noch nie war es leichter für Telearbeiter – vom CEO und Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung bis zu Kundendienst- und Vertriebspersonal – mit Kollegen und Kunden über Tablet-PCs und Smartphones in Kontakt zu bleiben. So kann man etwa mit der Rapid Deployment Solution SAP Mobile Analytics komplexe Datensätze aus jedem beliebigen Format zu visuellen Darstellungen aufbereiten, die für die Anzeige auf mobilen Endgeräten geeignet sind. Und Entwickler haben Zugriff auf die erforderlichen Tools, um Apps für die speziellen Anforderungen ihrer Unternehmen zu entwickeln.

Auch für Mitarbeiter mit Kundenkontakt sind Echtzeitinformationen wichtig. Zudem sind Vertriebsmitarbeiter, die mit den neuesten Technologien ausgerüstet sind, im digitalen Zeitalter auch viel glaubwürdiger. Mit der Rapid Deployment Solution SAP Mobile Sales  haben Vertriebsmitarbeiter unterwegs unmittelbaren Zugriff auf Kundendaten, darunter die aktuellen Produkte, die bisher gekauften Produkte und Notizen über das letzte Kundengespräch. Mit ein paar Klicks können sie Simulationen durchspielen, die verfügbaren Bestände und Lieferzeiten abrufen und ein Geschäft abschließen. Möglich wird das mit SAP Afaria, der Plattform für mobile Endgeräte und Anwendungen. SAP Afaria sorgt für die Verwaltung und Sicherheit von Anwendungen auf verschiedenen mobilen Endgeräten, die Telemitarbeiter nutzen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Tipp 5 & 6

5. Setzen Sie Video- und Audiokommunikation ein, um den Kontakt persönlicher zu gestalten: Auch wenn man immer und überall digital angebunden sein kann, reicht eine gesichts- und tonlose Kommunikation allein nicht aus. Videokonferenzen, Möglichkeiten wie FaceTime und webbasierte Kooperationstools, mit denen man in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten arbeiten kann, tragen dazu bei, ein Teamgefühl aufzubauen. Laut Belliveau ist multisensorische Kommunikation sehr wichtig. „Hier gibt es jetzt schon so manches in Softwareanwendungen, die Videos für Meetings nutzen. Anderes ist erst am Entstehen, beispielsweise Konferenzen mit holografischen Bildern, die Menschen oder Objekte in einen Raum mit Ton versetzen“, erklärt er.

Kevin Wheeler, Günder und Präsident des Future of Talent Institute mit Sitz in San Francisco, spricht sich für eine Kombination aus verschiedenen Kontaktformen aus. „Telearbeiter sollten sich regelmäßig persönlich mit ihren Vorgesetzten und Kollegen treffen und mit ihnen über Telepräsenz und Telefon sprechen“, sagt er.

6. Setzen Sie Grenzen: Mitarbeiter, die immer außerhalb des Büros arbeiten, können die „virtuelle Tür“ jederzeit schließen. Jeder muss sich an die Kommunikationsregeln halten, die diese Grenzen respektieren. Ein unausgesprochenes Problem ist jedoch die grundlegende Verhaltensänderung, die mit Telearbeit einhergeht. „Anstatt zu versuchen, Telearbeit einzuschränken, müssen Unternehmen die passenden Regeln, Technologien, Schulungen und Umgangsformen für das Arbeiten in einer virtuellen Welt festlegen. Man macht sich keine Vorstellungen, welche Rolle unausgesprochene Regeln bei der Arbeit spielen“, sagt Wheeler.

Es steht außer Frage, dass die vernetzte Wirtschaft ein Umdenken erfordert, wie und mit welchen Tools Menschen arbeiten. „Ich kenne Leute, die über verschiedene Technologien den ganzen Tag über angebunden sind und so kommunizieren, als ob sie im gleichen Raum wären. Es geht darum, Gewohnheiten zu ändern und an die sich wandelnden Vorstellungen vom Arbeitsplatz anzupassen“, sagt Wheeler.

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