SEPA bei der Telekom

16. Mai 2013 von Holger Eriksdotter 0

Foto: Telekom.

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Mit einem groß angelegten Programm aus insgesamt 24 Einzelprojekten macht sich die Deutsche Telekom fit für die endgültige Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs: „Wir haben sehr rechtzeitig ein umfassendes Programm aufgesetzt, um SEPA anzugehen und schon im letzten Jahr mit der Umstellung begonnen“, sagt Niels Johannsen, IT-Programmleiter für die SEPA-Einführung bei der Telekom.

Dabei ist Johannsen für die IT-Systeme verantwortlich – allein damit aber ist es nicht getan: „Wer glaubt, dass sich der SEPA-Zahlungsverkehr einfach durch das Einspielen eines Software-Updates erledigen lässt, ist ganz sicher auf dem Holzweg“, sagt er. Denn SEPA betreffe eben nicht nur die IT-Systeme, sondern natürlich auch die Buchhaltung und alle Bereiche, wo Kunden ins Spiel kommen. Bei der Telekom mit jährlich rund 83 Millionen Kundenkontakten sind nahezu alle Unternehmensteile betroffen – wie bei vielen anderen Dienstleistern auch.

Gemeinsames Projekt von IT und Finanzen

Vor allem das SEPA-Lastschriftverfahren, das verbindlich zum ersten Februar des nächsten Jahres installiert sein muss, erfordert einschneidende Veränderungen, die eben nicht nur die Zahlungssysteme betreffen: „Wir haben es deshalb von Anfang an als ein gemeinsames Programm von IT und Finanzen aufgesetzt und zusammen die Vorgehensweise und Roadmap festgelegt“, sagt Programmleiter Johannsen. Im Herbst dieses Jahres soll die Umstellung abgeschlossen und das Unternehmen fit für SEPA sein.

Warum viele Unternehmen noch nicht SEPA-ready sind.

Warum bei der Telekom die Kosten den Nutzen übersteigen.

Die Tipps von Telekom-Programmleiter-IT  Niels Johannsen.

 

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„Wer glaubt, dass sich der SEPA-Zahlungsverkehr einfach durch das Einspielen eines Software-Updates erledigen lässt, ist ganz sicher auf dem Holzweg“, sagt Niels Johannsen, Programmleiter SEPA bei der Telekom. Foto: Privat.

Das ist nicht die Regel in der deutschen Unternehmenslandschaft. Denn obwohl SEPA-Überweisungen seit 2009 möglich sind, machen sie bisher weniger als sieben Prozent des Überweisungsverkehrs der deutschen Unternehmen aus. An der SAP-Software liegt das offenbar nicht: Denn seit 2006 stellt der Software-Anbieter SEPA-Funktionen bereit. Mitte 2012 haben sich dann SAP-Anwenderunternehmen mit der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) und der SAP zusammengesetzt und eine Arbeitsgruppe gebildet, um die noch notwendigen Software-Erweiterungen für SEPA aus Praxissicht zu besprechen. Inzwischen sind alle Anpassungen auf Seiten der ERP-Software verfügbar oder deren Auslieferung steht unmittelbar bevor, so dass sie in die bestehenden Systeme eingespielt werden können. „Nachdem erstmal nichts passiert war, waren wir schon erstaunt, wie schnell und präzise die SAP unsere Anforderungen dann umgesetzt hat“, sagt Telekom-Programmleiter Johannsen. Die SAP-Systeme bei der Telekom sind schon mit den SEPA-Erweiterungen ausgestattet und laufen weitgehend problemlos.

„Pre-Notification“ zwingend vorgeschrieben

Bei Unternehmen, die selbstentwickelte Software einsetzen oder größere Anpassungen an Standard-Systemen gemacht haben, dürfte der Aufwand für die SEPA-Integration erheblich größer ausfallen. Dabei ist die Anpassung der Software zwar unabdingbare Voraussetzung, löst aber eben nur einen Teil der Probleme. Denn SEPA betrifft über die Zahlungssysteme hinaus einen Großteil der Prozesslandschaft. Besonders für die so genannte „Pre-Notification“ müssen vollkommen neue Prozesse installiert werden. Dabei handelt es sich um eine Vorankündigung, die Debitoren über eine zu erwartende Abbuchung informiert. Eine solche Ankündigung war bisher nicht erforderlich, ist aber jetzt für SEPA zwingend vorgeschrieben.

„Dafür müssen nicht nur Prozesse verändert oder neue installiert werden, sondern auch alle beteiligten Mitarbeiter informiert und geschult werden“, sagt Johannsen. Auch auf der technischen Seite sind über die Installation der SEPA-Erweiterungen und der Anpassung der Bearbeitungsmasken hinaus weitere Aspekte zu berücksichtigen: „So steigt etwa der Netzwerkverkehr durch den bei SEPA zwingend vorgeschriebenen Datenaustausch im XML-Format um das drei- bis fünffache. Das muss man natürlich in die Kapazitäts- und Netzwerkplanung einbeziehen“, weiß der Telekom-Programmleiter.

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Über die Kosten, die das Projekt bei der Telekom verursacht, will er nicht reden. Auf jeden Fall aber übersteigen sie nach seiner Einschätzung den Nutzen bei Weitem. „Weil wir typischerweise in nationalen Gesellschaften organisiert sind, profitieren wir kaum von der zugegebenermaßen einfacheren und kostengünstigeren Abwicklung des internationalen Zahlungsverkehrs“, sagt Johannsen. Denn trotz der gewaltigen Anzahl von mehr als 180 Millionen Mobilfunk-, Festnetz- und Breitbandkunden in mehr als 50 Ländern machen die jeweiligen nationalen Zahlungsvorgänge bei der Telekom den weitaus größten des Zahlungsverkehrs aus. Und dabei bringt SEPA, gemessen am notwendigen Aufwand, nur geringe Vorteile.

Liquiditätsengpässe und Zahlungsausfälle drohen

Zudem sind längst nicht alle Rechtsfragen geklärt: So ist unter anderem noch offen, wie zukünftig das elektronische Mandat, das die ehemalige Einzugsermächtigung ersetzt, für SEPA aussieht und wie es erteilt werden kann. „Es gibt noch Lücken bei der deutschen Kreditwirtschaft für die Übernahme der europäischen Regularien, deswegen bleibt die SEPA-Arbeitsgruppe auch weiter bestehen“, sagen Johannsen und SAP-Manager Georg Fischer unisono.

Auf einen Aufschub oder Ausnahmen sollte indes niemand hoffen. Denn die Änderung einer EU-Verordnung, die für eine Fristverlängerung nötig wäre, hätte einen Mindestvorlauf von einem Jahr – und wäre bis Februar nächsten Jahres gar nicht mehr möglich. SEPA kommt also mit Sicherheit. Wer bis zum Stichtag nicht umgestellt hat, wird Probleme bekommen. „Viele Unternehmen machen sich die Konsequenzen noch gar nicht klar“, sagt Johannsen. Denn wenn sie im nächsten Februar feststellten, dass Abbuchungen bei ihren Kunden nicht mehr möglich sind, könne das zu Liquiditätsengpässen bis hin zu Zahlungsausfällen führen. „Große Teile der deutschen Wirtschaft sind gerade dabei den Startzeitpunkt für SEPA zu verpassen.“

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TIPPS von Niels Johannsen, SEPA Programmleiter-IT der Deutschen Telekom:

  • Kein Zeit mehr verstreichen lassen – unbedingt sofort ein SEPA-Projekt aufsetzen. Im schlimmsten Falle können Liquiditätsengpässe bis hin zur Zahlungsunfähigkeit eintreten.
  • Wenn ein SEPA-Projekt erfolgreich umgesetzt werden soll, müssen Finanzen und IT gemeinsam mit allen betroffenen Abteilungen planen und umsetzen.
  • SEPA wird häufig unterschätzt: Es hat neben IT- und Buchhaltungssystemen Auswirkungen auf viele Unternehmensbereiche wie etwa Kundenbetreuung, Support, Vertrieb, Formularwesen bis hin zur Planung der IT-Kapazitäten.
  • Besonders für die so genannte, zwingend vorgeschriebene „Pre-Notification“ müssen neue Prozesse installiert werden.
  • Alle betroffenen Bereiche müssen rechtzeitig informiert, mit den neuen Abläufen vertraut gemacht und im Bedarfsfalle geschult werden.

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