SEPA-fit in drei Schritten

Feature | 27. September 2013 von Daniel Ruth, itelligence 0

Foto: Geld jogyx/Fotolia.com

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Bekanntlich werden zum 1. Februar 2014 bestehende nationale Überweisungs- und Lastschriftverfahren abgeschafft. Bis dahin haben Unternehmen Zeit, auf das elektronische SEPA-Verfahren umzustellen. Versäumen sie diese Frist, drohen Zahlungsstillstand oder, im schlimmsten Fall, Insolvenz.

Die Anpassung der firmeninternen SAP-Systeme und der entsprechenden Prozesse im Finanzwesen ist komplex und kann sehr aufwendig sein, gerade wenn es um Firmenlastschriften geht, die so genannten B2B Direct Debits. Dabei könnten die Verantwortlichen in IT-Organisation und Business die systemtechnischen und prozessualen SEPA-Anforderungen mit einem strukturierten Vorgehen in drei Schritten zügig bewältigen.

Schritt 1: Grundsätzliche Fragen klären

Schritt 2: SAP-System technisch auf SEPA einstellen

Schritt 3: Relevante Prozesse an SEPA anpassen

Schritt 1: Grundsätzliche Fragen klären

Zuerst gilt es, anhand einer Checkliste grundsätzliche Fragen und Problemstellungen im Zusammenhang mit SEPA zu klären: Welche Zahlungswege werden aktiv genutzt – Überweisungen, Lastschriften oder beides? Ist das SAP-System aktuell und SEPA-fähig? Falls das Unternehmen mit Lastschriften arbeitet: Welche Arten von Lastschrift – Privatkunden- bzw. Basislastschriften (CORE) oder Firmenlastschriften (B2B Direct Debit) – werden eingesetzt oder werden beide Arten genutzt?

Firmen, die mit dem B2B-Lastschriftverfahren arbeiten, müssen sich überlegen, wie die vorgeschriebenen SEPA-Mandate im SAP-System bereitgestellt und die Vorankündigung des Geldeinzugs („Prenotification“) beim Schuldner umgesetzt werden können. Darüber sollten sie wissen, welche SAP-Stammdaten (noch) an das SEPA-Verfahren anzupassen und zu pflegen sind und ob es weitere Softwarelösungen gibt, die umgestellt werden müssen. Schließlich: Klären, ob die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bereits vorliegt oder erst beantragt werden muss.

Schritt 2: SAP-System technisch auf SEPA einstellen

Die technische Einrichtung des SEPA-Zahlungsverkehrs im Finanzwesen der SAP ERP-Software geschieht in Deutschland gemäß den Vorgaben des Zentralen Kreditausschusses (ZKA). In der Regel wird das eingesetzte ERP-Release dabei zunächst auf den aktuellen Stand gebracht – besonders, wenn das komplexe Firmenlastschriftverfahren mit Prenotification durchgeführt werden soll.

Für das Upgrade wird ein Support Package eingespielt, das die gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen und Funktionen enthält. Abhängig vom jeweiligen ERP-Release ergeben sich Mindestanforderungen an das Support Package. Bei dem Upgrade muss darauf geachtet werden, dass firmeninterne Modifikationen im bestehenden SAP-System nicht überschrieben werden. Die SEPA-Mandate lassen sich durch individuelle Anpassungen in der Transaktion „SPRO“ aktivieren. Alle technischen Einstellungen, die im Rahmen der SEPA-Umstellung an einem SAP-System durchgeführt werden, sollten außerdem gründlich getestet und exakt dokumentiert werden. Vor der Umstellung sind darüber hinaus Testläufe mit den Hausbanken zu machen.

Neben dem ERP-Kernsystem müssen weitere Softwarelösungen wie Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiterportale oder der B2B-Web-Shop SEPA-fähig sein beziehungsweise gemacht werden. Auch die Bankensoftware des Unternehmens, sei es SAP In-House Cash, SAP Bank Communication Management (BCM) oder DB direct, ist auf den aktuellen Stand zu bringen, damit SEPA-Datenträger problemlos verarbeitet werden können.

Unternehmen, die noch SAP-R/3-Software in den Versionen 4.7 oder 4.6C einsetzen, müssen die notwendigen technischen Anpassungen individuell evaluieren. Diese Releasestände werden von SAP offiziell nicht mehr gewartet, sodass eine SEPA-Einführung hier einige zusätzliche Schritte erfordert.

Schritt 3: Relevante Prozesse an SEPA anpassen

Ist das SAP-System technisch für SEPA gerüstet, werden im letzten Schritt die Prozesse umgestellt, das heißt, die in den Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten hinterlegten Bankdaten – Kontonummer und Bankleitzahl – werden an die IBAN-Nummern und die BIC-Codes angepasst.

Für die IBAN lässt sich dieser Vorgang in SAP ERP mit dem „IBAN-Hin-Rück-Verfahren“, einem kostenpflichtigen Service des Bank-Verlags, weitgehend automatisiert durchführen. Dazu werden die in der ERP-Lösung vorhandenen „alten“ Kontonummern in eine Excel-Datei extrahiert, die an das IBAN-Service-Portal des Bankverlags übermittelt wird. Dort werden die Kontonummern unter Berücksichtigung der bankenspezifischen Prüfziffernberechnung in IBAN konvertiert, in die Datei eingetragen und zurückgeschickt. Die IBAN-Nummern werden dann per Upload in das SAP-System eingelesen. Die BIC-Codes stellt die Deutsche Bundesbank über ein Bankenverzeichnis bereit, das regelmäßig aktualisiert wird. Es kann über die Transaktion „BAUP“ in SAP ERP importiert werden.

Um die Zahlungswege, wie etwa erlaubte Währungen (Euro), zulässige Zielländer oder der Verwendungszweck nach Herkunft, neu zu definieren, bedient man sich der „Transaktion FBZP“. Zusätzlich sind das AWV-Meldewesen (Z4-Meldung) sowie gegebenenfalls das Zahlungsbegleitschreiben an SEPA anzupassen sowie Geschäftsformulare wie Briefpapier, Avise, die Kundenstammblätter oder Neukundenanträge.

Erfahrungsgemäß dauert es sehr lange, bis SEPA-Mandatsverträge für die Firmenlastschriften (B2B Direct Debit) eingeholt sind. Für jeden B2B-Kunden, der als Zahlungspflichtiger am Lastschriftverfahren teilnimmt, muss ein SEPA-Mandat generiert werden; in der SAP-Software ist dieses bereits angelegt. Das Mandat wird ausgedruckt und an den Kunden geschickt. Dieser füllt das Formular aus, unterschreibt es und sendet es an die Gläubiger-Firma zurück, die das Dokument dann in ihrem SAP-System hinterlegt – bei Bedarf direkt am SEPA-Mandat.

Eine Firma, bei der sehr viele B2B-Kunden per Lastschrift bezahlen, ist gut beraten, die Mandate nicht nur frühzeitig vor dem SEPA-Stichtag zu versenden, sondern auch rechtzeitig zurückzufordern, um Verzögerungen zum Beispiel durch Urlaubszeiten oder Krankheit vorzubeugen. Liegt ein Mandat nicht fristgerecht vor, kann das Unternehmen keine Lastschrift einziehen. Im schlimmsten Fall drohen dann – hier schließt sich der Kreis – Zahlungsstillstand oder Insolvenz.

 

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