Große Unternehmen = schlau?

Feature | 10. Oktober 2011 von Heather McIlvaine 0

Large, global enterprises can greatly benefit from a shared services center (image: Fotolia)

Gerade Großunternehmen sollten Prozesse bündeln (Bild: Fotolia)

Alle Unternehmen müssen gewisse Hindernisse überwinden, um effizient und wirtschaftlich zu arbeiten. Großunternehmen haben jedoch mit besonderen Problemen zu kämpfen, sowohl in logistischer als auch technischer Hinsicht: Logistisch, weil die Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt sind, und technisch, weil viele verschiedene ERP-Systeme eingesetzt werden, die ein großes Transaktionsvolumen verarbeiten.

Großunternehmen, die diese Hindernisse überwinden möchten, entscheiden sich seit vielen Jahre für die Implementierung eines Shared Services Center. Susie West, Gründerin und CEO von sharedserviceslink.com, einer Organisation, die sich die Schulung der Financial-Shared-Services-Community über Konferenzen, Masterklassen und Webinars zur Aufgabe gemacht hat, erzählt SAP.info, wie sich die Financial Shared Services entwickelt haben und welche Rolle sie heute im Geschäftsumfeld einnehmen.

Shared services was first applied to the inefficient structure of the accounts payable process (screenshot: SAP)

Der erste Schritt: Kreditorenbuchhaltung zur Kostensenkung (Screenshot: SAP)

Rückblick in die 1990er Jahre

„Zu Beginn der 1990er erkannten Großunternehmen mit einem großen Transaktionsvolumen, dass die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung auf dezentraler Basis höchst ineffizient war“, erläutert West. Die Unternehmen unterhielten an mehreren Standorten Abteilungen für die Kreditorenbuchhaltung, die wiederum unterschiedliche Systeme und Prozesse einsetzten. Es gab keine Transparenz und keine Konsistenz, was hohe Kosten und schlechte Prozesse zur Folge hatte. Financial Shared Services trat als mögliche Lösung für dieses Problem auf den Plan.

Das Shared-Services-Konzept gliedert sich in vier Bereiche: Die Funktion – beispielsweise die Kreditorenbuchhaltungstransaktionen – werden zentralisiert und an einem einzigen geografischen Standort ausgeführt, die Vielzahl an ERP-Systemen werden zu einigen wenigen oder zu einem einzigen ERP-System konsolidiert, Prozesse werden standardisiert und dann automatisiert.

Diese Aktionen werden von einem Shared Services Center ausgeführt, das die restlichen Bereiche und Funktionen des Unternehmens im Wesentlichen wie Kunden mit Service-Level-Vereinbarungen und Abrechnungsverfahren betrachtet. „Das erfordert, dass sich ein Backoffice-Bereich wie die Kreditorenbuchhaltung ändert – weg von der Denkstruktur Das geht mich nichts an hin zu der serviceorientierten Denkweise Wie kann ich Ihnen helfen“, so West. Ferner können Unternehmen beträchtliche Kosteneinsparungen durch eine genauere und reichtzeitige Transaktionsverarbeitung realisieren.

SAP Shared Services Framework supports both SAP and non-SAP systems on the NetWeaver platform (screenshot: SAP)

Für Systeme mit und ohne SAP: Die NetWeaver Plattform (Screenshot: SAP)

Shared Services im heutigen Umfeld

Heute werden Shared Services in Unternehmen nicht nur für Transaktionen der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt, sondern für eine Vielzahl von Funktionen. SAP versorgt Großunternehmen beispielsweise mit Software, die es ermöglicht, bestimmte Aktivitäten in den Bereichen Finanzen, Personalwirtschaft und Beschaffung als Shared Services auszuführen. Zu diesen Aktivitäten zählen unter anderem Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Datenverwaltung sowie Mitarbeitervergütung und Arbeitgeberleistungen.

SAP Shared Services Framework läuft auf der Plattform SAP NetWeaver und unterstützt sowohl SAP-eigene als auch SAP-fremde Systeme. SAP ERP 6.0 oder ein anderes ERP-System bildet die Transaktionsbasis und führt finanz- und personalwirtschaftsbasierte sowie sonstige Transaktionen gemäß Prozessdefinitionen und -regeln aus. Demgegenüber unterstützt SAP CRM 5.0 die Kommunikation zwischen dem Shared Service Center und dem restlichen Unternehmen.

Obwohl SAP Shared Services Framework sowohl SAP-eigene als auch SAP-fremde Systeme unterstützt, entscheiden sich viele Unternehmen bei der Implementierung von Shared Services für die Migration auf ein einzelnes System, da eine einzige ERP-Instanz die Vorteile von Shared Services maximal ausschöpft. Dabei sollten Unternehmen ein System favorisieren, das nicht nur finanzbasierte Funktionen unterstützt, sondern auch andere Säulen des Unternehmens. Erfahrene Kunden haben festgestellt, dass die Wirtschaftlichkeit und Effektivität am größten ist, wenn sie Services sowohl über mehrere Geschäftsbereiche als auch über mehrere Transaktionen innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche einbeziehen.

Neue Technologien

Neue Technologien verändern fortwährend die Art, wie Unternehmen von Shared Services profitieren. So wurde erst kürzlich die Automatisierung durch stärker skalierbare ERP-Systeme, Workflows, verbesserte Scantechnologien und standardisierte Konnektivität optimiert. Und mit SAP HANA könnten sich aufschlussreiche Auswertungen über das hohe Datenvolumen bereitstellen lassen, das in einem Shared Services Center verarbeitet wird.

Das ist Thema der nächsten Veranstaltung mit dem Titel Maximising SAP to enhance finance shared services excellence, die von shardserviceslink.com durchgeführt wird. Weitere Informationen zu dieser Veranstaltung und zu Financial Shared Services finden Sie auf der Website sharedserviceslink.com.

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