Signalwirkung

Feature | 23. Februar 2004 von admin 0

RAG Aktiengesellschaft

RAG Aktiengesellschaft

Wenn in der Zentrale der RAG Aktiengesellschaft von “myentRI” die Rede ist, wird damit kein verspätetes .com-Projekt bezeichnet, sondern die vom Konzerndienstleister RAG Informatik entwickelte Portalinfrastruktur. Diese Infrastruktur, die im Kern auf der Funktionalität des SAP Enterprise Portal aufsetzt, soll demnächst 15.000 Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
“Unsere Vision ist es, dass alle Mitarbeiter des RAG-Konzerns das Portal als digitalen Arbeitsplatz für ihre tägliche Arbeit benutzen”, erklärt Dirk Opalka, Leiter der Abteilung IT-Application und IT-Kommunikationsstrategie bei RAG. Ein hohes Innovationstempo sei nur durch die Zusammenarbeit vieler Menschen und ein professionelles Wissensmanagement möglich. Nur wer in der Lage ist, innovative Ideen schnell in marktreife Produkte umzusetzen, kann sich im globalen Wettbewerb behaupten. So erwarten sich die Verantwortlichen der RAG AG denn auch in erster Linie eine verbesserte Effizienz in punkto Arbeitsaufwand und Informationsbeschaffung sowie einfachere Bedienung der IT-Anwendungen.

Sichere Portalinfrastruktur für 15.000 Anwender

RAG Informatik

RAG Informatik

Mit der Einführung der Portalinfrastruktur auf Basis des Produktes “myentRI” für rund 15.000 Anwender wurde die RAG Informatik GmbH in Gelsenkirchen beauftragt. Das Unternehmensportal basiert auf dem SAP Enterprise Portal (SAP EP) des Walldorfer Lösungsanbieters SAP und wurde vom SAP-Partner RAG Informatik ergänzt. “myentRI setzt sich aus mehreren Infrastrukturkomponenten zusammen und wird dann vom Kunden individuell erweitert”, erläutert Dieter Pfaff, Vorsitzender der Geschäftsführung der RAG Informatik. “Unser Ziel war es, für die Anwender einen zentralen Zugangspunkt zu allen bei RAG Informatik im Rechenzentrum betriebenen Anwendungen und Systemen zu schaffen.” Ganz maßgeblich handelt es sich dabei um SAP-Lösungen, ergänzt Stefan Schoch, Projektleiter myentRI beim konzerneigenen IT-Dienstleister. “Aber es sind auch andere Anwendungen wie neue Web-Applikationen im Einsatz.” Mit Hilfe der myentRI-Infrastruktur können laut Schoch Anwendungen über eine nach dem SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) verschlüsselte Verbindung über das Internet verfügbar gemacht werden. Da der sichere Betrieb des Portals im RAG-Konzern höchste Priorität hat, wurde für die Portal-Infrastruktur zudem ein vierstufiges DMZ-Konzept (Demilitarized Zone) entwickelt, das den unbefugten Zugriff von außen zuverlässig ausschließt.
Ein weiterer Baustein der Portalinitiative im RAG Konzern ist das Basisportal. Das Basisportal bietet einer großen Zahl an Nutzern eine einheitliche, personalisierbare Oberfläche, mit deren Hilfe der User auf die Anwendungen zugreift, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Dank Single Sign-On (SSO) wird auch hierbei den hohen Sicherheitsanforderungen genüge getan. Zudem entfällt das lästige Anmelden an mehreren Applikationen. Darüber hinaus bietet das SAP-Portal dem Nutzer bereits in der Basisversion die Möglichkeit, mittels so genannter iViews bestimmte Informationen rollenbasierend auf seiner Startseite einzurichten. “Die Informationen, auf die der Nutzer Zugriff hat, sind zwar in der Regel auch vorher schon vorhanden gewesen”, räumt Opalka ein. Aber es habe bisher keine wirkliche Prozessintegration gegeben und dem User seien auch keine Informationen aktiv angezeigt worden. Dass Ergebnis ist für ihn die vom Portal geforderte Effizienzsteigerung. Der Anwender könne seine Arbeit nun schneller erledigen. Einen weiteren Vorteil sieht er in der Personalisierbarkeit der Benutzeroberfläche. So könne sich jeder User den digitalen Schreibtisch auf seine individuelle Weise organisieren. Ebenfalls zu den Basisfunktionen von SAP EP gehört die Mehrsprachigkeit. “Das war für uns sehr wichtig”, betont Opalka, “denn wir sind global aufgestellt”.

Portalerweiterungen für spezifische Rollen

Die dritte Komponente der Initiative umfasst die gesellschaftsspezifischen Ergänzungen des SAP EP durch RAG Informatik. Hier geht es laut Schoch darum, insbesondere den Entscheidern Daten aus speziellen Anwendungen und Systemen einheitlich so darzustellen, dass “entscheidungsrelevante Informationen auf einen Blick verfügbar sind”. Dazu würden ERP-Systeme – SAP- und Nicht-SAP-Lösungen – an das Portal angebunden. Nun lassen sich Szenarien für bestimmte Anwendergruppen und -rollen abbilden, die in themenspezifischen iViews gekapselt sind. “Ein typisches Szenario ist die Anzeige von Kostenstellenübersichten mit einer Ampelfunktion”, nennt er ein Beispiel. Eine gelbe oder rote Ampel macht den Anwender auf das Überschreiten kritischer Werte aufmerksam. Durch Anklicken des Eintrags könne der Anwender in die eigentliche Applikation, etwa SAP Human Resources (SAP HR), “springen” und den Gründen für die Abweichung nachgehen. Während das Basisportal für die “breite Masse” der Nutzer gedacht ist, zielt das erweiterte Portal auf Anwender wie Opalka, die für ihre tägliche Arbeit neben allgemeinen Funktionen und Systemen auch den Zugriff auf spezifische Lösungen benötigen. Dazu gehören SAP HR, SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Knowledge Management (SAP KM).
Für den RAG-Konzern insgesamt sei dieses Portalgesamtpaket aus Infrastruktur, Basis- und erweitertem Portal die strategische Plattform, um vorhandene Systeme und Informationen darzustellen. Darauf aufsetzend, können die einzelnen Konzerngesellschaften ihre Mitarbeiter-Portale individuell ausprägen. Denn, so Opalka, “jede Teilgesellschaft hat andere Ansprüche an die Portalinfrastruktur.” So wird bei der Deutschen Steinkohle (DSK) zunächst das Basisportal plus SSO im Vordergrund stehen, um den Zugriff auf die dort laufenden SAP-Lösungen zu erhalten. “Bei RAG Immobilien haben wir relativ viele Außenstellen, die wir über das Portal anbinden können”, berichtet Opalka. Die RAG Holding versprach sich vom SAP-Portal einmal die Ablösung zahlreicher Insellösungen und zudem den Zugriff auf konzernübergreifende Systeme und die Gesamtprozesse in Bereichen wie Rechnungs-, Personalwesen und Steuern besser managen zu können. Darüber hinaus stelle das Portal auch ein Medium dar, über das sich die Zusammenarbeit im Konzern verbessern und intensivieren ließe.

Pilotprojekt für 100 Testnutzer

Bei der RAG Coal International stand in erster Linie die Effektivitätssteigerung im Vordergrund. Diese Teilgesellschaft bot sich als Pilotanwender an, da für das internationale Bergbauunternehmen bereits ein so genannter Proof of Concept (POC) durchgeführt worden war. Die Implementierung des Mitarbeiterportals für 100 Testuser aus den Ländern Australien, Deutschland und den USA übernahm das Konzern-Systemhaus RAG Informatik. Außerdem wurden die fünf Konzernteile in das SAP Enterprise Portal eingebunden: RAG Trading, RAG Verkauf, DBT, DBT America und schließlich auch RAG Coal International selbst.
In Workshops wurde der individuelle Bedarf der einzelnen Mitarbeiter wie Trader oder Controller erarbeitet. “Das Ziel bei RAG Coal International war es, die Arbeitswelt etwa eines Traders zu vereinfachen und dessen Tätigkeiten in einem individuellen Arbeitsplatz-Szenarios abzubilden”, verdeutlicht Opalka. Entstanden sei daraus in diesem Fall ein “Trader’s Workplace”, der mit Hilfe von iViews relevante Informationen und Systeme für den Trader zusammenfügt. Dabei handele es sich unter anderem um Funktionen wie Angebotsverfolgung, Kundenauswertungen sowie der Zugriff auf Internetinformationen. Zusätzlich wurde für die Personalabteilung ein Template konzipiert, das alle notwendigen Schritte und Formalitäten bei Einstellungen oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern inklusive der dazugehörigen Formulare in dem Portal der Personalsachbearbeiter bereitstellt.

Pilotprojekt realitätsnahes Demosystem

Weitere Bausteine des Pilotprojekts waren die Anbindung diverser Internetanwendungen wie Yellow Pages mittels User Mapping, die Nutzung des “Collaboration Management” innerhalb des SAP EP sowie die Integration asynchroner (via IBM Quickplace) und synchroner (auf Basis von IBM Sametime) kooperativer Prozesse. “Dieses Pilotprojekt ist für uns ein realitätsnahes Demosystem, an dem die RAG Informatik prüfen kann, ob alle technischen Parameter wie Sizing, Performance etc. funktionieren”, betont der IT-Leiter des Essener Konzerns. Einige der bereits gewonnenen Erkenntnisse hätten dazu geführt, dass bestimmte Details noch mal verändert würden, bevor man sie im Gesamtkonzern installiert. Letztendlich fließen die gesammelten Erfahrungen in ein derzeit im Aufbau befindliches Portalmanagement-Handbuch. Dieses soll dann als Leitfaden für die Implementierung eines Portals für die anderen Konzerngesellschaften dienen. “Dank des Piloten sind wir wesentlich weiter gekommen, als wir es wären, wenn wir das Portal gleich konzernweit ausgerollt hätten” glaubt Opalka. Denn nun könne sich die positive Signalwirkung entfalten: Ein Portal macht Sinn und rechnet sich.

Implementierung läuft ohne Probleme

Bis dato verläuft die Einführung der Portalinfrastruktur ohne größere Probleme. “Es gab zwar eine Menge kleinerer Schwierigkeiten, die uns auch hin und wieder ins Schwitzen gebracht haben”, betont RAG-Informatik-Chef Pfaff, “aber letztendlich konnten wir die Probleme dank der guten Zusammenarbeit mit der SAP immer schnell lösen.” Und die Weiterentwicklung des SAP Enterprise Portal mit der Version 6.0 würde in funktionaler Hinsicht die noch bestehenden Lücken schließen. Schwieriger sei es da schon gewesen, den Gesprächspartnern eine Vorstellung vom konkreten Nutzen eines Portals zu vermitteln. Schließlich handelt es sich um eine völlig neue Technik. Pfaff zieht hier eine Parallele zur Erfindung des Telefons zu Beginn des letzten Jahrhunderts. “Selbst Visionäre hatten damals ein Problem, die heute selbstverständliche Bedeutung dieses Mediums zu vermitteln.”
Das Pilotprojekt wird noch bis Ende April dieses Jahres fortgeführt. Die Rollout-Planung für weitere Gesellschaften ist bereits in vollem Gange. “Wir beabsichtigen, bis Mitte des Jahres bei den einzelnen Töchtern anzufangen”, unterstreicht Opalka. Berücksichtigen müsse man dabei aber, dass sich die Konzernstruktur gerade verändere. “Und auch in der Holding selbst werden wir noch in diesem Jahr ein Portalprojekt aufsetzen”, ergänzt er und fügt hinzu: “Aber dafür warten wir erst einmal die Ergebnisse des Piloten ab.”

Johannes Gillar

Johannes Gillar

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