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Was Simple Finance wirklich bedeutet

Blog | 24. November 2014 von Andreas Schmitz 0

Seit dem Spätsommer 2013 entwickelt SAP seine erste „S-Innovation“, S wie Simple oder einfach. Zur SAPPHIRE 2014 ging das Finanz-Add-On Simple Finance an den Start. Der Director im Bereich Strategic Initiatives bei SAP Joachim Mette war schon dabei, als die Idee aufkam.

Herr Mette, erst hievte SAP das Business Warehouse, dann CRM und ERP auf die In-Memory-Datenbank SAP HANA. Seit einigen Monaten ist die erste S-Innovation auf dem Markt. Was ist so einfach an Simple Finance?

Hasso Plattners Idee war es, auf die üblichen Summensätze zu verzichten. Die Beschränkung auf Einzelposten reduziert den Arbeitsspeicher und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung. Der jetzige Leiter der Finanzthemen am Innovation Center in Potsdam Jens Krüger hat das auf Basis von SAP HANA ausprobiert. Inzwischen setzt SAP selbst Simple Finance produktiv ein. Mit der australischen Universität La Trope in Melbourne und der Zurich Insurance Company in der Schweiz sind weitere Kunden auf den Zug aufgesprungen.

In wie fern verändern sich die Prozesse beim Kunden?

Jeder gebuchter Beleg bekommt im System eine Nummer, eine Belegzeile mit Soll und Haben, Datum, Uhrzeit sowie dem Namen des Mitarbeiters, der den Beleg erfasst hat. Hinzu kommen dann die besonders intern relevanten Informationen. In welche „legale Einheit“ wird gebucht, von welchem Konto abgebucht, welche Kostenstelle belastet, welcher Betrag in welcher Währung überwiesen: Bisherige ERP-Systeme haben Zwischenrechnungen gemacht, Summensätze für ein spezielles Konto in einer legalen Einheit gebildet, einen Buchungskreis auf ein bestimmtes Jahr oder eine Periode bezogen. Diese auch Aggregate genannten Summen wurden spezifisch für die Belange der Finanzbuchhaltung und des Controlling gehalten. Aus heutiger Sicht ist ein Wust an redundanten Datentabellen entstanden, denn Simple Finance kommt tatsächlich ohne Summensatz aus, so wie Hasso Plattner sich das anfangs vorgestellt hatte.

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“Hasso Plattners Idee war es, auf die üblichen Summensätze zu verzichten. Die Beschränkung auf Einzelposten reduziert den Arbeitsspeicher und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung”, sagt der Director im Bereich Strategic Initiatives bei SAP Joachim Mette.

Welche Vorteile ergeben sich dadurch für das Unternehmen?

Die Aggregate sind zwar in manchen Applikationen aktuell, in anderen werden sie jedoch erst in Batch-Läufen aufgebaut. Abstimmungsprogramme sind deshalb etwa Ende des Monats nötig, um zu überprüfen, ob die Zahlen im Gleichklang sind. Jetzt fällt diese Kontrolle weg. Die verwendeten Einzelposten sind immer aktuell, denn Betrachtungen werden ja nur noch auf Basis von aktuellen Zahlen gemacht.

Zudem ergeben sich Vorteile für die Funktionsbereiche wie beispielsweise Consulting, Support und Wartung. Jede Kostenstelle für einen speziellen Funktionsbereich macht sein „Umsatzkosten-Reporting“. Denn es passiert immer mal, dass Kosten falsch gebucht werden, sie also nachträglich einer anderen Kostenstelle zugewiesen werden müssen. Da allerdings das Controlling und die Finanzbuchhaltung bisher getrennte Welten sind, ist es üblich, diese nötigen Umbuchungen zu sammeln und am Monatsende „abzuräumen“. Das Sammeln ist nun nicht mehr notwendig. Bei einem Funktionsbereichswechsel wird jetzt in Echtzeit der zugehörige Finanzbuchaltungsbeleg produziert. “FI” und “CO” sind immer stimmig.

Zudem ist weniger In-Memory-Hardware nötig, da das Datenvolumen geringer wird. SAP hat bereits durch den Einsatz von SAP HANA seinen „data footprint“ von 7,1 auf 1,8 Terabyte gesenkt. Durch Einsatz des Add-Ons für Simple Finance reduziert sich die Menge an Finanzdaten noch einmal um mehr als die Hälfte.

Unternehmen setzen heutzutage immer mehr auf Profit Center, die zwar keine „legale Einheit“ sind, aber für sich wirtschaften. Was bedeutet das für die Anforderungen an das Finanzsystem?

Die Managementstrukturen im Unternehmen werden immer flexibler. Einzelne Units werden dann in Profitcentern abgebildet. Deren Geschäftsführer möchten wissen, wo sie mit ihrem Vorhaben finanziell stehen und Teilbilanzen bilden können. Das ging bisher „nur“ auf Basis „legaler Einheiten“, zu denen Profitcenter nicht gehören. Simple Finance ist das egal, da die Zuordnung der Daten auf Basis von Einzelposten möglich ist.

Welche neuen Business-Szenarien ergeben sich jetzt für die Unternehmen?

Egal, in welche Branche Sie schauen: Sie haben nicht nur die interne Sicht auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, sondern wissen gleichzeitig auch aus dem externen Rechnungswesen, wie viel Geld wirklich in der Kasse ist. Das hängt etwa von Zinsen und Außenständen ab. Ist klar, dass gewisse Kunden dauerhaft zu spät zahlen, lässt sich das Zahlungsziel reduzieren.

Künftig werden Unternehmen ihren Monatsabschluss bereits eine Woche vor dem Monatswechsel simulieren können. Ziel ist es, etwa auf Basis der schon vorliegenden Aufträge im Kundenmanagement-System und den zu erwartenden Bonuszahlungen an Mitarbeiter und Kosten aus Wartungsaufwänden eine Prognose abgeben zu können, wie die Monatsbilanz aussehen wird. Autohersteller beispielsweise bekommen erst ihre Aufträge und beginnen dann, das Fahrzeug zu fertigen. Allerdings schwanken die Rohstoffpreise, Konditionen mit Zulieferern verändern sich, Produktionszeiten verschieben sich. Diese Einflussfaktoren fließen in eine simulierte Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Das war bisher nicht möglich, da die Planung separat im Datawarehouse gemacht wurde.

Welche Hürden gibt es für Unternehmen, die Simple Finance einsetzen wollen?

Es sind einige Fragen zu klären. Das fängt schon an bei der Anschaffung von SAP HANA. Ist das Rechenzentrum in der Lage, die Kühlung für die vielen Rechenkerne und den Speicher der In-Memory-Datenbank zu leisten oder muss die Infrastruktur entsprechend angepasst werden? Wir haben in der Ramp-Up-Phase des Produktes mit eine Menge Mittelständler und großer Unternehmen zusammengearbeitet. Ein wichtiges Thema ist deren Vielzahl an ERP-Systemen. Es ist schon ein Witz der Geschichte, dass die Idee des zentralen Systems wie zu Mainframe-Zeiten nun wieder angesagt ist. Um die Kunden, die ihr Rad noch nicht wieder zurückgedreht haben, mitzunehmen, haben wir ein „Central Journal“ geschaffen, in dem wir diverse ERP-Systeme zusammenbringen, ohne dass das Unternehmen seine Landschaft konsolidieren muss. Eine Konsolidierung hat ohnehin oft den Nachteil, dass die Daten hoch aggregiert vorliegen und sich etwa keine Detailinformationen über legale Einheiten hinaus beschaffen lassen. Für eine wirkliche Unternehmenssteuerung brauche ich mehr. Das „Central Journal“ macht hingegen etwa Management-Reportings auf Basis von Simple Finance möglich, geht also über legale Einheiten hinaus.

Simple Finance wird ja ständig weiter entwickelt. Welche Funktionalität kommt als Nächstes?

Vor einiger Zeit fragte unser ehemaliger Finanzchef Werner Brandt seinen Kollegen aus dem Finanzbereich von unterwegs, wie viel Geld gerade auf den Banken in Zypern liegt. Das geplante Cash Management bietet den Überblick darüber, wie es auf allen Bankkonten des Unternehmens weltweit aussieht. Über SAP Fiori wäre das auch auf dem Tablet möglich gewesen. Die Frage an den Kollegen wird sich der Finanzvorstand künftig sparen können.

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