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SAP SRM-Kunden: Auf SAP S/4HANA Sourcing & Procurement vorbereiten

29. November 2016 von Andreas Schmitz 3

Mittelfristig werden der operative Einkauf, Lieferantenkollaboration und Ausschreibungen per Lieferantennetzwerk abgewickelt. SAP S/4HANA bietet in Kombination mit dem Ariba Network entscheidende Vorteile.

Seit SAP seine Business Suite SAP S/4HANA vorgestellt hat ist klar: Auch der Einkauf sowie Lieferprozesse und die Zusammenarbeit mit Lieferanten können von dieser neuen Lösung profitieren. Das bedeutet nicht, dass aktuelle Produkte wie etwa SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) sofort abgelöst werden müssen. „SAP garantiert die Mainstream Maintenance von SAP SRM 7.0 bis 2025“, erläutert Kai Finck, Senior Vice President und Head of SAP Ariba Center of Excellence: „Die Zukunft liegt jedoch ganz klar bei SAP S/4HANA Sourcing & Procurement, das SAP S/4HANA nativ mit den cloud-basierten Lösungen von SAP Ariba integriert.“ Auf dem Weg dahin bietet SAP seinen Kunden eine Reihe von Zwischenschritten, um diese Transformation geplant zu vollziehen und zusätzliche Nutzenpotentiale zu realisieren. Damit wird insbesondere auch den sich wandelnden Anforderungen an Einkaufsabteilungen Rechnung getragen.

Die Vorteile von SAP Ariba zusammen mit SAP S/4HANA

Folgende Szenarien zeigen, welche Vorteile die Cloud-Lösungen von SAP Ariba zusammen mit SAP S/4HANA bieten:

1. Zusammenarbeit mit Lieferanten: Unternehmen und Lieferanten können ihren Source-to-Pay-Prozess „End to End“ und über alle Einkaufskategorien hinweg digitalisieren. Die Bestellung etwa aus einem Katalog wird automatisch elektronisch und in Echtzeit an den Lieferanten gesendet, Änderungen werden jederzeit übertragen und Rechnungen elektronisch wieder empfangen. Auf dem Weg werden bereits die Korrektheit der Angaben wie etwa Rechnungsbetrag, Adresse und Mehrwertsteuersatz automatisch überprüft. „Das garantiert, dass die Rechnungseingangsverarbeitung vollständig automatisiert werden kann und papierbasierte Rechnungen der Vergangenheit angehören“, erläutert Kai Finck von SAP. Da Schätzungen zufolge drei Viertel aller Rechnungen in Unternehmen noch immer papierbasiert sind und jede fünfte Rechnung Fehler enthält, reduziert diese automatisierte Verarbeitung den Aufwand für die Kreditorenbuchhaltung und beschleunigt den Prozess immens. „Es können dreimal so viele Rechnungen pro Mitarbeiter verarbeitet werden als zuvor“, rechnet Finck vor. „Außerdem kann durch die Prozessbeschleunigung die genehmigte Rechnung früher gezahlt – zusätzliche Rabatte sind so für das einkaufende Unternehmen möglich“. Für den Lieferanten bieten sich auf der anderen Seite weitere Vorteile: Gegenüber dem SAP-Supplier-Self-Service-Portal, das viele SAP SRM-Kunden bisher im Einsatz haben, wird der gesamte Service einschließlich der Anbindung neuer Lieferanten an das Ariba Network durch SAP erbracht. „In unserem Shared Service Center in Prag und anderen Standorten weltweit ist es die Kernaufgabe von über 500 Mitarbeitern neue Lieferanten an das Netzwerk anzubinden“, erläutert Finck. 2,3 Millionen Lieferanten sind es derzeit. Das so genannte „Lieferanten-Onboarding“ übernimmt also SAP Ariba im Auftrag des Kunden. „Früher musste dies der Einkauf machen und war mit dieser Aufgabe oftmals überfordert“, erläutert Finck. „Heute legt der Einkauf die Prioritäten fest und wir setzen diese um“. Bereits heute lässt sich SAP SRM über eine Standardintegration mit dem Ariba Network verbinden und so die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit mit Lieferanten nutzen.

2. Ausschreibungen aus der Cloud: Das Ariba Network unterstützt unter Nutzung von Ariba Sourcing nicht nur die Abwicklung von Bestell- und Rechnungsprozesse sondern auch den kompletten Ausschreibungs- und Vergabeprozess in Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Wer also beispielsweise einen Auftrag für den Einkauf von PCs, Bauteilen oder Dienstleistungen zu vergeben hat, richtet die Ausschreibung an die Lieferanten im Cloud-basierten Ariba Network, entscheidet sich aufgrund der eingehenden Angebote für den besten Lieferanten und schließt mit ihm einen Vertrag. Eine Standardintegration zwischen SAP SRM und Ariba Sourcing befindet sich aktuell in der Entwicklung.

3. Kataloge und Guided Buying: Lieferanten können ihre Kataloge mitsamt der ausgehandelten Konditionen über das Ariba Network elektronisch zur Verfügung stellen. Somit entfallen die Aufwände für die Katalogpflege im Einkaufsbereich. Zusätzlich werden Ad-hoc-Einkäufe mittels „Spot Buy“ ermöglicht. Hier kann ein Mitarbeiter bei Lieferanten einkaufen, ohne dass sein Unternehmen einen Rahmenvertrag mit diesen Lieferanten abgeschlossen haben muss. Die SAP-Ariba-Lösungen stellen hier die Einhaltung der unternehmensspezifischen Einkaufs-Policies und die gesamte Abwicklung sicher. „Diese Fähigkeiten werden mit Ariba Guided Buying in einer App mit einer attraktiven Benutzererfahrung zusammengebracht, die die Mitarbeiter in den Fachbereichen anspricht um Waren und Dienstleistungen flexibel einkaufen zu können“, erläutert Finck.

4. Austausch von Bedarfen für Direktmaterialien in Echtzeit: Während die Bedarfsplanung für Produktionsmaterialien in SAP S/4HANA stattfindet, stellt die SAP-Ariba-Plattform auch hier die Zusammenarbeit mit den Lieferanten sicher. „Aus SAP S/4HANA wird der Prozess angestoßen, um Materialien über das SAP Ariba Network zu beziehen, das die Bedarfe an die Lieferanten weiter gibt“, erläutert Finck. Der Vorteil von SAP S/4HANA besteht darin, dass der Materialplanungslauf nun nicht mehr nur – wie heute in Unternehmen der Fall – periodisch mit großen zeitlichen Abständen, sondern ereignisorientiert auch untertägig innerhalb weniger Minuten durchgeführt werden kann. „Aufgrund der Volatilität der Märkte und der Bedürfnisse der Endverbraucher ändern sich Bedarfe sehr schnell“, erläutert SAP-Experte Finck, „da ist es wichtig, Produktionspläne kontinuierlich an die Erfordernisse der Kunden anpassen zu können und die daraus resultierenden Bedarfe in Echtzeit an die Lieferanten weitergeben zu können.“ Die vielen Änderungen fließen mit Hilfe der SAP S/4HANA-Architektur in Echtzeit an die Lieferanten weiter, so dass Anpassungen schneller als bisher gemacht und unnötige Aufwände vermieden werden. Neben SAP SRM lässt sich bereits heute auch SAP ERP über eine Standardintegration mit dem Ariba Network verbinden.

SAP S/4HANA und SAP Ariba: Kosten senken, Prozesse optimieren, Compliance erfüllen

In der Nutzung von SAP S/4HANA Sourcing & Procurement sieht SAP-Experte Kai Finck im Wesentlichen die folgenden Vorteile:

  • Kostenreduktion & Prozesseffizienz: Die Digitalisierung und Optimierung der Einkaufs- und Finanzprozesse über alle Einkaufskategorien hinweg ermöglicht die einfache Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. So können Unternehmen in Echtzeit zusammenarbeiten und flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren. „Mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement haben sie zu jeder Zeit Transparenz in Bezug auf ihre Waren- sowie Finanzströme und können ein aktives Working Capital Management betreiben“, sagt Finck: „Denn gerade in Zeiten niedriger Zinsen haben Unternehmen ein Interesse daran, ihre Lieferanten per Dynamic Discounting früher zu bezahlen, um zusätzliche Rabatte zu erwirken oder aber Supply-Chain-Finance-Programme aufzusetzen, die das Ausfallrisiko von Lieferanten absichern. Dies geht nur dann effizient, wenn die entsprechenden Rechnungen elektronisch im System vorliegen und die zugehörigen Prozesse in Echtzeit ablaufen.“
  • Regelkonformität: Wer in der Fachabteilung eines Unternehmens arbeitet und ad-hoc einen externen Katalog im Einkauf nutzen möchte, kann sicher sein, dass auch bei diesem Prozess die Policies seines Unternehmens eingehalten werden. Überschreitet der Preis die gesetzte Grenze? Darf der Mitarbeiter das gewählte Produkt einkaufen? Handelt es sich bei dem Lieferanten um ein Unternehmen, das den ethischen Grundsätzen entspricht und nicht etwa Kinderarbeit bei seinen Zulieferern toleriert? Zudem sind Konto- und Stammdaten bereits überprüft. Hinzu kommt ein Risikomanagement, das externe Lieferantenbewertungen wie auch Bewertungen durch andere Kunden enthält.

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