Stadt im Wandel

Feature | 2. Juli 2009 von Christiane Stagge 0

Das Wiener Rathaus erstellt Rechnungen mittels SAP ERP (Foto: jupiterimages)

Behördengänge kosten Zeit – nicht nur für Bürger, sondern auch für Mitarbeiter in Ämtern, die die Formulare bearbeiten. Schließlich müssen sie sich über sämtliche Abteilungen hinweg festgelegte Arbeitsabläufe halten und die Dienstvorschriften beachten.

Der Magistrat von Wien besteht aus 80 Dienststellen. In der Wiener Stadtverwaltung arbeiten rund 35.000 Mitarbeiter für rund 1,65 Mio. Bürger. Etwa 20 Millionen Buchungen laufen jährlich über den Tisch der Behörde.

Um die Verwaltung zu modernisieren und bürgerfreundlicher zu gestalten, hat die Stadt Wien innerhalb von sieben Jahren die IT-Landschaft Schritt für Schritt auf SAP ERP umgestellt und damit das 20 Jahre alte System UHU (universelle Haushaltsbuchführung, basierend auf UNIX) abgelöst.

Die Arbeitsabläufe, die über verschiedene Fachbereiche wie beispielsweise Stadtgartenamt, Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung oder Gesundheitsverwaltung verteilt sind, konnten durch die SAP-Applikation gestrafft werden. Wenn zum Beispiel eine neue Gesetzesänderung verabschiedet wird, kann diese gleich über mehrere Bereiche sofort angepasst werden – ohne Papierverbrauch. Das verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen den Abteilungen, sondern schafft auch Kostentransparenz: Die SAP-Software bietet eine Palette an Auswertungs- und Analysemöglichkeiten, mit denen ausgewählte Mitarbeiter alle Bereiche über laufende Projekte und Kosten überblicken können.

Das Rechnungsamt wickelt nun zusammen mit dem Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung das Rechnungswesen auf Basis von SAP-Software ab. Sämtliche Rechnungen von den Lieferanten werden jetzt elektronisch bearbeitet: Online-Rechnungen sind an ein Webportal angebunden, das auch non-XML-Formate unterstützt.

SAP NetWeaver Process Integration (SAP NetWeaver PI) ruft alle Rechnungen von den Lieferanten ab, archiviert diese und verteilt sie anschließend über die verschiedenen Backend-Systeme an die entsprechenden Abteilungen. Der SAP NetWeaver PI ist in der Lage, unterschiedliche Protokollvarianten zu integrieren und auf Rechnungsverläufe einzugehen. Das händische Einpflegen von Rechnungsdaten entfällt: alles findet automatisch statt. Die Rechnungen werden schneller bearbeitet und die Lieferanten bekommen früher ihr Geld.

Tags: ,

Leave a Reply