Stammdaten – Konsolidierung I

Feature | 1. September 2003 von admin 0

Einheitliche Stammdaten sind ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsfaktor, der allerdings häufig ungenutzt bleibt. Denn viele Unternehmen speichern und pflegen ihre Stammdaten an verschiedenen Standorten und in mehreren Anwendungen. Auf diese Weise entstehen Redundanzen und Abweichungen, die Geschäftsabläufe verzögern, die Qualität des Kundenservice mindern und das Reporting erschweren. Dies verursacht nicht nur Kosten, sondern beeinträchtigt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auch in anderer Hinsicht erheblich – etwa wenn irreführende Analyseergebnisse zu falschen Geschäftsentscheidungen führen.
Abhilfe schafft hier SAP Master Data Management (SAP MDM). Diese Komponente von SAP NetWeaver ermöglicht es, Stammdaten system- und standortübergreifend zu speichern, zu ergänzen und zu konsolidieren und sie an alle Anwendungen innerhalb der IT-Landschaft zu verteilen. Mit der Lösung lassen sich die unterschiedlichen Stammdaten über sämtliche Anwendungen hinweg ausfindig machen und auf Basis einer einheitlichen Identifikationsnummer zusammenführen. Darüber hinaus bietet SAP MDM die notwendige Infrastruktur zur zentralen Datenpflege und -verteilung (One Stop Data Maintenance). SAP MDM nutzt dafür die Integrationslösung SAP Exchange Infrastructure (SAP XI), welche die technischen Extraktoren für SAP-Anwendungen und für Applikationen von Drittanbietern zur Verfügung stellt. Zudem beinhaltet SAP MDM Portal-basierte Eingabemasken sowie vordefinierte Workflows, mit denen sich die Pflegeprozesse abbilden lassen. Diese offene Infrastruktur ermöglicht es, bestehende Teillösungen einzubinden und zu erweitern.

Drei Schritte einer Stammdatenstrategie

Schrittweiser Einsatz von SAP MDM

Schrittweiser Einsatz von SAP MDM

Zum erfolgreichen Master Data Management in einer heterogenen IT-Umgebung reicht es nicht aus, die Anwendungen zu integrieren. Stammdaten müssen in ihrem systemübergreifenden Gesamtkontext in allen Geschäftsprozessen nachvollzogen und unterstützt werden. Der Ansatz von SAP MDM sieht aus diesem Grund drei wesentliche Schritte zu einer unternehmensweiten Stammdatenstrategie vor.
Im ersten Schritt gilt es, die Stammdaten zu bereinigen. Dabei sind die Stammdatenobjekte systemübergreifend zu identifizieren und alle Informationen, die zu diesen Objekten vorliegen, zusammenzuführen. Das Objekt “Geschäftspartner” ließe sich etwa mit den Attributen Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Internet-Adresse oder UmsatzsteuerID beschreiben. Ein solches Objekt, zum Beispiel der Lieferant “ABC Parts Inc.” kann in unterschiedlichen Anwendungen verschieden ausgeprägt und abgelegt sein: In System A unter der Nummer 123 und in System B unter 456. Daher müssen identische oder ähnliche Stammdatenobjekte einander über unternehmensweit gültige, qualifizierende Objekttyp-Attribute zugeordnet werden – also solche Feldeinträge, die in allen oder zumindest in den meisten Anwendungen gepflegt sind. Beim Objekt “Geschäftspartner” sind das etwa Firmenname, Adresse und Telefonnummer. Auf diese Weise lassen sich die Stammdaten konsolidieren, ohne die Ursprungssysteme anpassen zu müssen.

Bereinigen, harmonisieren und zentral verwalten

Dies allein reicht aber für eine solide Stammdatenverwaltung nicht aus. Gerade in weltweit verteilten IT-Landschaften bedarf es einer einheitlichen Pflege und Verteilung, um die Stammdaten dauerhaft zu harmonisieren. In einem zweiten Schritt gewährleisten daher globale Attribute – etwa diejenigen, die bereits zur Bereinigung verwendet wurden – dass alle Anwendungen dieselben Daten erhalten. Anwender haben die Möglichkeit, die verteilten Objekte in ihrer Lösung durch zusätzliche Attributwerte zu ergänzen. Das ist von Bedeutung, wenn nicht alle Attribute zentral gepflegt werden. Während etwa allgemeine Produktattribute, wie Kurzbeschreibung, Langtext, Preis und Farbe zentral verwaltet und als Basis an die lokalen Anwendungen verteilt werden, erfolgt die Pflege der für die Logistik relevanten Attribute – Verpackungsgröße oder Gewicht pro Mengeneinheit – in der Logistikanwendung.
Darüber hinaus lassen sich Objekte, die logisch zueinander gehören, zusammen ändern und verteilen. Will ein Anwender zum Beispiel mit den Stammdaten eines bestimmten Produkts arbeiten, werden Spezifikationen, Einführungspläne, Marketingunterlagen und sonstige mit diesem Produkt zusammenhängenden Objekte in einem Paket zusammengefasst und innerhalb eines einzigen Kontexts in die Zielanwendung gestellt, in der sie benötigt werden.
Im dritten Schritt schließlich ist es nicht mehr notwendig, Objekte in den dezentralen Anwendungen zu pflegen. Vielmehr verteilt sie ein zentraler Stammdatenserver, der die vollständige Objektdefinition einschließlich der Objektabhängigkeiten verwaltet, direkt in die Anwendungen. Eine aktive Statusverwaltung aktualisiert dabei jeden Verteilungsschritt: Sie protokolliert sämtliche Änderungen eines Attributs und wertet diese Information gegen die angebunden Anwendungen aus. Ist das geänderte Attribut in einer Applikation enthalten, wird es über die SAP Exchange Infrastructure dort geändert. Auf diese Weise erfolgt die Verteilung kontrolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Anwendungen ermitteln die gewünschten Daten

SAP MDM bietet eine Reihe von Funktionen und Diensten, um Stammdaten in einer verteilten Systemlandschaft korrekt zu harmonisieren:

  • Die Gruppierung nach Geschäftskontext bestimmt, welche Objekte unter geschäftlichen Gesichtspunkten zusammengehören. Dazu müssen zur besseren Kontrolle Zeit und Umfang der Verteilung festgelegt werden. So definiert ein bestimmtes Verteilszenario, dass alle Vertriebsapplikationen mit den allgemeinen Produktdaten und den dazugehörigen Marketingdokumenten versorgt werden. Ein anderes Szenario verteilt die allgemeinen Daten und die technischen Dokumente in die Anwendungen des technischen Services.
  • Clientspezifische Datensteuerung: Wollen Unternehmen die Daten auf lokaler Ebene steuern, erhalten die einzelnen Anwendungen lediglich die benötigten Daten, und zwar genau dann, wenn sie angefordert werden. Die Anwendungen sind in der Lage, die Teile eines unternehmensweiten Datenobjekts zu unterscheiden und ermitteln nur diejenigen, die sie benötigen. Hierfür lassen sich ebenfalls Verteilszenarien anlegen, die relevante Attribute von den nicht benötigten trennen.
  • Synchrone Dublettenprüfung: Spezielle Funktionen suchen zeitgleich mit der Stammdatenpflege nach identischen Objekten. Dies stellt die Datenqualität sicher, ohne zeitkritische Arbeiten zu stören.
  • Nahtlos integrierte Workflows unterstützen Unternehmen dabei, Stammdaten auf Genauigkeit und Redundanz zu prüfen sowie die Objekte gemäß den spezifischen Anforderungen zu ergänzen und zur Verteilung freizugeben.
  • Automatische Verteilung: Stammdaten werden durch Ereignisse gesteuert verteilt. Der Geschäftskontext eines Ereignisses bestimmt, an welche Zielanwendungen die Daten gelangen. Wird etwa ein vertriebsrelevantes Attribut geändert, sorgt ein entsprechendes Verteilszenario für Datenkonsistenz in allen beteiligten Vertriebsapplikationen.

Wenn es darum geht, die Funktionen und die dazugehörigen Prozesse für die Datenpflege auszugestalten, sind die Fachabteilungen gefragt. So ist unter anderem festzulegen, wer die Daten pflegen, freigeben und verteilen darf und wo eine Dublettenprüfung durchgeführt wird. Damit wird klar, dass die Stammdatenpflege kein reines IT-Thema ist.

Prozessvorlagen bieten Orientierung

Beispielprozess: Lieferant neu anlegen

Beispielprozess: Lieferant neu anlegen

Ein zentraler Stammdatenserver läuft ins Leere, wenn Mitarbeiter wie bisher einfach Datensätze anlegen. Notwendig sind auch organisatorische Veränderungen. SAP MDM unterstützt daher Freigabe- und Ergänzungsprozesse mit Hilfe vordefinierter Workflows. Ein lokal arbeitender Einkäufer sucht beispielsweise auf dem zentralen Server nach allen Lieferanten, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet. Findet er den gesuchten Datensatz nicht, kann er zentral einen neuen Datensatz beantragen. Dieses Objekt muss von einem “Stammdatenspezialisten” freigegeben werden. Dieses “Vier-Augen-Prinzip” erhöht die Qualität der Daten. SAP Master Data Management liefert mit flexiblen Prozessvorlagen Lösungsszenarien für verschiedene Fragestellungen, die sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen.

Teil zwei.

Tobias Wittebrock

Tobias Wittebrock

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