Standardsoftware – ein Gewinn für Steuerbehörden

Feature | 6. September 2004 von admin 0

„Wir sind so speziell, dass keine Software auf unsere Prozesse passt.“ So und ähnlich lauteten die typischen Vorurteile in den achtziger Jahren, in denen es niemand für möglich hielt, dass sich die Prozesse von Finanz- oder Personalwesen öffentlicher Verwaltungen mit einer Standardsoftware abwickeln lassen. Die Zeiten haben sich geändert. Steuerverwaltungen verlangen heute, operative Systeme in Software zu gießen – etwa für die Veranlagung der Gewerbesteuer. Mit Standardsoftware gelingt es, den Balanceakt zu schaffen, auch mit knappem Budget die Schlüsselprozesse einer Steuerverwaltung abzubilden.

Schlüsselprozesse der Steuerverwaltung

Florida Department of Revenue

Florida Department of Revenue

Aufbauend auf umfangreichen Erkenntnissen im Bereich der privaten Wirtschaft hat sich SAP in den vergangenen Jahren intensiv mit den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen beschäftigt und ein Lösungspaket für Steuerverwaltungen kontinuierlich ausgebaut. Das Lösungspaket deckt die wesentlichen Schlüsselprozesse einer Steuerverwaltung ab, etwa die Registrierung als Steuerzahler oder die Veranlagung von Steuern inklusive der Abgabe und Verarbeitung von Steuererklärungen. Es umfasst auch Kassenfunktionalitäten, wie die Verarbeitung von Zahlungen oder das Eintreiben von Forderungen, sowie ein Case-Management für Steuerprüfungs- oder Vollstreckungsfälle und umfangreiche Korrespondenzmöglichkeiten.
Die SAP-Lösungen für Tax and Revenue Management bauen hierzu auf bereits vorhandener SAP-Software auf, in der die entsprechenden Prozesse abgebildet sind und die lediglich den Bedürfnissen der Steuerbehörden angepasst werden muss. SAP Public Sector Collection and Disbursement (SAP PSCD) beispielsweise beinhaltet generische Komponenten, die sich in anderen Massenbuchhaltungen, wie etwa bei Versicherungen oder bei Versorgungsunternehmen vielfach bewährt haben. Damit lassen sich die offenen Steuerforderungen verwalten, Zahlungen verarbeiten und die Beitreibung der Forderungen unterstützen. Im Kassen- und Einnahmenwesen der Steuerbehörden werden die eingehenden Zahlungen automatisch den offenen Steuerforderungen zugewiesen.
Lassen sich die Zahlungen nicht zuordnen, weil die Daten auf dem Überweisungsträger fehlerhaft sind, so stehen komfortable Klärungslisten zur Verfügung, die dem Sachbearbeiter alle Information auf einen Blick zeigen und die Auswahl von Aktionen erleichtern. Um ausstehende Forderungen einzutreiben versendet das Lösungspaket Mahnschreiben, berechnet zusätzliche Gebühren und Zinsen, erstellt Listen für telefonische Mahnungen und leitet diese auch an die Vollstreckungsabteilung weiter. Die Regeln, nach denen das SAP-Lösungspaket vorgeht, sind im Business-Rules-Framework hinterlegt. Dabei handelt es sich um ein flexibles und konfigurierbares Regelwerk, gleichermaßen in Teilen das elektronische Gegenstück des Steuergesetzbuches.
Für die Steuerbehörden bieten die SAP-Lösungen für Tax and Revenue Management die Möglichkeit, die zugrunde liegenden Prozesse dank der umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten problemlos zu überdenken und neu auszurichten. So hat sich unlängst etwa die Stadt Biel in der Schweiz aufgrund der verbesserten technischen Möglichkeiten dazu entschlossen, Hundesteuermarken nicht mehr von Tür zu Tür, sondern über das Internet zu verkaufen.

Vielfältige Kanäle der Steuererhebung

Das Lösungspaket für Steuerverwaltungen unterstützt mehrere Kanäle der Interaktion des Steuerzahlers mit den Steuerbehörden. Nicht nur die traditionellen, papiergebundenen Kommunikationswege und die dahinter stehenden administrativen Prozesse sind in dem Lösungspaket abgebildet, sondern auch Online-Transaktionen. Steuerformulare beispielsweise gehen direkt über Web-Anträge an die Steuerbehörde. Die Bürger haben auch die Möglichkeit, mit Hilfe von SAP Biller Direct ihre Steuern online zu zahlen. Mit Hilfe eines extra angelegten Zugriffsprofils lässt sich der Steuerzahler offene Posten und relevante Kontendaten aus SAP PSCD anzeigen.
Die SAP-Lösungen für Tax and Revenue Management überlassen es den Steuerbehörden, Prozesse schrittweise einzuführen oder eine voll integrierte Lösung von der Registrierung bis zum Eintreiben einer bestimmten Steuerart zu implementieren. Entschließt sich die Behörde beispielsweise dazu, mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) speziell konfiguriert für ihre Aufgabenstellung zu implementieren, so optimiert sie damit die Kontakte zum Steuerzahler – sei es mit dem Self-Service für die Registrierung als neuer Eigentümer eines Grundstücks, sei es im Kontakt über ein Call-Center oder die Abgabe einer Steuererklärung.

Der Steuerzahler im Mittelpunkt der Verwaltung

mySAP CRM ermöglicht es, im Zusammenspiel mit dem Business-Rules-Framework und dem E-Filing, die Steuererklärung als Ganzes über das Internet abzuwickeln. Beim E-Filing kann das Steuerformular über das Internet aufgerufen und die Daten der Steuererklärung direkt gepflegt werden. Solche Möglichkeiten finden allgemein bei der zunehmenden Vernetzung und dem einhergehenden Mobilitätsdrang immer mehr Zuspruch. Lösungen dieser Art sparen zudem Kosten – und sie erlauben es, mit den Veränderungen der Steuergesetzgebung Schritt zu halten, weil sich das Business-Rules-Framework jederzeit von berechtigten Anwendern in den Steuerbehörden den aktuellen Gegebenheiten anpassen lässt. Eine aufwändige Neu-Programmierung entfällt damit.
Ähnlich wie mySAP CRM die Kontakte eines Unternehmens zu seinen Kunden in den Mittelpunkt stellt, so rücken die Funktionalitäten, die mySAP CRM für Steuerbehörden bietet, den Steuerzahler in den Mittelpunkt der Verwaltung. Zum Beispiel wird bei Fragen der Kontakt zum Steuerzahler mit dem in der Lösung integrierten Interaction Center unterstützt. Relevante Daten sind dem Sachbearbeiter bei der Finanzbehörde auf einen Blick sichtbar, da eine Kontakthistorie im Interaction-Center vorgehalten wird und auf den Kontenstand und die Korrespondenzen verzweigt werden kann. Zudem ermöglicht es die Stammdatenstruktur in dem Lösungspaket für Steuerverwaltungen, die Daten für einen Steuerzahler und seine zahlreichen Konten nicht umständlich zusammensuchen zu müssen. Sie stehen konsolidiert und umfassend sowohl auf der Ebene des Steuerzahlers oder detailliert je Forderungsart zur Verfügung.

Integriertes Case-Management

Neben automatisierten Prozessen müssen die SAP-Lösungen für Tax and Revenue Management auch geeignete Funktionalitäten dafür bieten, mit Ausnahmen umzugehen. Wenn ein Steuerzahler etwa der Steuerforderung nicht rechtzeitig nachkommt, gilt es Folgeaktionen zu initiieren. Meldet ein Steuerzahler Insolvenz an, sollten sich die anfallenden Akten mit der Steuerlösung elektronisch verwalten lassen. Steht eine Steuerprüfung ins Haus, so muss es möglich sein, die Daten des Steuerzahlers in den Prüfungsfall zu übertragen.
Mit einem solchen Case-Management, das sich nahtlos in das Lösungspaket für Steuerverwaltungen integrieren lässt, sind Behörden in der Lage, diese Falltypen abzubilden und auf ihre Geschäftsprozesse zurecht zu schneiden. Bearbeitern werden Fälle zugewiesen, denen wiederum Attribute wie Priorität oder Status des Falls zugehörig sind. Jedem Fall lassen sich darüber hinaus frei definierbare Aktivitäten zuordnen, etwa eine Datenprüfung. Daten aus vorgelagerten Systemen über den Steuerzahler oder aus der Steuererklärung werden in den Fall eingebunden. Außerdem lassen sich Notizen erfassen und Korrespondenzen, beispielsweise ein Pfändungsbrief, erzeugen.
Öffentliche Verwaltungen treiben im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen Forderungen über interne Inkassoabteilungen selbst ein. Diesem Umstand trägt beispielsweise die SAP-Lösung für das Inkassoverfahren Öffentlicher Verwaltungen Rechnung, die auf dem Case-Management aufbaut. Der Vorteil dieses integrierten Aufbaus ist, dass die Pflege kostenintensiver Schnittstellen oder die Abstimmung mit Fremdverfahren entfällt. Der Kassenmitarbeiter arbeitet effizienter, da Zahlungseingänge nur einmal erfasst werden. Alle eintreibungsrelevanten Daten stehen in einem Inkassofall dem Sachbearbeiter unmittelbar zur Verfügung. Die zeitaufwändige Suche in und nach Akten entfällt. Formulare, wie der Inkassobescheid lassen sich aus dem Inkassofall heraus ausdrucken und in den Fall integrieren. In vordefinierte Korrespondenzvorlagen überträgt die SAP-Lösung zum Druck automatisch Steuerzahlerdaten wie Namen und Adresse.

Möglichkeiten für die Steuerbehörde von morgen

Die Steuerbehörden werden künftig unter anderem daran gemessen, ob sie mit ihren begrenzten Ressourcen mehr Steuerehrlichkeit und Steuersicherheit erzielen. Aufgabe von SAP ist es, entsprechende Ansätze mit Standardsoftware zu unterstützen. Ein Beispiel: Im Telekommunikationssektor werden Kunden entsprechend ihres Zahlungsverhaltens in Risikoklassen eingeteilt. Die Priorität bei der Eintreibung von Forderungen und die gewählten Schritte orientieren sich an dieser Risiko-Beurteilung. Im SAP Credit Management enthaltene Funktionen lassen sich auch auf Steuerbehörden übertragen. Integriert in die SAP-Lösungen für Tax and Revenue Management optimieren sie die Arbeitsabläufe. Sie dienen beispielsweise dazu, Steuerzahler entsprechend ihrer Zahlungsmoral und dem zu erwartenden Steueraufkommen zu klassifizieren.
Unternehmen der Privatwirtschaft wandeln Informationen über ihre Kunden oftmals in Wissen um. So ist beispielsweise eine Mail-Kampagne nur dann erfolgreich, wenn vorher eine gründliche Kundensegmentierung vorgenommen wurde. Auch die „Kunden“ einer Steuerbehörde lassen sich segmentieren. Die Daten aus Steuerverwaltungssystemen, eingespeist in SAP Business Information Warehouse (SAP BW), könnten etwa nach einer Aufbereitung mit Standardprozessen des Data-Mining darüber Aufschluss geben, ob sich eine Steuerprüfung lohnt.
Entsprechende Funktionen – wie SAP Credit Management – stehen bereits als Standardsoftware zur Verfügung. Sie lassen sich im Lösungspaket für Steuerbehörden auf der offenen Integrationsplattform SAP NetWeaver als Service zur Verfügung stellen oder sind – wie SAP BW – bereits Bestandteil dieser Architektur. Steuerbehörden profitieren enorm, wenn sie sich auf diese Weise das in Standardlösungen vorhandene Spektrum an Funktionalitäten nutzbar machen.

Volkmar Zahn

Volkmar Zahn

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