Strategic Enterprise Management mit Durchblick

Feature | 26. Juli 2004 von admin 0

Außenansicht

Außenansicht

Seit dem ausgehenden 19. Jahrhundert gründeten sich in Bayern und Österreich Agrargenossenschaften nach den Ideen von Friedrich Willhelm Raiffeisen. Durch gemeinsame Investitionen und günstige Kredite der Gemeinschaft sollte es den einzelnen Bauern ermöglicht werden, am Agrarmarkt zu bestehen. Aus diesen Genossenschaften ging in Bayern 1923 die BayWa hervor, in Österreich die RWA: Die Raiffeisen Ware Austria ist Ende 1993 aus dem Zusammenschluss der genossenschaftlichen Warenverbände hervorgegangen. Seitdem ist sie das Großhandels- und Dienstleistungsunternehmen der Raiffeisen-Lagerhäuser in Österreich. Die Tätigkeit erstreckt sich auf das gesamte Bundesgebiet, der geschäftliche Schwerpunkt liegt jedoch bei den 43 Mitgliedsgenossenschaften in Burgenland, Niederösterreich, Oberösterreich und Steiermark. Um noch flexibler am Markt agieren zu können, wurde das operative Geschäft im Jahre 1998 der neu gegründeten RWA AG übertragen. Seit 1999 hat die RWA AG eine strategische Allianz mit der BayWa AG geschlossen. Das Unternehmen erbringt ein differenziertes Leistungsangebot im landwirtschaftlichen und nichtlandwirtschaftlichen Bereich. Dazu zählen Agrar, Technik, Energie, Haus und Garten sowie Baustoffe.
Der BayWA-Konzern ist in neun Ländern Mittel- und Osteuropas vertreten. Geschäftsschwerpunkte sind die Segmente Agrar, Bau und Energie. Seit 1999 ist die RWA in den Konzern integriert. Der Jahresumsatz beträgt 5,89 Milliarden Euro, erwirtschaftet von mehr als 15.500 Mitarbeitern.

IFRS

IFRS

Um die dezentral organisierten Jahresabschlüsse und damit die Geschäftszahlen auch für das Management übersichtlicher zu gestalten, benötigte der Konzern eine neue Datawarehouse-Technologie. Man entschied sich für SAP Strategic Enterprise Management – Business Planning Simulation (SAP SEM-BPS) mit dem zu Grunde liegenden SAP Business Information Warehouse (SAP BW). Die Hauptabteilung für Finanzen der BayWa und die Bereiche Finanzen / Controlling und Beteiligungen der RWA taten sich für dieses internationale Projekt zusammen. Bisher erstellten einige Tochtergesellschaften ihren Jahresabschluss auf der Basis von SAP R/3 4.6B, andere auf Nicht-SAP-Anwendungen. Dies galt es, konzernweit zu vereinheitlichen und unter anderem an die international geltenden International Financial Reporting Standards (IFRS), vormals International Accounting Standards (IAS), anzupassen.
Der Konzern will seine Abschlussprozesse nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger, aktueller und transparenter gestalten. Für Analysezwecke wäre weniger Aufwand für die Datenerfassung in den einzelnen Betrieben notwendig, aussagekräftige Unternehmensdaten stünden rasch zur Verfügung. Dieses in Österreich erstmals durchgeführte Projekt zeigt eine effiziente Zusammenführung von Konsolidierungs- und Reporting-Daten in einem zentralen Business Warehouse, wobei jene Daten aus SAP-R/3- und Nicht-SAP-Anwendungen komplett integriert werden können.

CNT

CNT

Einerseits werden in den BayWa- und RWA-Töchtern verschiedene Buchhaltungsprogramme eingesetzt, andererseits unterscheiden sich die verwendeten SAP-Lösungen durch ein individuelles Customizing beziehungsweise durch andere Strukturen, beispielsweise unterschiedliche Kontenpläne. Die für die Konsolidierung relevanten Meldedaten wurden bisher in einem Access-Formular erfasst und anschließend zentral in das SAP-Konsolidierungstool Enterprise Controlling-Consolidation System (SAP EC-CS) eingespielt. Das regelmäßige Reporting im Rahmen des Beteiligungscontrollings wickelten die Controller über Excel-Sheets ab, in denen sie beispielsweise Bilanz- und GuV-Daten ein zweites Mal erfassen mussten. Das führte mehrfach zu Inkonsistenzen zwischen Konzernkonsolidierung und Beteiligungsreporting. Um nicht für jede Unternehmenstochter ein neues Konzept der Datenabbildung gemäß dem IFRS-Regelwerk entwerfen zu müssen, wollte man konzernweit lieber auf die in SAP BW vorstrukturierten Anwendungen zurückgreifen. Also betrauten die beiden Handelsriesen die konzerneigene IT-Tochter RI Solution sowie das Beratungsunternehmen CNT Management Consulting mit der technischen Realisierung des Auftrags. Ergebnis ist eine multidimensionale Datenbank mit einem auf Excel basierenden Reporting- und Datenerfassungstool.

Piloteinsatz Jahresabschluss

Das Projekt startete im Juli 2003 mit der Formulierung von Anforderungen und dem Datenmodell. Bereits im November stellte ein Team aus RWA, RI Solution und CNT den Finanzbuchhaltern der RWA einen ersten Prototyp mit den notwendigen Grundfunktionalitäten, beispielsweise Bilanz- und GuV-Erfassung, vor. Nach einer intensiven Testphase im Dezember erfolgte der Pilotbetrieb der Lösung in den österreichischen RWA-Töchtern, die im Laufe des Januar und Februar 2004 bereits den Jahresabschluss 2003 erfolgreich über das neue System abwickelten. Noch während der Pilotphase wurde das System um mehrere Erfassungslayouts und zusätzliche Funktionalitäten wie eine automatisierte Errechnung des Cashflow oder die Ermittlung latenter Steuern erweitert. Im April 2004 erfolgte dann der Einsatz bei den BayWa-Beteiligungen in Deutschland und Österreich beim ersten Quartalsabschluss. Zur Zeit (Sommer 2004) stellt das Projektteam das Monats- und Quartalsreporting stufenweise auf das neue System um. Gleichzeitig geht der Rollout in den osteuropäischen Beteiligungen sukzessive vonstatten.

Einheitlicher Datenaustausch

Mit Hilfe der Lösung SAP SEM-BPS lassen sich relevante Finanzdaten aus bereits bestehenden Operativsystemen regelmäßig über eine integrierte Schnittstelle in SAP BW übernehmen. Erstmals können Tochterunternehmen ihre Berichtsdaten über eine gesicherte Internetverbindung direkt in das neue Datawarehouse übernehmen, unabhängig davon, mit welcher Lösung sie diese erstellten. Das bedeutet, jene Töchter, die Nicht-SAP-Lösungen verwenden, geben entweder ihre Meldedaten direkt in die Erfassungsmasken von SAP SEM-BPS ein oder laden ihre Daten über eine standardisierte Schnittstelle in SAP SEM-BPS. Allfällige Dateninkonsistenzen lassen sich mittels eines von CNT in Kooperation mit RWA und BayWa entwickelten Validierungsprogramms analysieren, was eine erhebliche Steigerung der Datenqualität mit sich bringt.

Architektur SAP SEM

Architektur SAP SEM

Nach Übertragung der Informationen wird der gesamte Datenbestand auf einem zentralen Server vorgehalten. Die im zentralen SAP BW fertig aufbereiteten und geprüften Daten stehen einerseits für komplexe Berichtsabfragen (Queries) zur Verfügung, andererseits werden sie für die Konzernbilanzerstellung maschinell an das SAP-Konsolidierungstool SAP EC-CS übertragen.

Individuell zugeschnittene Berichte

Screenshot Jahresabschluss

Screenshot Jahresabschluss

Für die Bilanzierungsarbeiten ist wichtig, dass sich Daten vom HGB- in das IFRS-Format überleiten lassen, der Cashflow automatisch ermittelt werden kann und die Berechnung latenter Steuern keine Schwierigkeiten mehr bereitet. Von der gewohnten Excel-Arbeitsoberfläche können Nutzer eine Vielzahl von Berichten abfragen: Bilanzen, individuelle Soll-Ist-Analysen oder hochkomplexe
mehrdimensionale Auswertungen. Berichte, die Kennzahlen, Grafiken oder Performancekennzahlen enthalten, sind kein Hexenwerk mehr. Das Management kann sich Reports und Analysen aus Excel individuell zusammenstellen lassen, wobei es auf einen einheitlichen Datenbestand für Auswertungen und Analysen zugreift. Dies trägt wesentlich dazu bei, Entscheidungen auf eine sichere Grundlage zu stellen. Otto Schönbauer, Leiter Finanzen und Controlling bei RWA, betont: “Für uns war sehr wichtig, dass unsere Mitarbeiter mit einem benutzerfreundlichen Tool arbeiten. Ziel war es, das System für den Jahresabschluss 2003 einzusetzen. Das haben wir geschafft.”

Ausgerüstet mit Business Information Warehouse

Mit der neuen Lösung lässt sich der konzernweite Jahresabschluss nach internationalen Standards erstellen. Rechnungswesen und Reporting sind nun unternehmensweit und international einheitlich. “Das System bietet ein vereinheitlichtes Berichtswesen, höhere Qualität und mehr Transparenz beim Jahresabschluss”, gibt sich Schönbauer zufrieden und ist über die Erreichung der gesteckten Ziele erfreut: “Vor allem für Buchhalter und Finanzcontroller hat sich die Arbeit wesentlich erleichtert”.
Aus diesem Projekt haben sich zahlreiche Best-Practice-Methoden entwickelt, die sich noch bei weiteren Projekten als hilfreich erweisen werden. Denn eine Erweiterung der Palette inhaltlicher Funktionalitäten um die operative Unternehmensplanung befindet sich in Vorbereitung. Im Anschluss daran wird der mögliche Einsatz von SAP SEM bei der Unterstützung des strategischen Controllings oder bei der Abbildung eines Balanced Score Card Systems im Datawarehouse diskutiert.

Andreas Dörner

Andreas Dörner

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