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10 Tipps zur digitalen Transformation im Mittelstand

Feature | 8. August 2017 von Andreas Schmitz 53

Laut einer aktuellen Studie gibt es im Mittelstand aktuell etwa ähnlich viele „analoge Bewahrer“ wie „digitale Vorreiter“. Grund genug, ein paar Tipps zu geben, die den Weg in die Digitalisierung einfacher machen.

Etwa ein Drittel „analoge Bewahrer“ (32 Prozent) und fast genauso viele „digitale Vorreiter“ (30 Prozent) gibt es im deutschen Mittelstand: Das ist eines der Ergebnisse der aktuellen Lündendonk-Studie „Digitaler Reifegrad im Mittelstand 2017“. Je nachdem, wie herum man es betrachtet, ist das eine gute oder eine schlechte Botschaft. Klar ist: Viele Unternehmen sind noch Nachzügler hinsichtlich der Digitalisierung ihres Geschäfts, obwohl es große Vorteile verspricht. 10 Tipps, wie Mittelständler in das Thema einsteigen können.

1. Transparenz schaffen

Wer Industrie 4.0, das Internet der Dinge und neue digitale Geschäftsmodelle in seinem Unternehmen nutzen will, sollte zunächst prüfen, ob er Transparenz über seine laufenden Geschäfte hat. Unternehmen, die nicht wissen, womit sie ihr Geld verdienen oder verlieren, welche ihre rentabelsten Produkte oder wachstumsstärksten Regionen sind, sollten zunächst an der Durchgängigkeit ihrer Prozesse arbeiten. „Hausaufgaben machen“, nennt das Michael Schmitt. Besonders bei Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern sieht der weltweit für die Mittelstandslösung SAP Business ByDesign verantwortliche Manager die Herausforderung, zunächst einmal den Lebenszyklus des Kunden von der Bestellung über die Fakturierung oder Reklamation abdecken zu können – also eine End-to-End-Sicht herzustellen.

2. Evolutionär vorgehen

Der Weg in die Digitalisierung ist eher evolutionär als disruptiv. Die Transformation kann in kleinen Schritten beginnen. Schwächelt etwa der Vertrieb, kann es daran liegen, dass dem Kunden nicht genug Verkaufskanäle zur Verfügung stehen und er statt via Fax oder Telefon nun online einkaufen möchte. Ein Webshop ist nicht per se ein großer Schritt in die Digitalisierung, doch ist darüber zusätzlich eine höhere Kundenbindung möglich – etwa durch Analysen des Einkaufsverhaltens und daraus entwickelte individuelle Angebote. Und schon sind über die Digitalisierung der Prozesse neue Services möglich – etwa über Big-Data-Analysen. „Aktuell geht es Mittelständlern besonders darum, Vertriebs- und Servicekanäle zu etablieren und zu überlegen, inwieweit Big Data und das Internet der Dinge das aktuelle Geschäft ausweiten können“, beobachtet Rainer Zinow, weltweit für das Produktmanagement von SAP Business ByDesign verantwortlich.

3. Dem Excel-Kollaps zuvorkommen

„Hier ein bisschen kaufmännische Software, da 200 Excel-Spreadsheets und dann noch etwas CRM aus der Cloud“: So beschreibt SAP-Experte Zinow die Situation bei Mittelständlern, deren Geschäft unerwartet schnell gewachsen ist, so dass die Infrastruktur nicht mehr zum Geschäftsvolumen passte. „So einem Unternehmen würde ich dringend empfehlen, ein betriebswirtschaftliches Fundament zu schaffen“, erläutert Zinow. An der Professionalisierung der betrieblichen Prozesse führt dann spätestens auf Druck der Banken kein Weg vorbei, die nachvollziehbare Geschäftsdaten einfordern.

4. Plattform für Wachstum etablieren, Skalierbarkeit schaffen

Eine isolierte Anwendung für die Finanzprozesse reicht nach einigen Jahren des Wachstums nicht mehr aus. Dann stehen die Transparenz im Kundenbeziehungs- und Lagermanagement im Mittelpunkt. Denn es ist wichtig zu wissen, welche Produkte auf Lager liegen und wann Kunden mit ihrer Lieferung rechnen können. Zudem benötigt der Verkauf die Historie und Bewertung von Kunden. „Eine Plattform ist nötig, die diese Funktionen bietet und das Unternehmen über die nächste Wachstumsphase hinaus begleiten kann“, erläutert Zinow.

5. Branchenorientiert vorgehen

Grob eingeteilt geht es bei den Unternehmen entweder um Dienstleister wie Medienagenturen und Beratungshäuser oder durch logistische Prozesse geprägte Unternehmen wie Fertiger und Händler. 80 Prozent der Wertschöpfung, so Zinows Daumenregel, sollte ein Dienstleister ohne Bruch in den Prozessen über eine Plattform abdecken können. Das betrifft das Projektmanagement, das mit der Personalwirtschaft, dem Einkauf und nicht zuletzt dem Rechnungswesen integriert sein sollte. „Nur so lässt sich in der Nachkalkulation letztlich nachvollziehen, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht“, so Zinow. Bei Händlern und Fertigern stehen die Produktionsplanung und die Logistik im Zentrum. „Der Kunde erwartet eine konkrete Preisangabe, eine präzise und verlässliche Angabe des Lieferzeitpunkts sowie des Zahlungsstatus“, sagt Zinow.

6. Kompetenz für Digitalisierung der Produkte aufbauen

Für die Digitalisierung von Produkten sind die Kompetenzen des bisherigen IT-Teams oft nicht ausreichend. Es geht nicht mehr darum, ein ERP-System einzurichten und zu betreiben, sondern darum Prozesse zu gestalten und Produkte zu digitalisieren. Das erfordert Experten, die Geschäftsmodelle entwickeln oder Verbindungen zu Sensoren im Internet herstellen können. Aus dem IT-Sachbearbeiter wird ein „Wertschöpfer“. Nicht zuletzt deswegen setzen die Unternehmen auch zunehmend auf Cloud-Lösungen, da sie sich dann mit dem klassischen Betrieb von technischer Infrastruktur und Anwendungen nicht mehr auseinandersetzen müssen.

7. Die IT nicht selbst betreiben

Mittelständische Unternehmen haben Schwierigkeiten gute IT-Experten zu den Themen ERP oder Sicherheit am Markt zu finden und einzustellen. Zudem treiben Eigenentwicklungen und Upgrades die Kosten für die Betreuung der eigenen Systeme in die Höhe. Während IT-Kosten in Unternehmen mit eigenem IT-Betrieb prozentual mindestens im gleichen Maße steigen wie der Umsatz, sind IT-Kosten und Umsatz beim Einsatz von Cloud-Systemen wie etwa SAP Business ByDesign voneinander entkoppelt. „Der Betrieb der Cloud-Software ist langfristig kalkulierbar“, erläutert Schmitt, „zudem befinden sich die Lösungen und Daten des Unternehmens in einem SAP-Rechenzentrum, das den modernsten Anforderungen entspricht und garantiert, dass die Daten in Deutschland bleiben.“ Selbst betriebene Infrastrukturen sind besonders bei mittelständischen Unternehmen oft nicht so gut zu schützen wie im „SAP-Safe“, wie Schmitt die SAP-Rechenzentren nennt – „zumindest nicht zu akzeptablen Kosten.“ Dadurch, dass Unternehmen nun weniger Geld in den IT-Betrieb investieren, schaffen sich Unternehmen Freiräume, um etwa eine digitale Lieferkette oder eine E-Commerce-Strategie zu entwickeln.

8. Nicht per Big Bang in die Cloud gehen

Die meisten Unternehmen sind „risikoavers“ und beginnen mit Cloud-Lösungen in einem Bereich, der nicht das Kerngeschäft des Unternehmens betrifft – beispielsweise mit dem Kundenbeziehungsmanagement. „Wenn man dann sieht, dass Mitarbeiter ihren Job per iPhone machen können, wächst der Appetit, Cloud-Systeme zu nutzen sehr schnell“, beobachtet Zinow. Nach seiner Erfahrung ist der nächste Schritt üblicherweise, das Rechnungswesen in die Cloud zu bringen und dann das Projektmanagement, etwa um den Zeitraum zwischen der Leistungserbringung und Rechnungsstellung zu verkürzen. Fertigungsunternehmen nutzen dann eher die Warenwirtschaft aus der Cloud.

9. Optimierbare Prozesse definieren

Eine Stärken- und Schwächenanalyse ist häufig auch der Anlass, besonders jene Prozesse zu optimieren, die entscheidend für das Unternehmen sind. Das kann etwa der Ablauf vom Vertriebsauftrag bis zur Kundenzahlung sein oder aber von der Bestellung eines Lieferanten bis zur Begleichung der Rechnung. „Durch die definierten Kernprozesse ist es viel einfacher möglich, zu analysieren, wie digitale Technologien konkret Vorteile schaffen können“, erläutert Zinow.

10. Entscheidungen auf Basis von Daten treffen

Entscheidungen auf Basis der transparenten Daten werden einfacher und zuverlässiger. Zinow geht davon aus, dass acht von zehn Bauchentscheidungen anders getroffen würden, wenn sie auf Basis von aktuellen Zahlen und Reportings getroffen worden wären.

Weitere Informationen:

SAP-Software für den Mittelstand auf einen Blick.

Business One (für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern)

SAP Business ByDesign (für Unternehmen mit mehr als 250 bis zu 1500 Mitarbeitern)

SAP S/4HANA Cloud (für Unternehmen mit mehr als 1500 Mitarbeitern)

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