Transparente Kostenstrukturen

Feature | 23. Juni 2003 von admin 0

“Wir bieten vier Reifen, ein Chassis, ein Lenkrad und einen Motor” – bei potenziellen Autokäufern würde ein solches Angebot sicherlich auf Befremden stoßen. Im IT-Umfeld indessen ist es durchaus noch üblich, Leistungen gestückelt an den Kunden zu bringen und getrennt zu verrechnen. Da diese Form der Abrechnung für die Auftraggeber nur schwer nachvollziehbar ist, werden Leistungen heute vielfach mit Hilfe von Service Level Agreements definiert.
SLAs sind Vereinbarungen zwischen dem Dienstleister und dem Kunden über ein genau festgelegtes Leistungspaket. Die Beispiele reichen vom Update eines Betriebssystems auf einem PC bis hin zum Host-Betrieb für komplexe IT-Umgebungen. Hierbei gilt es, einfache Messgrößen zu definieren, die es dem Kunden ermöglichen, seine IT-Kosten zu beeinflussen.

Hürden für Abrechnung und Controlling

Für die Abrechnung und die interne Kostenkontrolle von Service Level Agreements hat der Dienstleister allerdings verschiedene Hürden zu überwinden.

  • Die abzurechnenden Daten stammen aus verschiedenen Quellen, etwa SAP-Systemen oder Lösungen anderer Anbieter, und müssen in einem System zusammengeführt werden.
  • In Service Level Agreements sind in der Regel bereits Sockelbeträge für bestimmte Basisverbräuche von Leistungen festgelegt. Daher ist es notwendig, die abzurechnenden Leistungsmengen in den Sockelanteil und den darüber hinaus anfallenden On-Demand-Anteil aufzuteilen.
  • Damit der Dienstleister die Kosten den Erlösen auf Komponentenebene, etwa Server oder Datenbank, gegenüber stellen kann, ist bereits vor der Leistungsverrechnung zu analysieren, über welches SLA die Fakturierung erfolgt.
  • SLAs müssen sich sowohl nach Aufwand, etwa für die Installation eines PCs, als auch pauschal, beispielsweise über eine Wartungspauschale für das Web-Hosting, fakturieren lassen.
  • Aus Gründen der Transparenz ist es notwendig, die abzurechnenden Leistungen nach SLAs gruppiert auszuweisen. Dabei müssen Sockel- und On-Demand-Beträge in der Rechnung zusammenhängend dargestellt werden.

Durchgängiger Prozess

Abrechnungsprozess nach IT-CoInS

Abrechnungsprozess nach IT-CoInS

Um diese Aufgaben zu bewältigen, entwickelte der IT-Dienstleister arvato systems – ein Tochterunternehmen der arvato AG – das Verfahren IT-CoInS (IT-Controlling and Invoice System) für die SLA-Abrechnung in SAP R/3. Dabei nutzt das Unternehmen zwei selbst entwickelte Programme, den ILV-Wizard und ein Analysewerkzeug. Zudem wurde das SAP-Druckprogramm um einige Funktionalitäten erweitert. Das Verfahren ermöglicht einen durchgängigen Abrechnungsprozess, ausgehend von verschiedenen Vorsystemen bis hin zum Druck der Rechnungen. Ein Reporting über SAP Business Information Warehouse (SAP BW) erlaubt ein umfassendes Controlling.
Im ersten Prozessschritt werden die Leistungen gesammelt. Diverse Vorsysteme ermitteln dafür alle Leistungen, die im Rahmen eines Auftrags erbracht wurden. Dies sind beispielsweise IP-Traffic, vorgehaltener Plattenplatz, SAP-Transaktionen oder aber Beratungsleistungen eines Mitarbeiters. Die Leistungserbringer sind eindeutig jeweils einer Kostenstelle zugeordnet. Abhängig vom Erbringer werden die Daten zu den Leistungen meist durch weitere Informationen ergänzt, etwa Mitarbeitername, Servername oder Datenbanktechnologie. Die Vorsysteme enthalten nur die notwendigen Abrechnungsdaten und keine Informationen über Kostensätze oder Preise.

ILV-Wizard und Analysewerkzeug machen die Daten “fit” für SAP

Die auf abrechnungsrelevante Merkmale verdichteten Daten werden im zweiten Schritt als Dateien ins SAP-System übertragen. Danach bereiten der ILV-Wizard und das Analysetool die Daten auf. Im ILV-Wizard sind SLA-spezifische Abrechnungsregeln definiert, etwa die Höhe eines hinterlegten Sockelbetrags. Bei einem Service Level Agreement, in dem ein Sockelbetrag von beispielsweise 200 Mengeneinheiten (ME) hinterlegt ist, aber 300 ME verbraucht wurden, erzeugt der ILV-Wizard zwei Leistungssätze: Einen mit 200 ME, die im SLA als Basisverbrauch definiert sind, und einen mit 100 ME, die darüber hinaus auf Anforderung erbracht wurden. Diese Leistungssätze leitet der ILV-Wizard zur Abbrechung weiter.
Das Analysetool bereitet die Daten anschließend so auf, dass sie sich im SAP-Standard verarbeiten lassen. Neben der Datenanalyse beinhaltet dies ein “theoretisches” Durchlaufen des Abrechnungsprozesses. Dieser Durchlauf erfüllt einen doppelten Zweck. Zum einen geht es darum, die hinterlegten Stammdaten auf Vollständigkeit zu prüfen. Zum anderen wird das in SAP hinterlegte Verkaufsmaterial ermittelt, unter dem die Fakturierung erfolgt. Wenn nach Aufwand “on Demand” an den Kunden fakturiert wird, ist das Verkaufsmaterial identisch mit der erbrachten Leistung. Handelt es sich um ein Service Level Agreement, so ordnet das System anhand der hinterlegten Vertriebsstückliste die entsprechende Vereinbarung dem Leistungssatz zu. Auf diese Weise entsteht eine Klammer zwischen dem Leistungssatz und dem Verkaufsmaterial, was zu einem späteren Zeitpunkt die Zuordnung von Kosten und Erlösen ermöglicht.
Sind die Daten aufbereitet, ergänzt das System soweit wie möglich nicht vorhandene Stammdaten und führt anschließend die Verbuchung durch. Daten, die eine Nachbearbeitung erfordern, zum Beispiel bei Stammdatensperren, werden in einen Fehlerpool übertragen.

Interne Leistungsverrechnung in SAP R/3

Die Verbuchung der Leistungsdaten erfolgt im Batch-Verfahren als interne Leistungsverrechnung (ILV). Bei diesem Prozessschritt werden die Kostenstellen entlastet und die Projektstukturplan-Elemente (PSP–Elemente) im Projektsystem (PS) von SAP R/3 belastet. Die vom Vorsystem gelieferten Projektnummern gewährleisten die richtige Zuordnung.
Hierbei können auch Projektstrukturen hinterlegt werden, etwa Abgrenzungen nach Teilprojekten oder eine Trennung nach Personen- und Infrastrukturleistungen. In diesem Fall müssen die Daten allerdings in der notwendigen Granularität bereitgestellt oder im ersten Prozessschritt, beim Sammeln der Leistungen, entsprechend angereichert werden.

Faktura und Druck

Leistungen lassen sich anschließend nach unterschiedlichsten Kriterien fakturieren, etwa nach Aufwand, nach Festpreis oder mit Staffelrabatten. Für die Fakturierung nach Aufwand steht die seit SAP R/3 4.6 deutlich erweiterte Funktionalität der aufwandsbezogenen Fakturierung (Dynamischer Postenprozessor DP91) zur Verfügung. Für alle anderen Kriterien gelten die entsprechenden Preisfindungsmechanismen in der SAP-R/3-Vertriebsfunktionalität (SD). Angestoßen wird die Fakturierung durch eine Leistungsbeschreibung oder durch die Abrechnung einer vereinbarten Vertragsleistung. Der Rechnungsdruck erfolgt mit einem modifizierten Standard-SAP-Druckprogramm. Zusätzliche Funktionalitäten ermöglichen es, dass Service Level Agreements entsprechend den Anforderungen dargestellt werden. Ein zentraler Punkt dabei ist es, zusammenhängende Leistungen gemeinsam aufzulisten. Eine Rechnung über ein SLA enthält beispielsweise den Hinweis, dass die zuvor als Basisverbrauch festgelegten 200 ME bereits im Preis enthalten sind. In der nächsten Zeile sind die darüber hinaus verbrauchten 100 ME aufgeführt, die nach Aufwand berechnet wurden. Für die Druckerstellung lässt sich die Projektstruktur auf das Rechnungslayout übertragen und somit die Leistungen gemäß den International Accounting Standards (IAS) ausweisen. Die Übergabe der Daten an SAP R/3 FI im letzten Prozessschritt ist im SAP-Standard abgebildet.

Ein durchgängiger Informationsfluss erleichtert das Reporting

Der gesamte Prozess wird von einem umfangreichen Reporting in SAP BW begleitet. Wesentliche Voraussetzung hierfür ist ein durchgängiger Informationsfluss. Dabei werden die den Prozess ergänzenden Informationen, etwa der Name des Servers, bis zur Faktura mitgeführt, so dass jederzeit Ergebnisaussagen auf kleinsten Einheiten möglich sind. Die hinterlegte Beziehung zwischen der erbrachten Leistung und dem verkauften Produkt lässt dann eine Gegenüberstellung von Erlösen auf der Ebene der Service Level Agreements und der eingegangen Leistungen auf Kostenebene zu. Abweichungen zwischen den geplanten Mengen aus den SLA-Stücklisten und den Werten der erbrachten Leistungen sind damit nachvollziehbar. Auf diese Weise ist ein Plan-Ist-Vergleich möglich. Die Kostenstrukturen werden transparent.

www.arvato-systems.de

Dr. Siegmar Moltzahn

Dr. Siegmar Moltzahn

Slawomir Krolik

Slawomir Krolik

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