Trefz gestaltet die Zukunft mit SAP Business One

Feature | 21. Januar 2004 von admin 0

„Kommunikation, Satellitennavigation und Just-in-time-Logistik beeinflussen und bestimmen mehr und mehr unser tägliches Geschäft als Logistikdienstleister“, erklärt Michael Trefz, geschäftsführender Gesellschafter der Trefz GmbH, PRODUKT > ZIEL > MANAGEMENT, so die genaue Firmierung des Unternehmens. Der im schwäbischen Schwieberdingen bei Stuttgart ansässige Betrieb hat sich auf die Kommissionierung und Konfektionierung von Waren, vorwiegend im Bereich von Druckschriftenkatalogen und Werbemitteln, spezialisiert. Seit ihrer Gründung 1996 hat die mittelständische Firma ein rasantes Wachstum hinter sich. Inzwischen beschäftigt Trefz 50 Mitarbeiter und wickelt jährlich rund 200.000 Versandaufträge ab. Zu den Kunden gehören unter anderem der ADAC Deutschland, DaimlerChrysler sowie Bosch. „Wir versenden nicht nur Kataloge und Werbemittel, sondern erledigen für unsere Kunden inzwischen alle Service-, Ergänzungs- und Transferleistungen“, führt Michael Trefz weiter aus. Zudem sorge ein Abfolge- und Kontrollmanagement dafür, dass Produkte oder Güter sicher und pünktlich ihre Ziele erreichen.

Systemwechsel schon länger geplant

„Für ein integriertes Dienstleistungs-Management, wie wir es heute betreiben, war das DOS-basierende Altsystem einfach an seine Grenzen gekommen“, konstatiert Michael Trefz. Das Unternehmen plante schon länger, das bisherige Altsystem, welches beispielsweise nicht einmal die Buchhaltung abbilden konnte, durch eine neue Software zu ersetzen. „Wir wollten dabei eine ERP-Komplettlösung, die nicht nur unsere Geschäftsprozesse möglichst genau abbildet, sondern mit der wir unsere Prozesse auch verändern und neu gestalten können“, beschreibt Michael Trefz die Anforderungen. Aufgabe der neuen Softwarelösung sollte sein, der Geschäftsführung schnell und einfach zu ermittelnde betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Gewinn- und Verlustrechnungen zu liefern. Über eine Schnittstelle sollte zudem die automatische Anbindung an das System des Paketdienstes UPS erfolgen.
Der geschäftsführende Gesellschafter sondierte daher gründlich den Markt für betriebswirtschaftliche Software. Schließlich schafften es drei Anbieter in die engere Auswahl, darunter auch SAP Business One. Thomas Schneider, als Projektleiter bei Leitwerk Business Solutions verantwortlich für das Projekt bei Trefz, erinnert sich noch genau: „Wir haben SAP Business One in einem Workshop bei Trefz präsentiert. Von Beginn an war klar, dass der Kunde seine internen Organisationsabläufe neu organisieren und verbessern wollte, um dadurch Arbeitsprozesse zu straffen.“

In drei Wochen produktiv

Deshalb, so Projektleiter Thomas Schneider weiter, habe Leitwerk Business Solutions zusätzlich eine betriebswirtschaftliche Beratung angeboten. Nachdem Trefz seine Anforderungen an Leitwerk in einem Pflichtenheft dokumentierte und Leitwerk SAP Business One in einer zweiten, umfangreicheren Präsentation noch einmal vorführte, erfolgte die endgültige Auftragsvergabe. Die überschaubaren Kosten des Projekts bildeten hierbei eine zusätzliche Entscheidungshilfe zugunsten der SAP-Lösung. „Trefz verband mit der Einführung von SAP Business One eine Reihe konkreter Forderungen, die wir gleich mit umsetzen sollten“, staunt Projektleiter Thomas Schneider noch heute über die Leistung. „Projektbeginn war der 7. Juli 2003. Um das Ganze möglichst schnell und somit für den Kunden kostengünstig abwickeln zu können, war eine strukturierte Vorgehensweise gefragt“, so Schneider weiter. Hier kamen die Kernkompetenzen des in Appenweier ansässigen SAP Business Partners, die gerade in der Einführung von SAP Business One und der Integration von IT-Systemen liegen, voll zum Tragen, wobei SAP das Projekt direkt begleitete. So wurde aus dem internen SAP-Business-One-Consulting-Team extra ein Mitarbeiter entsandt, um den reibungslosen Ablauf der Installation zu garantieren.
Für die Implementierung von SAP Business One benannte Leitwerk Business Solutions zunächst die Projektpartner, erarbeitete ein Pflichtenheft und führte diverse Grundlagenschulungen durch. Danach erstellte der IT-Dienstleister ein Testsystem für das Prototyping von Berichten, SQL-Queries und benutzerdefinierten Feldern. Nachdem verschiedene Testläufe mit dem System erfolgreich absolviert waren, nahm Leitwerk Business Solutions die kundenspezifischen Einstellungen vor, darunter die Anbindung der UPS-Worldship-Software sowie des Trefz-eigenen Labeldrucks an SAP Business One. „Nach Abnahme des Systems mit anschließender Anwenderschulung konnten wir das System bereits am 1. August produktiv schalten“, sagt Projektleiter Schneider stolz. Derzeit arbeiten sieben Anwender auf dem System, das als Client-Server-Modell auf Basis der Hardware von Dell (Server und Clients) läuft. Als Betriebssystem kommt jeweils Windows 2000 zum Einsatz.

Zwischenstufen abbilden

Im Rahmen der Umstellung auf das neue System trennte sich Trefz auch gleich von „altem Datenballast“, wie es Michael Trefz formuliert, denn es wurden keine Daten aus dem bisherigen Altsystem übernommen. So konnten redundante Kundendaten sowie mehrfach angelegte und damit überflüssige Mandanten ausgesondert werden. Der Mittelständler integrierte die einzelnen Projekte in zeitlich aufeinander folgenden Phasen in SAP Business One. „Die entsprechenden Geschäftspartner mussten zwar alle manuell neu angelegt werden, aber dieser Zeitfaktor war im Vergleich zu den redundant gehaltenen Daten zweitrangig“, erläutert Projektleiter Schneider den Schritt.
Besonders interessant für Trefz war das Release 6.2 der SAP-Software, mit dem das Unternehmen jetzt auch die Zwischenstufe des Kommissionierens vollständig abbilden kann. In der Praxis bedeutet dies, dass an den einzelnen Packstationen im Lager Wireless-LAN-PCs installiert sind, wo die Kommissionierscheine bearbeitet und Lieferscheine für die einzelnen Sendungen erzeugt werden. Gleichzeitig mit der Lieferscheinerzeugung erfolgt der Etikettendruck, der wahlweise ein vollständiges Etikett des Paketdienstes (UPS) oder ein neutrales Etikett für einen anderen Transportweg erstellt. Die Labelinformationen werden dann zur UPS-Worldship-Software übertragen, welche wiederum die Grundlage für die Fakturierung von UPS gegenüber Trefz darstellt.

Zukunft vorausplanen

Das ist aber noch nicht alles, denn die Schwieberdinger Firma plant bereits voraus. „Wir wollen in unserem Bereich mittelfristig Technologieführer werden“, umreißt Michael Trefz die Zielsetzung. Bereits ab Januar 2004 wird Trefz die Buchhaltung mit der Mittelstandslösung von SAP eigenständig durchführen. Dieser Schritt wurde durch die deutliche Zunahme des Inkassogeschäfts nötig. Geplant sei überdies, künftig das gesamte Dienstleistungs-Geschäft mit SAP Business One abzuwickeln sowie das System um einen oder mehrere B2B-Shops (Business to Business) zu erweitern. Um den reibungslosen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten sicherzustellen, werde die SAP-Lösung künftig auch an deren SAP-R/3-Systeme angebunden.

Weitere Informationen:

www.leitwerk-bs.de, www.trefz.biz

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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