Trends in mySAP ERP HCM Service Delivery

Feature | 2. Mai 2005 von admin 0

Traditionell werden HR-Aufgaben wenig automatisiert und nur selten mit Hilfe von Self-Services wahrgenommen. Dementsprechend stecken viele HR-Abteilungen bei Prozessen, Datenerfassung und Berichtswesen bis zum Hals in Papier. Allmählich aber erkennt man, dass sich Ressourcen im HR-Bereich besser verwenden lassen, um strategische Aufgaben stärker zu unterstützen. Daher wird versucht, gewisse Bereiche der Personalarbeit möglichst effektiv an die zuständigen Dateneigner zu übertragen – an Mitarbeiter, Manager und Fachleute inner- und außerhalb von HR. Ebenso sollen Prozesse automatisiert werden, um sicherzustellen, dass HR-Kompetenz möglichst strategisch eingesetzt werden kann.
Je nach Belegschaft und Branche müssen derartige Self-Services für Manager und Mitarbeiter über unterschiedliche Kanäle zur Verfügung gestellt werden. Ein gelegentlicher Nutzer muss vollkommen anders durch eine Transaktion geführt werden als ein professioneller Anwender. Die Optimierung der Prozesse erfordert ebenfalls die richtigen Kanäle: Fabrikarbeiter greifen über einen “Kiosk” auf Self-Services zu, Anwender, die viel unterwegs sind, wickeln einfache Genehmigungs- oder Datenerfassungsvorgänge mit Hilfe mobiler Geräte ab, und HR-Fachleute nutzen die Interaction-Center-Technologie, um telefonische Anfragen an Call-Center beziehungsweise Shared-Services-Center zu bearbeiten.
Generell werden portalbasierte Self-Services bei Managern, aber auch anderen Mitarbeitern immer beliebter. Dabei variiert die Nutzung je nach Unternehmensgröße und Branche. SAP-Kunden im Dienstleistungsbereich beispielsweise bauen stärker auf HR-Call-Center, während in Handel, Fertigung und der Konsumgüterbranche eher Kioske gefragt sind.

Neue Ausrichtung von Service Delivery

Neue Ausrichtung von Service Delivery

Als Bestandteil von mySAP ERP HCM liefert HCM Service Delivery flexible, nahtlose und durchgängige Prozesse, Content und Services über verschiedene Kanäle. Damit HR-Organisationen auch weiterhin effizient arbeiten können, ist noch mehr Automatisierung und ein verstärktes Service-Angebot notwendig. Innovationsmöglichkeiten bestehen beispielsweise bei Workflows, Online-Formularen und bei Shared-Services-Centern. Ziel der meisten HR-Organisationen ist heute, möglichst viele Abläufe zu automatisieren, Teilprozesse auf den Endbenutzer zu verlagern und den HR-Fachleuten Freiraum für außergewöhnliche Situationen und strategische Wertschöpfung zu verschaffen, damit sie sich beispielsweise dem übergreifenden Management von Mitarbeiterpotenzial (Talent Management), -fortbildung (Enterprise Learning) und -vergütung widmen können.

Vier Trends im SAP HCM Service Delivery

HCM Service Delivery

HCM Service Delivery

HCM Service Delivery unterstützt drei wichtige Ziele: die Kostenkontrolle, die Konzentration auf strategische Aufgaben und die Messbarkeit der Beiträge von HR-Arbeit zum Unternehmensergebnis. Neben Services wie Abwesenheitsmitteilungen und Adressänderungen bietet die Komponente Content für Geschäftsprozesse und Informationen für alle Anwender – feste Mitarbeiter (einschließlich neuer und pensionierter), Mitarbeiter auf Basis von Zeit- oder Werkverträgen, aber auch Bewerber. Unter HCM Service Delivery sind die Funktionalitäten Manager- und Employee-Self-Services, Interaction Center, Mobile Services und Voice-Services gebündelt. Für Experten steht eine Funktionalität zur Behandlung von Ausnahmefällen und Entscheidungsunterstützung, für analytische Funktionen sowie self-service-artige Anwendungen für Bereiche, in denen Experten nur selten oder unregelmäßig arbeiten, bereit.
Die SAP arbeitet ständig daran, Angebot und Rollen im Bereich Self-Services zu erweitern. Sobald sie so weit sind, können Unternehmen auf die Trends bei Service Delivery aufspringen. Folgende Trends werden in Zukunft den HR-Bereich bestimmen:

1. Online-Formulare und Workflows

Die manuelle Erfassung von Daten in Papierformularen wird aus den unternehmensübergreifenden Prozessen verschwinden. Die entsprechenden Prozessschritte lassen sich durch Workflow und Online-Formulare komplett automatisieren. Herkömmlicherweise wird etwa ein Antrag auf Gehaltsgruppenänderung per Papierformular oder E-Mail übermittelt und dann durch die HR-Abteilung manuell im System erfasst. Mit einem leicht verständlichen Online-Formular für die Manager im gesamten Unternehmen ist die manuelle Datenerfassung durch eine HR-Fachkraft jedoch nicht mehr erforderlich.

2. Erweiterte Rollen für Self-Services

SAP Employee Self-Services

SAP Employee Self-Services

Self-Services werden mehr und mehr genutzt – nicht nur für typische Manager- und Mitarbeiterfunktionen, sondern auch für seltene und ungewohnte Aufgaben etwa im HR- Bereich. Für weniger vertraute Abläufe brauchen die Anwender jedoch eine Art Self-Service-Navigation. In einigen Branchen kommt eine Lohnpfändung nur selten vor. Falls sich die HR-Abteilung aber einmal damit befassen muss, benötigt sie dafür eine selbsterklärende Benutzerführung. Dabei spielen – anders als bei typischen Self-Services – Zeitaufwand und Arbeitsschritte eine weniger wichtige Rolle als ein klar hinterlegtes Vorgehen. Spinnt man den Faden noch weiter, so könnten Pfändungsdaten über Web-Services in Zukunft sogar direkt von einer Behörde in das HR-System gelangen, ohne dass eine weitere Benutzerinteraktion erforderlich wäre. Zukünftig wird SAP die SAP-NetWeaver-Technologie dazu einsetzen, Daten auf diese Weise auszutauschen.

3. Behandlung von Ausnahmeprozessen

SAP Manager Self-Services

SAP Manager Self-Services

Bei Bonusanträgen, um ein Beispiel zu nennen, können Manager bereits heute einen beträchtlichen Anteil über die SAP Manager Self-Services abwickeln. Jeder Bonus, der die von einem Unternehmen festgelegte Obergrenze überschreitet, erfordert die Genehmigung der HR-Abteilung. Da die Manager in den meisten Fällen unterhalb dieser Grenze bleiben, wird die HR-Abteilung nur in Ausnahmefällen involviert. Aber selbst Fälle, die individuelle Regelungen erfordern, können in einem Prozess oder Workflow bearbeitet werden. Beispielsweise möchte ein Manager nicht mit der Genehmigung von Abwesenheiten bis zu drei Tagen behelligt werden, sondern stattdessen zulassen, dass solche Anträge direkt im System verbucht werden. Abwesenheiten von mehr als drei Tagen möchte der Manager genehmigen, bevor sie im System verbucht werden. HCM-Prozesse, -Workflows und -Services, die diese Art von Anpassung unterstützen, sind im Interesse der SAP-Kunden. SAP sieht also ein Prozess-Framework für unternehmensweite Regeln vor, das sich auch individuell anpassen lässt.

4. Shared Services

Die Erweiterung von Prozessen über die HR-Grenzen hinaus hat Bedenken hinsichtlich der Datenüberwachung und Datenintegrität aufkommen lassen. Durch Prozessautomatisierung und Ausnahmebehandlung könnte es schwierig werden nachzuverfolgen, wer welche Daten erfasst hat und warum – Informationen, die für die HR-Abteilung und die Abschlussprüfer transparent sein müssen, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen. Shared-Services-Center schaffen Abhilfe – besonders dann, wenn beispielsweise Manager nicht willens oder in der Lage sind, die angebotenen Services zu nutzen. Für SAP-HCM-Kunden bietet SAP derzeit Call-Center-Optionen an, die in künftigen Versionen Bestandteil der mySAP-ERP-HCM-Standardkomponente sein werden. Ein solches flexibles Prozess-Framework vereinfacht auch die Definition von Kennzahlen. Das erleichtert es der HR-Abteilung, ihren Beitrag zum Unternehmensergebnis zu dokumentieren. Das breite Angebot an Bereitstellungskanälen für Mitarbeiter und Manager, automatisierte Prozessschritte und die Tatsache, dass ein Eingreifen der HR-Abteilung nur mehr in Ausnahmefällen notwendig wird, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand von Personalsachbearbeitern. Dadurch können Shared-Services-Center ihre Arbeit auf schwierige und ungewöhnliche Fälle konzentrieren.
Weitere Informationen zum aktuellen Service-Delivery-Angebot von mySAP ERP HCM finden Sie unter http://service.sap.com/erp-hcm.

Quelle: SAP Insider

Frank Bareis

Frank Bareis

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