Trendthemen belasten die IT-Kasse

Feature | 15. Juli 2013 von Claudia Linke 0

Frank Zielke, Vorstand der Unternehmensberatung ITSM Consulting (Foto: ITSM)

Frank Zielke, Vorstand der Unternehmensberatung ITSM Consulting (Foto: ITSM)

Egal ob Dax-, MDAX-Unternehmen oder Mittelstand: Trendthemen wie Cloud Computing mit neuen Beziehungen zu entsprechenden Providern, Mobility mit seinen diversen neuen Smartphones und Tablets, die im Unternehmen genutzt werden oder auch In-Memory-Technologien, die Prozesse nicht nur enorm beschleunigen, sondern auch verändern, stellen die IT vor eine große Aufgabe: Veränderung. Dieser Change-Prozess jedoch wird – so die Meinung von Frank Zielke, Vorstand der Unternehmensberatung ITSM Consulting – oft sträflich vernachlässigt. Vier von fünf seiner Kunden haben SAP-Technologie im Einsatz. Das Manko: Sie schauen zu wenig auf das Zusammenspiel zwischen SAP, Netzwerk und Datenbanken. Und gerade bei SAP-Kunden wird oft gar nicht eingesehen, dass ein Change-Prozess nötig ist. Die Meinung: „Dafür sorgen doch die Module von selbst“.

SAP.info: Herr Zielke, Unternehmen unterschätzen die Veränderungen, die die Etablierung von Trendthemen mit sich bringen. Welche Fehler würden Sie Unternehmen vor allem attestieren?

Frank Zielke: Gerade bei Trendthemen ist nicht im vornhinein klar, dass Business und IT das gleiche wollen. Ein Demand-Management ist nötig, sprich: Es muss klar sein, welche Technologien eingeführt werden sollen und was sie dem Unternehmen letztlich nützen können. Es ist nötig, gewisse Regeln vorzugeben, etwa für BYOD (Bring your own device) klare Vorgaben für die Nutzung durch die Mitarbeiter zu machen, sofern sie eigene Geräte ins Unternehmen mitbringen und sie auch dort nutzen wollen. Zudem muss die Support-Infrastruktur stehen, sobald die neue Technologie da ist. Es kann ja nicht sein, dass die Verträge etwa mit Cloud-Providern geschlossen sind, über die Prozesse aber noch niemand nachgedacht hat. Last but not least: Trendthemen müssen im gesamten Unternehmen verzahnt sein. Nehmen wir wieder das Thema Cloud: Setzt ein CIO auf ein Multiproviderkonzept, muss er neue Rollen definieren, Prozesse überdenken, Datenschutz und Datensicherheit einbeziehen und nicht zuletzt auch die Service Level Agreements aufsetzen. Das wird nicht immer so sauber gemacht wie man denkt.

Sie betreuen viele Kunden aus der öffentlichen Verwaltung. Das erstaunt mich, dass hier auch so nachlässig mit Prozessen umgegangen wird …

Natürlich ist die Skepsis etwa gegenüber Cloud-Dienstleistungen hier schon größer. In der Privatwirtschaft fehlt es noch mehr an der Sensibilität, für Redundanzen zu sorgen, permanente Verfügbarkeit der Systeme als wesentliches Kriterium in den Verträgen zu verankern und sich ganz simple Fragen zu stellen: Wer darf auf die Daten zugreifen? Wer ist der Provider von wem? Und da ist es egal, ob Sie sich Dax-, MDAX-Unternehmen oder wen auch immer anschauen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Welche Konsequenzen haben Nachlässigkeiten für das Unternehmen?

Darin steckt die Vermutung, dass die Unternehmen dem Tempo des Wandels nicht gewachsen sind, oder sehen Sie das anders?

Ja, das mag so sein. Wichtiger ist jedoch, wahrzunehmen, dass eine Veränderung ansteht und entsprechende Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Ein Change Board etwa könnte sich darum kümmern, zusammengesetzt aus Vertretern des Business und IT. Sie überlegen sich, wie die Technologie ins gesamte Unternehmen gebracht werden kann, definieren Rollen, Inhalte, erbringen Sicherheitsnachweise.

Die Realität sieht anders aus. Welche Konsequenzen haben diese Nachlässigkeiten für das Unternehmen?

Der Schaden ist schnell da, wenn nämlich neue Systeme nicht oder arg verspätet produktiv gehen und Daten einfach deswegen nicht zur Verfügung stehen, weil etwa Sicherheitsgrundsatzfragen vorab nicht geklärt wurden. Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen bis zu 50 Prozent des Budgets hätten einsparen können, wenn sie ein Change Board gleich zu Beginn des Projekt etabliert hätten.

Das ist auch einer der Tipps, die Sie Unternehmen mitgeben können …

Ja, tatsächlich ist es auch eine gute Idee, „Change Awards“ auszuschreiben, um nicht nur den Veränderungsprozessen die Bedeutung zu geben, die sie verdienen, sondern die Menschen, die diese Veränderung mitmachen müssen oder antreiben, dafür zu belohnen, dass sie den Change bewältigt haben.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Was bringt der Award den Mitarbeitern und was ist der Rat für Unternehmen

Was bringt der Award dem Mitarbeiter?

Pro erreichten „Meilenstein“ bekommen die Mitarbeiter dann beispielsweise Punkte auf einem Konto gutgeschrieben, so dass sie ab einer gewissen Anzahl zusätzlichen Urlaub nehmen können. Das spornt an.

Zurück zu Ihren Tipps: Was würden Sie Unternehmen raten?

Vor etwaigen Change Awards ist es vor allem nötig, die Menschen in den Prozess mitzunehmen. Das geht dabei los, sehr früh über neue IT-Systeme oder Veränderungen zu informieren, sowohl in der IT, aber vor allem im Business, also den Menschen, die dann mit den Systemen arbeiten werden. Noch besser ist es, sie an den neuen Prozessen mitarbeiten zu lassen. Man erlebt es allzu oft, dass zwar die hundert Mitarbeiter der IT wissen, was da Neues kommt, aber der Service Desk als Letztes davon erfährt. Dann kommen die ersten Fragen aus der Belegschaft – und der Support kann sie nicht beantworten. Sicherheitsaspekten gebührt eine besondere Aufmerksamkeit: Spezielle Mentoren sollten sich diesem Thema widmen.

Selbst CIOs geben unumwunden zu, dass Projekte nicht an der Technik, sondern an den Menschen gescheitert ist – an ihrem Beharrungsvermögen …

Gerade in Hinsicht auf die Definition von Prozessen etwa nach ITIL (*IT Infrastructure Library) ist die Abwehrhaltung immens – im Team und auch Team-übergreifend. Es fehlt das Gesamtverständnis dafür, wie sich etwa SAP mit den anderen Services versteht. Da gibt es immer wieder große Augen, wenn ich nach den Changeprozessen im Unternehmen frage: „Changeprozesse?“, heißt es dann, das werde doch alles in SAP dokumentiert.

Es herrscht ein großes Vertrauen – SAP gegenüber …

Den Eindruck kann man bekommen. Im SAP-Umfeld gibt es diese Schwierigkeiten mit Veränderung immer wieder. „Das betrifft uns doch gar nicht – ist doch in den Modulen vorgegeben. Da brauchen wir keine zusätzlichen Prozesse aufzusetzen“, heißt es dann immer wieder. Was für ein Irrtum.

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