Unstrukturierte Daten nutzen

28. Januar 2013 von Susan Galer 0

Belgian_Railway

Für die belgische Eisenbahngesellschaft SNCB ist einer der größten Herausforderungen: Wie lassen sich die 2,5 Millionen Dokumente des Unternehmens, die von Konstruktionszeichnungen und Mietverträgen über Schulungsunterlagen bis hin zu Zeiterfassungsprotokollen reichen und bis 2017 auf 7,6 Millionen Dokumente bzw. 7,5 TB Daten anwachsen sollen, effektiv verwalten?

Die SNCB befördert jedes Jahr 261 Millionen Fahrgäste und 60 Millionen Tonnen Fracht. Hinter diesen Zahlen steht eine explosionsartig anwachsende Menge strukturierter und unstrukturierter Daten für eine Vielzahl von Prozessen, beispielsweise in Form von Lieferantenrechnungen, Wartungsaufzeichnungen, technischen Zeichnungen und Personalakten. Das Unternehmen steht vor der Herausforderung, dass zum einen in den kommenden Jahren viele Mitarbeiter aus Altersgründen ausscheiden werden, zum anderen aber auch zunehmend strenge gesetzliche Auflagen eingehalten werden müssen. Aus diesem Grund hat die SNCB ein Modernisierungsprojekt in Angriff genommen, um sich mit neuen Mitarbeitern, neuen Zügen und neuen Prozessen als Transportdienstleister der Zukunft zu positionieren.

Was kann die Lösung?

In einem ersten Schritt implementierte das Unternehmen SAP ERP. “Durch den Umstieg auf eine integrierte Plattform auf der Grundlage von SAP-Software konnten wir die Verfahren und Prozesse in den verschiedenen Geschäftsbereichen vereinheitlichen, sodass wir nun über eine zentrale Datenquelle verfügen”, berichtet Stephane Haelterman, Projektmanager bei der SNCB. Ihm zufolge war es nur logisch, anschließend mithilfe von SAP Extended Enterprise Content Management (ECM) by OpenText neben strukturierten Daten auch unstrukturierte Daten, die in unterschiedlichsten Formaten in den einzelnen Abteilungen vorhanden sind, in das System einzubinden. “Es gibt in unserem Unternehmen so viele Dokumente, in denen die Einhaltung von Vorschriften, Instandhaltungsmaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und der pünktliche Zugverkehr geregelt sind. Mit SAP Extended ECM verfügen wir über eine effiziente Lösung für das Erstellen, Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten.”

Die Software durchsucht unstrukturierte Inhalte und führt eine Texterkennung auf Zeilenebene durch. Anhand der Ergebnisse wird ein Dokument dann dem entsprechenden Geschäftsprozess zugeordnet. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf sämtliche Dokumente, die mit einer bestimmten Aktivität verbunden sind. Infolge dieser Transparenz sind die Prozesse deutlich benutzerfreundlicher geworden und lassen sich auf einfache Weise automatisieren. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen konnte verbessert werden, was für ein staatliches Unternehmen wie die SNCB von besonderer Wichtigkeit ist.

Auf der nächsten Seite: Der Nutzen für den Kunden.

Die Anwendung SAP Extended ECM ist das Ergebnis einer engen Partnerschaft zwischen SAP und OpenText. Beide Unternehmen haben über 5.000 gemeinsame Kunden, und OpenText hat bereits 11 Lösungserweiterungen getestet und validiert, mit denen die Kunden auf unstrukturierte Inhalte in ihren SAP-Systemen zugreifen können. Hierzu gehören beispielsweise unstrukturierte Daten in der Kreditorenbuchhaltung, dem Finanzwesen, der Personalwirtschaft und der Beschaffung.

Da die Kunden die Lösungserweiterungen zusammen mit der SAP Business Suite verwenden können und die Erweiterungen auf die Produktzyklen von SAP abgestimmt sind, profitieren die Kunden nach Einschätzung von Patrick Barnert, Senior Vice President for Partners and Alliances bei OpenText, von einer schnelleren Wertschöpfung. “Aufgrund unserer gemeinsamen Innovation müssen die Kunden sich nicht selbst um die Integration kümmern und erhalten automatische Aktualisierungen, sobald die SAP verbesserte Funktionen bereitstellt.”

Wer profitiert von der Lösung?

Barnert zufolge profitieren alle Abteilungen von dieser Integration. Wenn Finanzprüfungen anstehen, kann ein Unternehmen sämtliche mit den Journalbuchungen verbundenen Dokumente über eine zentrale Quelle abrufen. In der Beschaffung können mithilfe von SAP Extended ECM Rechnungen eingescannt und alle relevanten Daten extrahiert werden. Auch die Erkennung von Geschäftsregeln und die Durchführung von Kreditprüfungen sind möglich, sodass der Finanzvorstand umfassenden Einblick in alle Verbindlichkeiten hat. Auf diese Weise lassen sich Risiken automatisch mindern. Die Marketingabteilung kann mit der Anwendung Bilder, Videos und alle digitalen Inhalte für Kampagnen zentral verwalten. Und die Personalabteilung schließlich kann bei der Verwaltung der Personalakten von Mitarbeitern eines Standorts sicherstellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes eingehalten werden.

Ursprünglich dienten die Lösungserweiterungen der Ergänzung von lokalen Installationen der SAP Business Suite. Gemeinsam mit den Innovationen von SAP wurden sie jedoch Schritt für Schritt weiterentwickelt. So arbeitet OpenText im SAP HANA Lab in München an Anwendungsfällen, in denen die Funktionen von SAP HANA für die Analyse unstrukturierter Daten genutzt werden.

“Wir möchten unseren Kunden eine 360-Grad-Sicht auf alle relevanten Informationen bieten”, so Barnert. “Wie können wir die strukturierten SAP-Daten und Transaktionen mit den unstrukturierten Inhalten verbinden? Die Unternehmen wünschen sich Zugriff auf die gesamte Korrespondenz, die sie mit ihren Kunden in der ganzen Welt führen, damit sie die Interaktion verbessern können.”

OpenText entwickelt außerdem auf der Grundlage der mobilen Technologien von SAP Apps für den Zugriff auf elektronische Personalakten. Für Cloud-Lösungen hat OpenText Archivierungsfunktionen sowie OCR-Funktionen (optische Zeichenerkennung) und Funktionen für die Dokumentenanalyse entwickelt. Mit diesen lassen sich Daten aus papiergebundenen Rechnungen in die cloudbasierte Lösung SAP Travel OnDemand für die Reisekostenabrechnung übertragen. Zukünftige Pläne umfassen die weitere Integration von ECM-Funktionen in die Lösungen der von SAP übernommen Cloud-Spezialisten SuccessFactors und Ariba.

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