Unternehmensdaten gut gepflegt

Feature | 18. Februar 2003 von admin 0

Ein Unternehmer muss sich zu jeder Zeit einen Überblick verschaffen können, was eine Dienstleistung kostet, welche Faktoren deren Aufwand beeinflussen und welchen Deckungsbeitrag sie erwirtschaftet. Dieser allgemeine Leitsatz gilt selbstverständlich auch für das Gesundheitswesen. Doch ist dies leichter gesagt als getan. Alleine die Anzahl installierter Systeme – vom Krankenhaus-Informations-System (KIS) zur Leistungserfassung bis hin zum Management-Informations-System (MIS) zur Auswertung – und häufige Release-Wechsel der einzelnen Systemkomponenten bereiten den Verantwortlichen oft Kopfzerbrechen.
Eines ist deshalb für viele IT-Verantwortliche im Gesundheits- und Pflegesektor sicher: Der Kostendruck bleibt bestehen – und damit die Notwendigkeit, IT-Strukturen effizienter als bisher zu gestalten. Ein Schlüssel hierfür liegt in der Formulierung einer stringenten Release-Strategie. Diese sollte sowohl organisatorisch betriebswirtschaftliche als auch technische Fragen beinhalten:

  • Wie lassen sich durch einen Release-Wechsel die strategischen Ziele besser erreichen?
  • Welche Kosten fallen während des Release-Wechsels im Unternehmen an?
  • Wer verursacht die Kosten?
  • Welcher Anbieter ermöglicht dem Unternehmen die größte Planungssicherheit?

Ohne Zweifel eine komplexe Fragestellung

Anbieter einer Software-Lösung unterziehen die einzelnen Komponenten in regelmäßigen Abständen einer Prüfung, passen diese dem aktuellen Stand von Technik und Gesetzgebung an und stellen das Resultat dann dem Anwender vor. Das Management auf Seiten des Anwenders steht dann vor der Wahl, die im Release-Wechsel angebotenen Verbesserungen direkt zu übernehmen oder Folgeentwicklungen abzuwarten – der Entscheidungsspielraum wird dabei umso enger, je näher das vom Softwareanbieter festgelegte Ende des Wartungsversprechens für die Ausgangsversion rückt.
Eine komplexe Fragestellung, denn die Entscheidungskriterien für oder gegen ein neues Release müssen auf die strategischen Unternehmensziele ausgerichtet werden. Im Unterschied zu Unternehmen anderer Branchen werden die Ziele im Krankenhaus allerdings nicht nur durch das Management definiert. Verschiedenste Gruppierungen – etwa Behörden, Landesregierungen oder Verbände – üben einen Einfluss aus. So erhalten Krankenhäuser beispielsweise einen Großteil der Investitionsmittel vom jeweiligen Bundesland. Diese Abhängigkeit erschwert die Definition der Unternehmensziele.

Unterschiedliche Ausgangspositionen

Neben diesen “Umweltbedingungen” ist die Ausgangsposition von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Ein Anwender, dessen Lösung erst jüngst implementiert wurde, sieht seine Bedürfnisse mit der aktuellen Version wahrscheinlich zunächst abgedeckt. Auch ist in diesem Fall die Einführung des Systems im Sinne einer noch steigenden Lernkurve seiner Mitarbeiter noch nicht abgeschlossen. Weitere Mittel für Schulungen an einem neuen Release oder Mittel für weitere Hardwarekomponenten stehen meist im Budget nicht zur Verfügung.
Hat ein Unternehmen jedoch das betriebswirtschaftliche System bereits seit längerem in Betrieb, so erhofft es sich vermutlich neue Funktionalitäten, mit denen sich die bestehenden Prozesse verbessern lassen. Hier gilt es, einen Release-Wechsel in Hinblick auf die betriebswirtschaftlichen Ziele zu überprüfen. Die Bewertung ist vor allem dann problematisch, wenn einheitliche betriebswirtschaftliche Strukturen fehlen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Krankenhaus nach dem Wechsel des Trägers in einen anderen Konzern eingebunden wird oder wenn über viele Jahre hinweg gewachsene Insellösungen entstanden sind. Das Resultat ist in beiden Fällen eine heterogene Systemlandschaft.

“Eigendynamisches Customizing” vermeiden

Liegen nun eine Vielzahl von Komponenten unterschiedlicher Hersteller vor, so wird die Entscheidung des Managements erschwert. Es sieht sich mit dem Phänomen des “eigendynamischen Customizing” konfrontiert, einer direkten Konsequenz der heterogenen Systemlandschaft. Darunter sind die vielfältigen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten – aber auch Zwänge – zu verstehen, die sich in diesem Fall bei einem Release-Wechsel ergeben. Wenn Modifikationen innerhalb der Systemlandschaft in Zeitnot und mit der “Brechstange” selbst durchgeführt wurden, um die einzelnen Systemkomponenten aufeinander abzustimmen, sind technische Probleme im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Auch tritt aus Kostensicht die eigentliche Aufgabe – das Upgrade – neben den Anpassungsarbeiten in den Hintergrund. Die Lösung besteht darin, Heterogenität weitgehend abzubauen und einen Anbieter zu wählen, der die Kernfunktionen stabil hält.
Eine solche Anwendung ist SAP R/3 Enterprise. Die Software besteht aus dem SAP R/3 Enterprise Core und den SAP R/3 Enterprise Extensions. Ein Upgrade der SAP R/3 Enterprise Extensions hat keinerlei Auswirkungen auf den SAP R/3 Enterprise Core. Die neuen Funktionen in den Extensions lassen sich vom Anwender optional nutzen. Spätere Erweiterungen um zusätzliche Funktionalität werden über den Upgrade der SAP R/3 Enterprise Extensions vollzogen, während das SAP R/3 Enterprise Core davon unberührt bleibt. Durch die Kapselung wird erreicht, dass der Anwender flexibler auf Upgrades reagieren kann. Mit SAP R/3 Enterprise ist ein Unternehmen dazu in der Lage, sein System gezielt in denjenigen Bereichen zu erweitern, die für die Geschäftsprozesse relevant sind, ohne dabei die Stabilität des Kerns der Anwendung zu beeinträchtigen.

Die Release-Strategie als Bestandteil der Planung

Die Festlegung einer Release-Strategie gehört zu den entscheidenden Komponenten auf dem Weg zu einer effizienteren IT und ist somit ein wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Planung. Eine Release-Strategie ist proaktiv und berücksichtigt die Randbedingungen – kündigt der Hersteller beispielsweise eine zeitliche Begrenzung bei der Wartung eines Release an, so darf dies genauso wenig ignoriert werden, wie Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Ausgehend von der festgelegten Release-Strategie können Zielvorgaben für die IT des Unternehmens präzisiert, Maßnahmen und Mittel zeitig vorgehalten und Steuerung und Kontrolle optimiert werden. Insbesondere die Folgen einer heterogenen Systemlandschaft werden bei der Formulierung einer Release-Strategie schnell sichtbar und ermutigen zur Standardisierung. Auf dem Weg zu einheitlichen IT-Strukturen sollte dann eine Lösung Verwendung finden, die eine stabile Grundlage und dadurch ein Mehr an Planungssicherheit bietet.
Die aufgeführten Beispiele zeigen, wie wichtig schon beim vermeintlich einfachen Thema Release-Wechsel der interdisziplinäre Austausch auf Managementebene ist. Eine Entscheidung für oder gegen einen Release-Wechsel muss aufgrund der Tragweite und der Komplexität der IT-Systeme zur Chefsache erklärt werden. Außerdem ist es notwendig, bezüglich der anstehenden Entscheidungen die Kommunikation mit den Fachabteilungen zu suchen und die Aufgabenverteilung zu koordinieren. Mangelnde Absprachen oder auch die reine Delegation der Arbeiten an den IT-Leiter führen zu widersprüchlichen Entscheidungen und Aktionen.

Diplom-Volkswirt Christian Stoffers

Diplom-Volkswirt Christian Stoffers

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