Sicherer Geschmack für zukunftsfähige IT

Feature | 11. Juli 2007 von admin 0

Ob in Deutschland, den USA oder Australien: Wer sich in diesen Ländern leckere Wiener-Würstchen und gefüllte Bouletten, Hot Dogs oder einen australischen Burger schmecken lässt, ahnt meist nicht, dass diese eine Gemeinsamkeit haben. Für die Herstellung der Würste und des Hackfleischs wurden mit großer Wahrscheinlichkeit Vakuumfüller sowie Portionier- und Trennmaschinen der VEMAG Maschinenbau GmbH verwendet. Diese beliefert weltweit namhafte Nahrungsmittelhersteller mit ihren Produkten – und das mit wachsendem Erfolg.

Nahrungsmittelproduzenten verlangen seit einigen Jahren verstärkt modular aufgebaute Systemlösungen. Diese lassen sich problemlos in komplexe Produktionslinien einbetten und ermöglichen die Herstellung so unterschiedlicher Produkte wie gefüllte Fleisch-, Fisch- und Kartoffeltaschen sowie Knödel und Würstchen. Die VEMAG Maschinenbau hat diesen Trend früh aufgegriffen und gestaltet diesen durch innovative Entwicklungen in Form flexibel verwendbarer Baukasten-Systeme aktiv mit.

Während der Mittelständler seine Produktpalette kontinuierlich weiterentwickelt hatte, stagnierte jedoch bis vor kurzem die Unternehmens-IT. Das zentrale PPS-System war technologisch veraltet und hatte seine Leistungsgrenzen erreicht.

Die Altsoftware auf einen Schlag abgelöst

Für Rainer Kammer, IT-Leiter bei der VEMAG Maschinenbau, stand fest: „Wir brauchten eine moderne, integrierte und zukunftssichere Software, die unsere langfristige Wachstumsstrategie unterstützt.“ Nach gründlicher Marktbeobachtung führte der Maschinenbauer die voreingestellte SAP-All-in-One-Partnerlösung SPEED des SAP-Partners applied international informatics GmbH & Co. KG ein.

Mehrere Faktoren hatten die Wahl zugunsten von SPEED beeinflusst. Die in der SAP-All-in-One-Partnerlösung vorkonfigurierten Prozesse für den Maschinenbau deckten bereits zu mehr als 90 Prozent die Geschäftsabläufe bei der VEMAG Maschinenbau ab. Darüber hinaus basiert die Lösung auf neuester SAP-Technologie und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Strategisch bedeutsam war für die VEMAG, dass SPEED im Rechenzentrum des IT-Gesamtlösungsanbieters ai informatics betrieben werden kann, denn: „Wir bauen bereits seit Jahren auf die Vorzüge einer ausgelagerten Systemlandschaft“, verdeutlicht Rainer Kammer. „Das entlastet die interne IT-Abteilung von Wartungs- und Pflegearbeiten und sie konzentriert sich ganz darauf, den Einsatz von IT-Technologien und IT-gestützten Prozessabläufen zu optimieren.“ Ein weiterer Pluspunkt war der Festpreis.

Genaue Planung

Bereits kurz nach dem Echtstart machten sich die Vorteile der integrierten SAP-Partnerlösung bemerkbar. Besonders hebt Rainer Kammer hervor, dass „wir mit SPEED alle Informationsflüsse gebündelt und durch die durchgängige Prozessabwicklung eine nie geglaubte Transparenz und Übersichtlichkeit erreicht haben.“

Da die neue Software überdies keinen negativen Lagerbestand mehr zulässt, hat der Mittelständler jederzeit eine hohe Bestandssicherheit. „Was am Lager ist, ist auch im System und umgekehrt“, kommentiert Rainer Kammer. Braucht die Fertigung neues Material und ist am Lager ein Mindestbestand unterschritten, generiert die Branchenanwendung außerdem automatisch einen Bestellvorschlag über die benötigten Teile.

Wissen, wo die Aufträge stehen

Durch die Implementierung von SPEED konnte die VEMAG auch ein Barcodesystem einführen. Jedes einzelne Bauteil ist über eine eindeutig identifizierbare Materialnummer automatisch und lückenlos rückverfolgbar. Diese wird in die Branchenlösung eingescannt, die Daten direkt in die Auftragsverwaltung übertragen und als Bestand umgehend im Rechnungswesen verbucht. Dadurch haben Mitarbeiter im Einkauf und Fertigung jederzeit den aktuellen Lagerbestand auf dem Bildschirm und können diesen mit den Bedarfsanforderungen aus den Produktionsaufträgen abgleichen. Fehler, wie sie durch manuelle Dateneingaben oder -übernahmen entstehen, sind dadurch praktisch ausgeschaltet.
Das System liefert selbst bei komplexen Produktionslinien, für die zahlreiche unterschiedliche Materialien eingekauft und für die Produktion vorausgeplant werden müssen, jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Lagerbewegungen sowie die Arbeitsfortschritte in der Produktion. „So bearbeiten wir Aufträge schneller, verkürzen Durchlauf- sowie Lieferzeiten und erhöhen unsere Liefertreue gegenüber Kunden“, hebt Kammer hervor.

Im Service Informationen per Knopfdruck

Unterstützt von SPEED konnte die VEMAG auch den Service integrieren. Per Knopfdruck erhalten die Mitarbeiter dort nun alle notwendigen Informationen. Werden bei Kunden routinemäßige Wartungsarbeiten fällig, erhalten Sachbearbeiter im Service einige Tage vorab der Anwendung eine Meldung, die in einen Serviceauftrag mündet.
Meldet ein Kunde dem Service der VEMAG unvorhergesehene Störungen oder Fehlfunktionen an einer Maschine, wird heute der fällige Reparaturauftrag direkt in der SAP-Software angelegt. Dabei werden die erforderlichen Ersatzteile reserviert, der Versand inklusive der notwendigen Frachtpapiere organisiert, die zeitliche Planung für den Monteur vor Ort erledigt und die im Rahmen des Auftrags nötigen Informationen übermittelt.

Sowohl bei geplanten Wartungsarbeiten als auch bei einer Kundenreklamation fließen die Daten heute automatisch von der Serviceabteilung ins Rechnungswesen und werden dort zeitnah fakturiert und verbucht.

Mehr Wirtschaftlichkeit, weniger IT-Betriebskosten

Der mittelständische Maschinenbauer hat mit der SAP-basierten Partnerlösung, Geschäftsabläufe auch deutlich wirtschaftlicher gestaltet. Zum Beispiel sorgt die gute Auftragslage für steigende Belegflüsse in Vertrieb und Einkauf und damit für Mehrarbeit in diesen Abteilungen. Diese konnte die VEMAG dank der weitgehend automatisierten Prozessabwicklung und der hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit der neuen ERP-Lösung bislang mit dem vorhandenen Personalstamm auffangen. Im Vertrieb war die Zahl der Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Aufträge von etwa 50.000 im Jahr 2005 auf 55.000 im Jahr 2006 gestiegen, im gleichen Zeitraum erhöhte sich die Anzahl der Bestellpositionen im Einkauf von 28.500 auf 31.500.

Auch was die IT-Betriebskosten angeht, macht sich der Einsatz der neuen Lösung bezahlt. IT-Leiter Rainer Kammer schätzt, „dass wir im Vergleich zur Altsoftware die Kosten pro ERP-Arbeitsplatz um durchschnittlich zehn Prozent reduziert haben.“

Informationen noch einfacher austauschen

Unterstützt von SPEED hat die VEMAG Maschinenbau entscheidende Weichen für die Zukunft gestellt. Im nächsten Schritt will der Mittelständler alle SAP-Belege, etwa Eingangsrechnungen oder Lieferscheine, sowie Zeichnungen aus den CAD-Systemen digitalisieren und strukturiert sowie nach Schlagworten geordnet in einem Archiv-System speichern, das über Standardschnittstellen mit der SAP-Partnerlösung verbunden ist.

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