Verbindung macht das Leben leichter

Feature | 23. Februar 2005 von admin 0

Wäre es nicht praktisch, wenn die Anwendung, in der wir unsere täglichen „Büro-Hausaufgaben“ erledigen, und die Anwendung, mit der wir unseren „eigentlichen“ Job machen, integriert wären? Das ist keine Zukunftsmusik. Denn SAP Business One bietet vielseitige Funktionen und eine offene Architektur, um Microsoft-Outlook-Tools für E-Mail, Terminplanung, Kontakte und Aufgaben zu integrieren.

Alles im Blick

Jetzt geht nichts mehr verloren. Weder die Informationsanforderung eines Kunden noch der Angebotsschriftwechsel, seine Kontaktinformationen oder die Terminplanung. Was aber noch wichtiger ist: Diese Informationen sind nicht mehr nur in Outlook gespeichert. Da die Daten in SAP Business One verwaltet werden, stehen sie jedem zur Verfügung: dem Vorgesetzten, den Kollegen, der Buchhaltung und den Kundendienst-Mitarbeitern.
Ramsey Saab, Vertriebsspezialist bei CDI, einem Reseller von Fertigungs- und Distributionssoftware für mittelständische Unternehmen, formuliert es so: „Dank der Integration von Microsoft Outlook und SAP Business One kann ich das Programm, in dem ich gerade arbeite, weiter verwenden. Ich kann in Outlook bleiben und dort alle anfallenden Geschäftsprozesse erledigen. Es ist zum Beispiel möglich, E-Mails mit einer Besprechungsnotiz, einer Rechnung oder einer Kundendienstanforderung zu verknüpfen. So bekommt jeder im Unternehmen ein umfassendes Bild vom jeweiligen Kunden. Besprechungen, Präsentationen, Angebote, Rechnungen und sogar Anfragen des Kunden bezüglich Lieferung oder Produktgewährleistung – nichts geht verloren.“

Echte Vorteile

SAP Business One bietet Outlook-Integration mit folgenden Funktionen:

  • Umwandlung von E-Mails in SAP-Business-One-Aktivitäten
  • Angebotsmanagement
  • bidirektionale Datensynchronisation

Ausgangspunkt ist dabei – unter ständiger Berücksichtigung der Geschäftsaufgaben – Outlook. Denn das Programm ist ein guter E-Mail-Manager, eignet sich aber nur bedingt für die Verwaltung von geschäftlichen Aktionen. Der Anwender bleibt in Outlook, während SAP Business One E-Mails in Aktivitäten umwandelt, neue oder geänderte Kontaktinformationen erfasst oder Anschlussaufgaben zuweist. Mit der Outlook-Integration behält der Anwender die letzte Entscheidung, wo das Arbeiten für ihn besonders praktisch und produktiv ist – den Rest erledigt SAP Business One in einem nahtlosen Prozess.

Aktivitäten erfassen

Ein Beispiel: Der Großhändler Hang-Ten bekommt ein Angebot, das in SAP Business One erstellt wurde. Er antwortet mit einer E-Mail. Doch ohne Outlook-Integration geht damit die Verbindung zum Angebot und zu anderen Informationen über Hang-Ten verloren, die bereits in SAP Business One erfasst sind. Mit Outlook-Integration lassen sich die Inhalte der E-Mail in SAP Business One kopieren und der Überblick über den gesamten Vertriebsprozess bleibt erhalten. Nicht die kleinste Information geht verloren.
Ändern sich zwischenzeitlich die Ansprechpartner beim Kunden, so ist auch das kein Problem. Wenn die E-Mail als Aktivität gespeichert wird, fügt das System eine neue Kontaktperson zu dem Geschäftspartner hinzu oder aktualisiert die E-Mail-Adresse der bisherigen Kontaktperson in SAP Business One.

Am Puls der Informationen

„Management by Exception“ (Unternehmensführung nach dem Ausnahmeprinzip) ist mit den Workflow-, Erinnerungs- und Alarm-Funktionen von SAP Business One nicht nur ein Schlagwort. Die Lösung legt Anschlussaktivitäten fest, die automatisch für gespeicherte E-Mails generiert werden. So lassen sich Standardeinstellungen für den Umgang mit Anschlussaufgaben und Anhängen festlegen, die im Einzelfall jedoch außer Kraft gesetzt werden können.
Unabhängig davon, ob gerade in Outlook oder in SAP Business One gearbeitet wird, erinnern beide Applikationen an Besprechungen oder sonstige Aktivitäten. Wenn ein Lagerengpass besteht oder ein höherer Rabatt genehmigt werden muss, gibt SAP Business One eine entsprechende Warnmeldung. Ändern sich Versanddaten oder ruft ein Kunde an, um den Termin für eine Besprechung zu verschieben, werden diese Änderungen in SAP Business One verbucht und auch in Outlook gespeichert.

Angebotsverwaltung

Beim Arbeiten in Outlook definiert der Anwender Filterkriterien zur Personalisierung der Angebotsansicht und erstellt mit Hilfe der Daten und einer Vorlage aus SAP Business One direkt neue Angebote in Outlook. SAP Business One achtet hierbei auf die Einhaltung der Geschäftsregeln, so dass der Firmengrundsatz unabhängig vom Ort der Angebotserstellung beständig bleibt. Der Anbieter kann dem Kunden das Angebot zuschicken, ohne Outlook verlassen zu müssen.

Keine Überraschungen beim Synchronisieren

Für die Synchronisation stehen beim Arbeiten in Outlook dieselben Wahl- und Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung wie in SAP Business One:

  • Wie: Vor jeder Synchronisationssitzung lassen sich verschiedenste Einstellungen und Optionen prüfen und nutzen. Gleichzeitig kann eine Schnellsynchronisation mit den zuletzt gespeicherten Einstellungen durchgeführt werden.
  • Wann: Ein einziges Objekt (zum Beispiel ein Ansprechpartner, ein Termin oder eine Aufgabe) kann spontan nach Bedarf synchronisiert werden, ohne dass zur selben Zeit alle Datensätze synchronisiert werden müssen.
  • Was: Der Anwender legt fest, welche Objekte – Kalender und Kontakte ohne Aufgaben, spezielle Partner oder einen bestimmten Datumsbereich – er synchronisieren will.

Während der Synchronisation lassen sich Konflikte auf Feldebene mittels eines Vorschaufensters beheben. Wenn beispielsweise bei einer Besprechung ein Terminkonflikt vorliegt, kann der Benutzer entscheiden, ob er diesen aus der Synchronisationsliste entfernen oder die Besprechung verschieben will.

Höhere Produktivität

Da sämtliche Informationen synchronisiert und in SAP Business One abgelegt sind, können alle zentralen Geschäftsprozesse mit Hilfe von Berichten und Analysen gesteuert werden, von der Außendienstplanung bis zum Umwandlungsverhältnis von Chancen in Verträge. Die wichtigsten Kunden und ihre Kaufhistorie oder die Produktivität von Kundendienstbesuchen lassen sich abrufen. Diese Informationen können für die Planung, Personalbesetzung, Zielfestlegung oder zur Bestimmung der Geschäftsstrategie verwendet werden. Microsoft Outlook und SAP Business One sind eben ein eingespieltes Team.

Brenda Mackay

Brenda Mackay

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