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Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder: Schlanke Prozesse für den öffentlichen Dienst

Feature | 7. April 2014 von SAP News 0

Seit 1929 sorgt die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) für die zuverlässige betriebliche Altersvorsorge von Arbeitnehmern des öffentlichen Dienstes.

In den letzten Jahren wandelte sich die Organisation zum serviceorientierten Dienstleister. Die Neuausrichtung brachte die IT an ihre Grenzen: Eine zentrale Plattform sollte Prozesse und Wartung vereinfachen.

„Mit SAP-Software konnten wir den größten Standardisierungsgrad erzielen. Zudem waren wir so in der Lage, eine einheitliche IT-Plattform zu schaffen, mit der sich Synergien nutzen lassen. Heute decken wir den Großteil unserer Prozesse mit SAP-Lösungen ab“, Dr. Tim Habermann, Geschäftsführer der VBL-Tochterfirma ppp4its GmbH. Administrative Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft und Personalmanagement steuert die VBL bereits seit einigen Jahren mit SAP-Lösungen. Jetzt wollten die Verantwortlichen auch das operative Geschäft auf Vordermann bringen.

Das Projektteam führte die Lösungen schrittweise ein, angefangen mit SAP Customer Relationship Management (SAP CRM). Implementierungspartner SAP Consulting passte die Software an die individuellen Prozesse an. „SAP Consulting hat hier Pionierarbeit geleistet“, sagt Thomas Bönig, IT-Leiter der VBL. „Wir haben aber auch viel Wert darauf gelegt, eigene Kompetenzen für Systembetrieb und Entwicklung aufzubauen.“

Zuverlässiger Service für 1,2 Millionen Menschen

Die Lösungen spiegeln die neue Organisationsstruktur der VBL wider. Im Front-Office haben die Mitarbeiter dank SAP CRM immer die richtigen Informationen zur Hand, um Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Die Kollegen im Back-Office wickeln die Leistungen ab, unterstützt von SAP Claims Management und SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM). Auch die Zahlungen erfolgen über SAP-Lösungen.

„Das neue System verarbeitet jährlich mehr als 70.000 Rentenanträge samt Anlagen und etwa 3,5
Millionen Arbeitgebermeldungen“, berichtet Thomas Bönig. „Die Performance reicht aus, um auch saisonale Spitzenbelastungen sicher zu meistern. Etwa gegen Ende des ersten Quartals, wenn pro Monat bis zu einer Million Arbeitgebermeldungen eintreffen.“

Flexible und anwenderfreundliche Prozesse

Früher mussten die Mitarbeiter jeden Rentenantrag einschließlich Anlagen in Aktenordner einheften und dem zuständigen Sachbearbeiter schicken. Heute scannen sie eingehende Anträge ein und bearbeiten sie dann komplett elektronisch weiter. Das spart viel Zeit und Papier.

Auch die Systempflege gestaltet sich dank der integrierten Standardkomponenten deutlich einfacher. SAP führt regelmäßig Wartungen durch und passt die Software dabei beispielsweise den aktuellen steuerrechtlichen Regelungen an.

VBL-Präsident Richard Peters zieht Bilanz: „Gemeinsam mit SAP und den beteiligten Partnern haben wir die Herausforderung der Systemablösung gut gemeistert. Mit der SAP-Plattform ist die VBL jetzt sehr gut für die Zukunft aufgestellt.“

Erfahren Sie hier mehr über die Lösung:
SAP Customer Relationship Management

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