Umstieg: Von Excel auf Business One

Feature | 19. Januar 2010 von Volker A.Holzapfel 0

Vision Lasertechnik (Foto: Fraunhofer ILT)

Vision Lasertechnik stellt Lasersysteme für Medizin und Industrie her. (Foto: Fraunhofer ILT)

Vision Lasertechnik GmbH ist Hersteller und Vertreiber von Lasersystemen für Industrie, Medizin und Forschung. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen aus vielen Bereichen der Industrie ebenso wie Forschungsinstitute oder Dentalmediziner.

Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft wurden bei Vision bisher mit einer Bürosoftware mit Unterstützung von Excel, Word und Access abgewickelt. Damit konnten zwar die anfallenden Aufgaben bewältigt werden, die Lösung war aber nicht zukunftsfähig. Zu hoher Betreuungsaufwand sowie funktionale Leistungsgrenzen bzw. fehlende Module – z.B. für die externe Fertigung – veranlassten das Unternehmen im Sommer 2008 zu einer Neuorientierung. “Nach fünf Jahren Laufzeit war uns klar, dass die Software am Ende ihres Lebenszyklusses angekommen war“, beschreibt Philip Becker den Grund, diese Software durch eine moderne betriebswirtschaftliche Standardlösung zu ersetzen.

Da darüber hinaus durch die neuen Medizinprodukte zusätzliche Vorschriften, wie z.B. Referenznummern, CE-Kennzeichnung, Chargenrückverfolgung oder die ´Medical Device Directives` in ihren daraus resultierenden nationalen Gesetzen, berücksichtigt werden mussten, gelten Qualitätsstandards nicht nur für die Rohmaterialien, die das Unternehmen einkauft (mit etwa 1.200 Lieferanten werden Geschäftsbeziehungen unterhalten), sondern auch für deren Aufbereitung und Verarbeitung.

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variatec BX auf Basis von SAP Business One

Auf der Hannover Messe 2008 wurde Vision auf SAP Business One – die Mittelstandslösung der SAP AG – aufmerksam. “Das Produkt der variatec AG berührte genau unsere Problematik. Sehr schnell wurde uns dabei klar, dass variatec BX auf Basis von SAP Business One das für uns passende System ist. Im Juni folgte eine Präsentation in unserem Haus, bei der wir einen tieferen Einblick in das System gewannen.“ Das Lösungsportfolio von variatec AG besteht aus Anwendungssoftware, Einführungsmethodik, Wartung und Support. Der SAP Gold Channel Partner bot Vision Lasertechnik ein umfassendes Consultingkonzept von der Beratung bis hin zu After-Sales-Dienstleistungen wie Support.

Einführung und Praxiserfahrungen

Die Einführung begann Ende des Jahres 2008. Bereits ab Herbst wurden die Mitarbeiter geschult. Dass selbst die umfangreichste Standardsoftware nicht alle individuellen Anforderungen abdecken kann, ist eine bekannte Tatsache – auch bei Vision waren daher kleinere Anpassungen notwendig. Das Programm hält dafür eine Vielzahl an Funktionen bereit, die allgemein für die Arbeit in einem Unternehmen gebraucht werden: Listen, Formulare, Masken, Menüs, Funktionen, Auswertungen oder Dialoge, die für das Unternehmen spezifisch und daher nicht im Standard enthalten sind, können individuell gestaltet werden und fügen sich nahtlos in das Gesamtsystem ein. Mit der drag&relate-Funktion z.B. lassen sich betriebswirtschaftliche Abfragen mühelos ausführen. Dazu wird beispielsweise in der Maske ´Angebotserstellung` im operativen System ein Feldinhalt wie Kunden- oder Artikelnummer mit der Maus angeklickt und der Inhalt auf eine Maske mit Auswertungsfragen gezogen (drag) und abgesetzt. Auf diese Weise werden die Daten miteinander verbunden (relate).

Implementiert wurde variatec BX auf einer neuen Serverumgebung – zur Absicherung war das alte System nach dem Go Live am 1.1.2009 lediglich noch 14 Tage parallel im Einsatz. Der einfache und klare Aufbau von variatec BX, die intuitive Benutzeroberfläche und die vertraute Windows-Umgebung verkürzten die Einarbeitungsphase erheblich. Je nach abzubildendem Geschäftsprozess war die Software schon nach wenigen Stunden einsetzbar.

Einbindung eines Webshops

“Rund 95% unserer Geschäftsabläufe konnten mit den Standardfunktionalitäten von SAP Business One abgedeckt werden, zudem war über das sogenannte Software Development Kit die Anbindung unseres Webshops, der bis zur Systemumstellung eine Insellösung war, einfach zu realisieren. Die Auftragsdaten mussten von einem System ins andere übertragen und ergänzt werden. Damit wurden unsere Mitarbeiter unnötig belastet. Bestellungen, die heute über das Internet eingehen, werden automatisch an die Unternehmenssoftware weitergeleitet. Das bedeutet nicht nur höhere Effizienz, sondern auch fehlerfreie Verarbeitung der Teilprozesse und verlässliche statistische Daten. Damit sind alle Funktionen für die Unternehmenssteuerung in einem einzigen System abgedeckt.“, sagt Philip Becker.

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Der Arbeitsablauf mit SAP Business One

In nur wenigen Tagen werden die Laseranlagen kundenspezifisch gefertigt. Wie in einem Baukastensystem sind die einzelnen Geschäftsprozesse in SAP Business One aufeinander abgestimmt. Geht eine Bestellung ein, legt die SAP-Anwendung automatisch einen Fertigungsauftrag an. Darauf hin wird eine produktbezogene Stückliste generiert, aus der sich spezifische Produktionsvorschriften ableiten lassen – die Stücklisten werden in variatec BX gepflegt. Über Anforderungen gehen Kaufteile direkt in den Einkauf, anschließend erfolgt die Bedarfsplanung – das Ergebnis sind Bestellvorschläge bzw. Fertigungsaufträge. Im nächsten Schritt erstellt die Lösung Materiallisten, so dass alles Notwendige für die Produktion bereit gestellt werden kann. Anschließend geht der Auftrag in die Fertigung.

Für Komponenten, die bei externen Produzenten gefertigt werden – alle Bauteile werden bei Produktionspartnern gefertigt und bei Vision montiert – wird dieser Fertigungsauftrag als ´Bestellung` gesendet. Die zugehörigen Komponenten liegen im entsprechenden ´Produzentenlagerort`, d.h. die Teile, die der ´Komponenten`-Produzent für die Fertigung benötigt, bekommt er direkt vom Teile-Lieferanten geliefert. Die Rückmeldung des Fremdarbeitsganges erfolgt automatisch beim Wareneingang.

Über die permanente Lagerbestandsstatistik kann jederzeit die Bestandssituation abgerufen werden. Da so alle notwendigen Informationen in dem Lieferfluss jederzeit zur Verfügung stehen, können eventuelle Schwierigkeiten rechtzeitig bemerkt und abgefangen werden.  “Durch unseren modularen Produkt-Baukasten und eine enge Anbindung unserer externen Produzenten mit einer taggenauen Anlieferung können wir kundenspezifisch ausgestattete Anlagen innerhalb nur weniger Tage liefern“, erläutert Philip Becker.

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