Modernes ERP für Bayerns Beamte

Feature | 7. April 2010 von admin 0

Schlank und zeitgemäß: Freistaat Bayern modernisiert IT (Foto:Autobild)

Schlank und zeitgemäß: Freistaat Bayern modernisiert Beamtenapparat (Foto: Autobild)

VIVA, das „Vollintegrierte Verfahren komplexer Anwendungen“, läutete bei der Bayerischen Staatsverwaltung 2004 ein neues Zeitalter der Personalverwaltung ein. Umgesetzt wurde das Verfahren auf Basis von SAP R/3 Enterprise mit den Komponenten für die Personal- und Finanzwirtschaft. Es löste im gesamten Freistaat Bayern die bisherigen Verfahren zur Entgeltabrechnung (BAVARIA) ab. Über die neue SAP-Lösung werden jeden Monat die Bezüge von rund 470.000 Arbeitnehmern, Beamten und Pensionären abgerechnet. Darüber hinaus integrierte VIVA die Personal- und Stellenverwaltung von etwa 30.000 Bediensteten aus dem Bereich des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen.

Schlanke Prozesse, weniger Kosten

Mit VIVA nahm das Finanzressort des Freistaats Bayern eines der weltweit größten SAP-Personalwirtschaftssysteme in Betrieb. Das Verfahren vereinfacht die HR-Genehmigungs- und -Verwaltungsprozesse erheblich und senkt die verwaltungsinternen Kosten. Um das Potenzial der SAP-Nutzung flächendeckend auszuschöpfen, beschloss die bayerische Staatsregierung, die Personal- und Stellenverwaltung mit VIVA auf alle Bediensteten des Freistaats Bayern auszuweiten – die 2008 angelaufene Phase des Projekts VIVA-PRO sieht den schrittweisen Rollout der Lösung bis 2011 vor. Bisher erfolgt die Personalbewirtschaftung auf dezentralen Anwendungen in den Ressorts, die dazu mehr als 15 verschiedene Personalmanagement-Systeme einsetzen.

Parallel zur Realisierung von VIVA-PRO sahen sich die Verantwortlichen mit der Notwendigkeit eines Releasewechsels konfrontiert. Ansonsten wären ab 2009 höhere Wartungsgebühren für das vorhandene Release 4.7 von SAP R/3 angefallen, da die Standardwartung für ältere SAP-Versionen ausläuft. Darüber hinaus ist mit einem ERP-Upgrade der Umstieg auf eine Technologieplattform verbunden, die Service-orientierten Architektur (SOA) ermöglicht. Auch setzt die SAP gesetzliche Änderungen künftig vor allem in SAP ERP 6.0 um.

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Upgrade in Teilprojekten

Der Releasewechsel erforderte einen technischen Upgrade sowie die verlustfreie Überführung der bestehenden Funktionen, die als Teilprojekt „Prozess- und Outputmanagement“ ausgeschrieben wurde. Während T-Systems das Prozess- und Outputmanagement vollzog, übernahm ein weiterer IT-Dienstleister den technischen Upgrade.

Gemeinsam mit SAP Consulting hatte T-Systems bereits zwischen 2002 und 2004 die VIVA-Einführung mit fundiertem HR- und SAP-Know-how unterstützt. Von zentraler Bedeutung war die neue Bezügeabrechnung. Denn es musste gewährleistet sein, dass die Entgeltzahlungen jeden Monat pünktlich und korrekt die Beschäftigten und Pensionäre des Freistaats Bayern erreichen. T-Systems integrierte dazu Prozessmodelle zur Steuerung der zentralen Zahltagsabläufe in SAP.

Diese Prozessmodelle stellen die Programme für die Abrechnung innerhalb der 20 Abrechnungskreise des Freistaats Bayern bereit. Dabei wird nach Versorgungsempfängern, Arbeitnehmern und Waldarbeitern sowie Besoldung unterschieden. Die Prozessmodelle enthalten Funktionen, die vor der Abrechnung der einzelnen Tarifverfahren abgearbeitet werden müssen, sowie Funktionen, die die Abrechnung und die Folgeaktivitäten im jeweiligen Abrechnungskreis beinhalten. Hinzu kommen Funktionen für die Listerstellung und den Massendruck.

„Durch die Prozessmodelle werden die Prozesslaufzeiten für die Abrechnungen verkürzt, denn die Programme können parallel ablaufen“, unterstreicht Projektleiter Kai Trützschler, beim T-Systems-Geschäftsbereich Systems Integration für SAP-Projekte zuständig. „Darüber hinaus lässt sich die Abarbeitung der Programme einfacher kontrollieren, ebenso der Verarbeitungsstatus jeder Personalnummer, die im Prozess verarbeitet wird.“ Bei fehlerhaften Personalnummern können die einzelnen Prozessschritte wiederholt werden. Zudem gibt es Kontrollmöglichkeiten, welche Daten von einem Prozessschritt an den nächsten übergeben werden.

Ein weiterer Meilenstein im Teilprojekt von T-Systems lag in der Organisation und Steuerung des Massendrucks der verschiedenen HR-Formulare.

Schrittweise Systemumstellung

Mit den guten Leistungen im Teilprojekt hatte sich T-Systems als Partner für das Teilprojekt „Prozess- und Outputmanagement“ im Rahmen des Releasewechsels empfohlen. Der technische Upgrade begann Anfang 2008. Um den Regelbetrieb so wenig wie möglich zu beeinträchtigen, wurde die dreistufige Systemlandschaft von VIVA, also Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem, schrittweise umgestellt. Dabei wurde auch die Hardware modernisiert und das neue, ERP-basierende Entwicklungs- und Testsystem gleich auf den neuen Rechnern aus einer Kopie des bisherigen SAP-Systems erstellt.

T-Systems musste sicherstellen, dass die zentralen Abrechnungsabläufe auch im neuen Release mit dem vorhandenen SAP-Prozessmodell gesteuert werden können. Zudem mussten die Spooldaten für den Massendruck ohne Änderung der Peripherie zum Output-Center verarbeitet werden können. Eine besondere Anforderung an das Beraterteam stellte der hohe Anteil an Eigenentwicklungen dar, darunter rund 550 selbstgeschriebene Programme und 70 kundenindividuelle Schnittstellen.

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Umfangreiche Testszenarien

„Bereits während des technischen Releasewechsels bauten wir umfangreiche Testszenarien für die Abrechnungsprozesse auf“, beschreibt Projektleiter Kai Trützschler das Vorgehen. Systematisch wurde überprüft, wie die mehrere hundert Eigenentwicklungen in SAP ERP 6.0 zusammenwirken. Ständig standen dabei auch die Leistung und das Lastverhalten des SAP-Systems auf dem Prüfstand.

Dabei zeigte es sich, dass einige Anpassungen der kundeneigenen Programme erforderlich waren. So gibt es im neuen SAP ERP 6.0-Release andere Darstellungen des Datumsformats. Dadurch funktionierte die automatische Steuerung des Auslieferungsdatums in der Versandsteuerung nicht mehr. Auch wurde im neuen SAP-Release die Zuordnung von kundeneigenen Formularen zu den Reports geändert, so dass die T-Systems in den bestehenden Prozess eingreifen mussten.

Nach diesen Anpassungen wurden gemeinsam mit Mitarbeitern des Landesamts für Finanzen zwei Massentests durchgeführt. Dazu wurden auf zwei eigens dafür eingerichteten Systemen für jedes Release mehrere Abrechnungen des kompletten effektiven Datenbestands durchgeführt und die Ergebnisse miteinander verglichen. Nachdem einige geringfügige Abweichungen analysiert und bereinigt worden waren, konnten die geforderten Funktionen unter dem neuen Release SAP ERP 6.0 nachgewiesen werden. Am 30. Juli 2008 war es soweit: Die ersten Abrechnungen wurden produktiv mit dem neuen Release durchgeführt.

„In-Time” und „In-Budget”

Mit einer Projektdauer von nur sechs Monaten schloss das bayerische Finanzressort den SAP-Upgrade innerhalb des geplanten Zeit- und Kostenrahmens ab. Der Projektverantwortliche auf Kundenseite, Dr. Jan Remy, zeigte sich mit der Leistung von T-Systems sehr zufrieden, denn T-Systems hat nach seiner Überzeugung „die bestehende gute und erfolgreiche Zusammenarbeit konsequent fortgesetzt und im Rahmen des Releasewechsels hervorragende Arbeit geleistet.“

Damit sind die Voraussetzungen für den Rollout von VIVA bis 2011 geschaffen. „Der Releasewechsel wurde durch das Zusammenspiel der Mitarbeiter des Landesamtes für Finanzen sowie der IT-Partner hervorragend innerhalb der Projektbedingungen durchgeführt“, unterstreicht der bayerische Finanzstaatssekretär Franz Josef Pschierer. „Wir tragen unseren Teil dazu bei, dass Wirtschaft und Verwaltung gleichermaßen von eGovernment profitieren.“

Nach dem nahtlosen Releasewechsel ist T-Systems auch bei dem Projekt VIVA-PRO als Unterauftragnehmer von SAP Consulting mit im Boot. VIVA-PRO umfasst die Ausweitung der SAP-Personal- und Stellenverwaltung auf alle Ressorts der Bayerischen Landesverwaltung. Bereits 2005 wurde mit den Projektvorbereitungen begonnen, dann folgten Konzeption und Umsetzung der geforderten Ressortfunktionalität für die Personal- und Stellenverwaltung (VIVA-PSV). Der Rollout begann Ende 2008 und erstreckt sich auf 13 Produktivsetzungstermine.

T-Systems ist in dieser Projektphase im Qualitätssicherungs-Serviceteam vertreten. Zu den weiteren Aufgaben zählen die Einführungskoordination für die Schnittstellen und die eigenverantwortliche Erstellung von rund 30 Schnittstellen, die außerhalb des VIVA-PSV-Standards entwickelt werden.

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