Von der Zettelwirtschaft zu SAP Business One

Feature | 20. August 2003 von admin 0

Luk betreibt fünf Wonder-Dollar-Stores im Großraum Atlanta. Wie der Name schon erahnen lässt, verdient der Einzelhändler sein Geld mit dem Verkauf von Pfennigartikeln. Er beschäftigt fünf Verwaltungsangestellte und macht im Jahr 2 Millionen Dollar Umsatz. Die Geschichte vom Tellerwäscher zum Millionär gibt es also wirklich. Im Falle Ka Kan Luks muss einfach nur der Teller durch eine Tasche ersetzt werden.
Luk vertrieb zu Anfang seiner Karriere Einwegtaschen. Auf Flohmärkten suchte er nach potenziellen Abnehmern. Während des Besuchs auf einem der größten Flohmärkte in Atlanta fiel ihm auf, dass die Besucher ihre Beute nur mit Mühe nach Hause schleppen konnten. Also eröffnete er einen Stand – und verdiente sein Geld mit dem Verkauf von Tragetaschen. Nach erfolgreichem Geschäftsstart analysierte er seine Verkäufe und wie die Käuferschaft aussah – und der Rest ist (Einzelhandels-) Geschichte.
Ka Kan Luk besitzt einen Doktor in Physik. Dieser akademische Grad gilt aber sicher nicht als Schlüsselqualifikation, um Regale zu füllen, Lagerbestände zu überwachen, Gehälter regelmäßig zu bezahlen oder Kunden immer zu ihrer Zufriedenheit zu bedienen – ganz abgesehen von den tausenderlei anderen Aufgaben, die im Einzelhandel anfallen. Als das Zettel-System, mit dem Luk seine Lagerbestände verwaltete, ab und zu für halbleere Regale sorgte und die Tabellenkalkulation erste Schwächen zeigte, wurde Luk klar: So kann es nicht weiter gehen. „In einem Laden war es einfach, den Überblick zu behalten. Mit zwei Läden wurde es schon schwieriger. Und als mein dritter Laden dazu kam, brach das Chaos aus.“
Er schickte seine Buchhalterin, Leony Yap, MBA-Studentin an der Georgia State University, auf die Suche nach einer kaufmännischen Software. Das Anforderungsprofil war klar definiert: Die umfangreichen Lagerbestände müssen zuverlässig verwaltet werden. Gleichzeitig sollte die Software Berichte und Analysen erstellen. „Unsere betrieblichen Anforderungen mussten natürlich in einem gesunden Verhältnis zu den Anschaffungskosten einer solchen Lösung stehen“, so Yap. „Wir wollten kein einfaches Inventarsystem. Wir müssen wissen, wo jeder Artikel liegt, wie er sich verkauft und ob wir Gewinn mit ihm machen.“
Yap erfuhr über ihren MBA-Dozenten von einem neuen SAP-Produkt, das speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen (SMBs) zugeschnitten ist: SAP Business One. Über die Website holte sich YAP erste Informationen. Als sie mit SAP Kontakt aufnahm, wurde sie an einen der Business Partner von SAP verwiesen: die Firma Practical Software Solutions Inc. in North Carolina.
Dazu Bobby Fowler, President der Practical Software Solutions Inc., „Klein-Unternehmen müssen völlig anders betreut werden als Großkonzerne. Die Aufgabe geht über die Beraterfunktion hinaus – man wird Teil der Familie.“ Die Practical Software Solutions Inc. vertreibt eine Reihe von ERP-Paketlösungen und richtet ihre Leistungen speziell auf Kunden im SMB-Bereich aus.
Um sich einen Überblick über Luks betriebliche Anforderungen und sein Arbeitsumfeld zu verschaffen, haben Fowler und sein Team mehrere Wonder-Dollar-Stores sowie deren Lager besichtigt. „So etwas habe ich noch nie gesehen. Ich hatte mir vorher noch nie Gedanken über die richtige Lagerung von Küchenpapier oder Keramikschildkröten gemacht. Luk musste das. Und bis zu diesem Zeitpunkt lief die Verwaltung seines ganzen Lagerbestands noch über Tabellen und Zettel.“, so Fowler.
Nachdem Fowler sich mit den Anforderungen vertraut gemacht hatte, empfahl er Luk SAP Business One. Auf Grund seiner geringen Gewinnspanne wollte Luk nur wenig in IT-Infrastruktur und betriebswirtschaftliche Software investieren. Fowler lieferte daher die notwendigen Funktionen und Leistungen – Lagerverwaltung, Finanzmanagement, Kreditoren und Berichtswesen – unter Einhaltung des vorgegebenen Budgets. „SAP Business One ist erschwinglich. Jeder möchte einen Mercedes haben, aber niemand möchte ihn bezahlen. Wenn die Kunden wissen, dass es einen Mercedes gibt, den sie sich leisten können – nun ja, dann spricht man ihre Sprache.“ Yap stimmt zu. „Wir hatten Glück. Wir haben sowohl gute Software als auch gute Berater bekommen.“
Nach der geplanten Implementierung werden in der Zentrale fünf Anwender mit SAP Business One arbeiten. Momentan bestehen auch noch keine Echtzeit-Verbindungen zu den Ladenkassen, so dass jede Nacht ein Batch-Programm die Daten aus den einzelnen Geschäften auf das SAP-Business-One-System hochlädt.
Yap erläutert: „Die Analysen sind für Herrn Luk das Wichtigste. Besonders die Drag&Relate-Funktion ist in diesem Zusammenhang sehr praktisch. Wir verschwenden keine Zeit mehr für die Erstellung der Berichte, weil diese bereits im System angelegt sind.“ Die Mitarbeiter in der Zentrale stellen mit den Berichten von SAP Business One fest, welche Produkte gut laufen und welche Ladenhüter sind. Eine Charge Handy-Adapter einkaufen und auf dieser dann sitzen bleiben – das kann sich ein Unternehmen von der Größe der Wonder-Dollar-Stores nicht leisten.
Wie sieht die Zukunft aus? Nachdem nun die Infrastruktur und das Grundsystem installiert sind, wollen Luk und Yap Zug um Zug die weiteren Funktionen von SAP Business One nutzen. So möchte Luk anhand der Daten von Zahlungs- bzw. Kundenkarten eine Analyse des Kundenkaufverhaltens vornehmen und so Mailings und Werbeaktionen exakter auf einzelne Zielgruppen zuschneiden. Da das Kaufverhalten bekanntlich von Einflussfaktoren wie geografischer Lage, dem Wetter, Nachrichten oder dem Verbrauchervertrauen abhängig ist, lässt sich so leichter das Angebot in den einzelnen Läden steuern. Der Samt-Elvis, der im Osten der Stadt weggeht wie warme Semmeln, kann sich im Westen leicht als Ladenhüter erweisen.
Yap befasst sich derzeit mit den Außenhandels- und Devisenumrechnungsfunktionen, um den Import zu erleichtern. Sie erläutert: „Unsere Gewinnspannen sind sehr klein. Wir müssen weitere Läden eröffnen, um über größere Abnahmemengen von Importen zu profitieren.“ Luk denkt zudem über eine Vergabe von Franchise-Lizenzen nach. Er möchte die Franchisenehmer mit seinem Wissen über betriebliche Abläufe, sein Geschäftssystem und gemeinsame Einkäufe unterstützen.

Brenda Mackay

Brenda Mackay

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